事业单位档案管理信息化建设的探讨

【摘要】加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择。本文从事业单位档案管理信息化工作内容入手进行分析，介绍了目前事业单位档案管理工作存在的问题，并针对这些问题提出推进信息化建设进程的措施，对事业单位档案管理工作具有一定的指导意义。

【关键词】事业单位 档案管理 信息化

随着信息化建设在各个行业领域的出色表现，在档案管理中的便捷优点也逐渐显现出来。在事业单位的档案管理中，信息化建设给档案工作带来了新的机遇，同时也伴随着新的挑战。

在传统纸质流程档案管理已逐渐无法适应快速新颖的新型文件传输方式后，档案管理的信息化建设正逐渐发挥主角作用，事业单位由于其特殊的体制因素，在档案管理中有其自身的特点，又由于信息化建设有一定的风险管理措施，故本文将在此背景下对事业单位档案管理信息化建设的有效推进措施进行整体分析。

一、事业单位档案管理信息化建设概述

行政事业单位是国家设置的机构，其档案管理工作有其独特的特点。行政事业单位的档案管理工作主要包含：单位的发展历程记录、日常工作内容记录、人员人事档案、人员流动档案等几个方面。这些资料是一个事业单位的历史资料，具有十分重要的意义。

开展事业单位档案管理信息化建设有助于资料的存取、安全、利于存放，在整合的过程中可以让事业单位从过往的发展历程中找到不足，并及时提出改进措施。同时，档案管理并不仅仅是一种对档案进行管理的工作，它同时也是一种监督、服务机能。事业单位的档案管理工作涵盖日常工作的方方面面，监督整个流程的各个环节是否妥当。检查每个服务的内部功能都对单位整体的质量与效率有很好的维护作用。

事业单位的档案管理是以深化档案信息资源服务全面建设高效高质量事业单位体制为目标，以整合档案信息为核心，以推进事业单位档案管理为重点，以档案信息安全保管为手段，充分利用现代信息化技术手段，改善提升事业单位整体工作效率，实现档案体制建设形成长效机制，实现事业单位档案管理稳步发展。

（一）档案信息化建设是一项综合性的工作

首先，要对整体资料进行评估，结合国内外优秀档案管理经验制定信息化建设方案；其次校核服务效率，对数据进行科学校正；再次，对资源（馆藏）总量进行输入分析，最后对整体资源进行重新校核，检查，做好安全维护工作。

这一系列过程是一项长期的资料整理工作，在进行的同时需要成立监督领导小组，跟进整理的进度，维护资料安全。

（二）档案信息化建设对硬件具有一定的要求

存储设备主要包括磁盘、光盘、磁带等；数字化设备包括扫描仪、数码摄像机和照相机、非线性编辑系统等；终端设备包括输入、输出设备，通常是指独立工作的计算机、打印机、复印件等。硬件设备的优化配置直接关系到数字档案馆的运行效率和安全。数字档案馆建设在硬件投资上一般约占总投资的50%，硬件设备优化配置的挑战在于技术的不断升级和设备的更新换代。有资料显示，由于硬件所造成的系统故障和数据灾难约占30%，可见硬件对于事业单位信息化建设的重要程度。

二、事业单位档案管理信息化建设面对的主要问题

（一）事业单位档案管理信息化发展滞缓

档案管理信息化建设是一项持久、细致的工作，需要事业单位领导给予高度的重视和支持才能顺利完成。目前分析各个事业单位的档案管理信息化进程不难发现，事业单位领导对其重视程度十分有限，信息化进程十分缓慢，有一些甚至半途而废，建设过程十分曲折，对档案管理造成十分消极的负面作用。

（二）对事业单位档案管理认识片面

通过调查研究不难发现，一些事业单位将档案管理单纯的理解为是人事档案管理，忽略了事业单位的整体发展历程，从而使档案管理在事业单位管理工作中的作用更加被弱化，造成了部分事业单位档案管理缺失，再加上人员更替严重，使事业单位的一些重大事件失去了本身的价值，对单位对过往经验的借鉴功能完全丧失。

在事业单位档案管理建设中缺乏量身定做的软件开发，将信息化完全交于第三方是很不明智的选择。拿来主义、生搬硬套会使档案管理工作更加举步维艰，应该建立专门的信息管理部门，对档案管理进行统筹规划，避免资源浪费，以此取得有针对性的效果。

（三）事业单位专业档案管理人员缺失

事业单位档案管理工作普遍存在人员混乱的问题，档案管理工作要么是其他部门兼职来完成，要么是专职档案人员在岗时间太短经验不足，经验稍微丰富一些的档案管理人员变回调离岗位，造成事业单位档案管理人员十分缺失，档案工作体系未能成功建立起来，档案管理人员未能形成人才阶梯培养，严重制约了事业单位档案管理工作的开展。

三、推进事业单位档案管理信息化建设的措施

（一）建立事业单位档案管理信息化保障体系

保障体系是确保数字档案馆建设有序、健康、协调发展的前提和条件。保障体系应该包括体制机制的保障、人才和资金的保障、信息安全的保障、标准规范的保障等方面。

（1）机制保障。数字档案馆建设是一个庞大的系统工程，所以从论证、建设到运维、管理各个阶段都必须有相应的组织机构来保证。组织机构的职责包括数字档案馆规划和计划的制定、项目需求与组织论证、人才引进与专业培训、筹集资金与使用监督、各种运维管理制度的建立与考核等等。

（2）安全保障。安全保障体系建设包括三大方面的内容：一是按照信息安全等级保护的要求，采用相应的安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施；二是建立健全安全管理规范和制度，并严格遵照执行；三是制定各种安全事故处理的应急预案，完善灾难恢复机制，提高应急处置能力。

（二）建立事业单位档案管理信息化资源管理体系

事业单位档案管理不仅指人事档案管理，还包含各个部门的档案管理，要讲各个部门的信息资源整合到一切进行统一管理。档案目录、档案资源速度花进程跟进等方面综合进行管理，需要系统的形成统一管理体系，这样才能有助于事业单位档案管理的推进工作。

四、结语

综上所述，事业单位档案管理的信息化建设是一项系统的工程，需要领导给予高度的重视，在档案管理人员配置上、硬件设备保障上给予充分的支持，事业单位做好档案管理工作对其未来单位的发展具有不可替代的作用，是一项任重而道远的任务，相信在未来，随着对这一工作的逐渐关注，档案管理会更加科学规范、稳步发展。