浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理初探

[摘 要]在如今这个信息技术飞速发展的时代，工作中对于各种信息档案管理的需求量的剧增，使得信息档案管理的模式也不再只是局限于纸张记录的层面，加之纸张记录管理信息资源存在着易丢失，易更改，记录内容单一，不易查找，浪费空间等各种缺陷，一种适应当下时代发展的新型的档案管理方式也就应运而生了，这就是电子档案管理。

[关键词]电子档案；管理；优越性

引言

在我国目前的事业单位档案管理中，电子档案管理已经渐渐取代纸质档案管理的模式，并占据着越来越重要的地位。它的高效便捷等优越性给档案管理工作带来了进步，然而它的优越性背后也必然伴随了一定的缺陷。本文通过阐述事业单位电子档案管理的优势，浅谈其背后的不足，提出建议和改进方案，使电子档案管理在事业单位的应用中更大程度的发挥自身优势。

一、事业单位使用电子档案管理的优势

电子档案不仅涵盖了纸质档案存储记录的一切优点，它还开辟了许多其他领域的存储功能，例如储存音频，视频，图像等更全面地档案信息。它省时省力，便于查找，信息的综合性强，在很大程度上提升了档案信息的利用率，减轻了管理人员的工作强度。具体说来，事业单位使用电子档案管理的优势主要有以下几点：

（一）方便、高效、快捷

事业单位使用电子档案管理，电脑工作替代了人力劳动，从而大大减少了从事档案管理人员的劳动量，降低了档案管理人员的工作强度，同时又提高了工作效率。利用网络进行传输，又降低了传递成本。不仅如此，电子档案管理也提高了信息的集中性，综合各类相关信息集一体，避免信息查询时出现遗漏。大多电子档案存储都是依托于表格的形式，这样繁琐的资料检索就变得一目了然，方便快捷。此外，电子档案信息存入电脑，这样就不易丢失，也不容易被他人更改，提升了档案信息的保密性和安全性。

（二）提高了档案信息的利用率

档案存储的目的就在于对其信息的使用。而要提供有充分利用价值的档案，就必须要有信息量充足完善的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的利用纸张进行立卷，立卷人根据自己对信息的理解来进行操作，这就使得各份文档卷宗的标准很难达到完全的统一，从而影响了文档信息的质量和使用价值，给以后的使用工作带来很大不便。文书档案管理进行微机管理，使得立卷工作有了统一的标准，大大的提高了心里的利用率。此外，立卷工作量的减少，给立卷人员提供了更多的时间来进行立卷工作的探索和研究。

二、我国事业单位档案管理中电子档案管理存在的问题

过分依赖电脑等电子设备，忽视其不安全因素。事业单位中常见的情况有，电脑等存储设备陈旧，硬件设施落后，无法适应当前的网络状态，不能很好的进行存储和网络传输。其次是一些配套软件的质量落后，不及时安装更新，对于一些新型病毒不能有效抵御。电子档案管理人员安全意识淡薄，不注重电脑加密，不注重对档案信息的保密和保护。电子档案管理工作没有特殊的工作区域，与其他部门工作人员混杂在一起，不做工作分区。不仅如此，电子档案管理立卷人员还没有从纸质立卷的工作模式中解放出来，不适应新的电子档案管理模式，不能合理立卷。另外，目前还没有明确健全的管理制度，对电子档案管理工作人员没有明确的制度约束，不能确保信息的安全性。

三、电子档案管理的方法及建议

（一）确保电子档案管理工作的安全性

电子档案管理工作的重中之重是确保其安全性。首先要具备充足的安全意识。依托于电脑存在的电子档案，具有不稳定性，电脑自身硬件问题，断电，网络病毒的侵害，办公软件的不健全都会对电子档案的生成、存储、共享带来损坏或丢失，给存档工作造成巨大损失。不仅如此，各种不稳定的因素就要求了立卷人员在存档工作中必备的安全意识。及时对办公软件修护和升级，对电脑硬件及时检修，输入信息之后养成及时保存的习惯，加大对网络安全建设的投入，引进先进的技术管理，做到网络安全的建设，做到计算机的定期更新和升级，防止病毒的入侵。另外，还要完善电子档案管理的相关法律法规，通过确保网络环境的安全才能确保电子档案的安全以减少不必要的损失。

（二）注重对档案管理人员技能的培训和专业水平的提高

要提升立卷人员计算机技能，进行定期的学习和培训，提升其专业素质。电脑的良好使用，人依然是决定因素。档案管理人员专业素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案电子化信息化的关键所在，这就要求每位立卷人员要在当前的电子管理形势下，提升自身的专业素养，加强对计算机的认识及软件的学习，掌握现代信息管理技术，从而提高电子档案管理工作的质量和效果。

（三）以完善的管理制度做权限约束和监督

加强对档案管理人员权限的管理，来确保电子档案信息的安全性。不仅如此，还要加强对内部人员的监督，普及《档案法》等法规制度，强化管理意识和安全保密意识，使一切电子档案管理工作有法可依，井井有条。

结论

时代的发展，科学技术的进步，信息量和需求量的增大，使得电子档案管理在事业单位的档案管理工作中应运而生，发挥着越来越重要的作用。它的优越性值得我们推广和利用，但是在利用它的同时要注意对它缺陷的认识和避免。深化对电子档案管理的了解和学习，制定电子档案技术的改进，管理人员的培养都将对电子档案管理的发展有很好的促进作用，使它在日后更好的为事业单位在档案管理中作出贡献。