浅谈机关单位档案网络化管理

[摘 要]随着计算机技术和网络技术的发展，信息化已不可避免地进入了档案管理的领域。因此，新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势。本文分析了机关单位档案管理中存在的问题及网络环境下档案管理的对策和方法。

[关键词]档案；信息网络化；管理

随着计算机技术和现代通讯技术的进步，特别是互联网的产生和飞速发展，档案工作进入了一个全新的网络化时代，网络环境的产生为档案信息资源提供了有力的工具和手段，同时也对档案信息资源的开发模式提出了新的要求。如何应用现代技术，使其管理更加先进便捷，是一个现实面临的重要问题。

一、机关单位档案管理中存在问题

近年来，随着机关单位人事制度的改革，各地机关单位人员流动频繁，使得机关人事档案的动态性进一步加大，同时需要反映人员工作的相关信息增多.手工管理方式己难以满足要求，给机关人员业务档案的收集、管理和使用带来了许多问题。

（一）管理体制不规范

机关人员业务档案作为机关档案管理的重要组成部分，应由机关统一管理。但有的机关人员业务档案管理却是按照人员的业务归属分属不同的职能部门来管理，即人事档案归人事部门管理，科研档案归科研部门管理。这不仅容易造成人员业务档案资料零散、不完整、不系统，甚至丢失，而且当提取、利用人员的全部业务档案资料时，必须分别到不同的主管部门查阅、提取，给人员业务信息的提取和利用带来很大麻烦，直接影响工作效率，给使用造成麻烦。同时，这种分散管理的状况，造成人员业务档案载体、排列、编目等规格不规范、不统一，影响归档质量。

（二）管理手段较落后

机关单位档案信息内容广泛.涉及面广，需要建立快速、高效、系统的现代化管理模式与之相适应。但是，目前大部分人员业务档案的管理手段尚处在人工操作或半人工操作状态，使人员档案信息的收集、整理、立卷、归档等技术严重滞后，从中影响到人员业务档案的利用、编研和开发。

二、解决机关单位人员业务档案管理问题的对策

为了改变人员业务档案的现状，充分发挥档案的作用，我们应采取积极有效的措施，建设规范化、科学化的人员业务档案。

（一）增强人员业务档案管理意识

一方面，要有机关单位专门领导负责，各部门选派负责人及档案专职管理人员对人员业务档案进行专门管理。另一方面，要向单位人员宣传业务档案的内容及重要性，增强大家对业务档案的整体认识，了解档案的管理机制，使得大家能够积极主动协助或配合管理人员工作。

（二）做好材料收集及编研管理工作

材料的收集整理是档案管理的基础工作，是征集的材料向档案转化的重要步骤。这是一项经常性的工作。管理人员要通过各种方式真实、完整、及时、全面地将待存入档案的材料进行界定收集，按照档案材料管理机制进行合理分类、编目、登记、统计及必要的加工整理。同时，在整理过程中，归纳出更具有规律性、实用性及科学性的结论，发挥人员业务档案的功能及价值，提升人员业务档案管理工作的社会地位。

（三）建立健全档案管理机制

档案管理人员应该根据人员档案的内容、特点、目的等方面采用合理的档案分类方法、整理形式及应用手段对档案材料进行编目；同时应选择有效的管理及调控手段，制定档案查阅及维护制度，使得管理工作能够做到有章可循、有法可依，建立健全档案整体的管理机制。

（四）注重培养及提高档案管理人员专业能力及水平

机关单位业务档案管理工作者不仅要全面了解所在单位的基本情况、特点及管理方式、目的，还要具有一定的档案专业知识，熟悉档案管理各项业务工作的原则和方法；因此机关单位应加强人员业务档案管理人员的培训教育工作，同时给予他们相互交流思想、经验的平台，提高他们钻研档案专业知识及编研人员业务档案的能力。

（五）积极采用信息化管理手段

现代信息技术优越性及发展普及速度.决定了信息化管理人员业务档案建设管理的必需手段。计算机对档案材料进行的简单信息整理、数据统计、运算及储存，管理软件及网络技术对人员业务档案进行的专业管理和使用，给人员业务档案的管理工作带来极大的方便。因此，充分运用计算机和网络等现代信息技术手段，发挥计算机存储量大、查询速度快的特点，建立起符合人员业务档案信息的管理系统，对人员实行全方位、多角度的综合管理巳成为机关单位业务档案管理工作发展的必然趋势。

三、实现机关单位业务档案管理网络化的方法

实现机关单位业务档案的网络化管理首先要建立机关单位人员业务管理的网络系统，以网络方式进行档案数据处理，档案工作人员即以此进行查询、检索、编辑等管理工作。

（一）原始数据的存储管理

用户可以凭个人用户名和密码进入系统，管理自己的个人主页和业绩档案，添加、删除、浏览自己的相关信息；机关单位管理员由机关单位指定专人，负责机关单位业绩档案和个人档案的审核。利用这套系统，能够进行人员业务档案原始数据的登录，有关数据全部采用数据库的形式存储。

（二）数据维护工作

数据维护工作非常重要，人员业务档案中的许多数据会随着人员情况的变动而发生变化，为了及时反映出这种信息变化，经常建立新的数据库。同时，以前的数据必须进行储存。人员基本情况的变动是多方面的，这些数据需要定期修改；人员业务成长过程是动态的.需要随时修改。因此，要及时地更新数据，每次更新数据之前都要把旧数据存起来长期保管。数据维护工作是一个经常性、及时性的工作，也是计算机处理数据的一个优势。在计算机上修改数据非常方便、快捷，是手工修改数据无法比拟的。

通过对人员业务档案的信息化管理，可以极大地丰富人员的档案内容，利用计算机技术对各种资源进行分类、组合，为管理者了解人员信息提供快速通道，提高了档案检索的效率，管理者可以根据需要迅速、准确地查询人员的具体信息以及统计性分析，省却了过去手工操作的麻烦和不必要的重复劳动，准确而快捷。