人事档案管理信息化建设的必要性策略研究

[摘 要]加强人事档案管理信息化建设是顺应时代发展的要求，是保证档案安全的重要策略，是提高档案管理水平的重要方式，也是发挥档案作用的重要手段。今后在实际工作中，需要采取相应的措施推动人事档案管理信息化建设，坚持信息化建设思想、创造良好的建设氛围、实现人事档案一体化管理，并重视管理软件的研究与开发，建立专业的人事档案管理队伍。

[关键词]人事档案管理；信息化建设；一体化管理；管理软件

1.引言

人事档案管理是每个单位不可忽视的一项重要策略。随着信息技术的发展和进步，推动人事档案管理的信息化建设成了一种趋势，这样不仅有利于确保档案资料的完整性和安全性，还有利于档案信息的查询和资源共享，对提高整个人事档案管理水平，充分发挥人事档案的重要作用具有现实意义。下面将探讨分析人事档案管理信息化建设的必要性，并提出相应的建设策略，希望能够为实际工作提供指导与参考。

2.人事档案管理信息化建设的必要性

人事档案管理信息化是随着信息技术的发展而出现的趋势，在现代社会，推动人事档案管理信息化建设是十分必要的，具体体现在以下几个方面。

2.1顺应时代发展的要求。随着信息技术的发展和进步，它在人们日常生活的运用越来越广泛，在人事档案管理的运用也不例外，这样能够更为有效的进行人事档案管理，还能够推动管理工作的开放化、社会化进程，为人事档案管理提供技术支持。因此，加强人事档案管理信息化建设是时代的要求，是整个社会发展的趋势，必须重视该项工作。

2.2保证档案安全的策略。传统纸质档案资料的管理方式尽管能够起到一定的作用，但不利于保证档案资料的安全性，容易受到火灾、水灾、病虫害的影响。并且一旦出现丢失或者烧毁现象，则无法恢复。而运用信息化管理手段，将人事档案信息进行数字化处理，能够确保人事档案信息资料的安全，方便以后的查阅和使用。

2.3提高管理水平的方式。利用信息技术的支持，能够将人事档案信息资料进行数字化处理，有利于对档案资料进行查阅和管理。同时也方便人事档案信息资料的共享，推动人事档案管理方式的不断完善。还可以简化工作流程，方便人事档案信息的查询，减少管理人员的工作量，加快人事档案信息更新速度，节约资源，促进人事档案管理水平的提高.

2.4发挥档案作用的手段。在人事档案管理过程中，通过运用信息化管理方式，对资料的查询、更新、修改都可以在电脑上进行，有利于确保信息资料的完整性，使人事档案更有价值，为单位考查工作人员的综合情况提供相应的依据，从而促进档案更好的发挥作用。

3.人事档案管理信息化建设的策略

正因为加强人事档案管理信息化建设具有上述重要作用，因而今后应该重视该项工作，采取相应的措施，推动信息化建设进程，具体来说，笔者认为可以采取以下策略。

3.1坚持运用信息化建设的思想。在人事档案信息化建设趋势的影响下，档案管理部门必须转变传统的思想观念，坚持运用信息化建设的方针指导人事档案管理工作。注重对信息化管理系统的开发和应用，管理人员应该具有创新思想，注重管理手段和方式的创新，注重对先进技术的应用；坚持从本单位的实际情况出发，在管理实践中逐步提高对信息化技术的应用水平，坚持循序渐进原则，加强技术研究，完善管理内容和管理系统，对存在的问题及时采取措施改进，推动人事档案信息化建设的步伐。

3.2创造良好的信息化建设氛围。完善管理规章制度，健全奖惩激励机制，引进高素质的管理人员，营造良好的工作氛围，调动广大工作人员的积极性和主动性，掌握相应的技术措施。同时注重对管理人员的培训，提升他们的管理技能，推动信息化建设的顺利进行。

3.3实现人事档案的一体化管理。推进信息化建设的过程中，需要重视对整个过程的管理，对人事档案信息进行数字化，进行存储和备份，确保档案信息资料的安全，做好对档案信息的备份与管理，运用科学的管理手段加强电子档案管理水平。同时，要重视利用信息技术加强人事档案整个过程的管理，包括建档、归档、查询、借阅、盘点、处理、转出等程序，实现对档案信息接收、传送、传输、使用的一体化管理方式，提高档案管理工作水平，促进人事档案作用的充分发挥。

3.4重视管理软件的研究与开发。人事档案管理信息化建设必须以信息化平台为依托，将其作为管理的操作平台。因此，管理人员和技术人员需要加强研究工作，重视对管理软件的研究与开发，为信息化管理的顺利推进创造良好的条件。同时注重对管理软件的更新，不断完善管理系统。加强数据库建设工作，做好档案信息资料的存储，为查阅和调取提供方便。另外还要加强数据库的安全水平，建立完善的安全管理制度，采用相应的安全技术，提高档案信息服务水平，不断促进人事档案管理水平的提高。

3.5建立专业人事档案管理队伍。注重对高素质管理人员的引进工作，加强管理队伍建设，人事档案管理人员不仅需要掌握管理程序和规章制度，还应该熟练的掌握管理技术的应用，能够胜任信息化建设的节能要求。同时，单位要注重对管理人员的培训，不断提高管理人员的专业技术水平和业务素质，通过访问、进修、学习等方式学习先进的管理理念和管理技术，推动信息化建设进程。同时，管理人员还需要严格遵循相关法律法规的规定，树立良好的职业道德，避免出现弄虚作假的现象发生，推动人事档案信息化建设的顺利进行，提高人事档案管理水平。

4.结束语

综上所述，加强人事档案管理信息化建设具有重要的作用，今后在实际工作中，应该以信息化建设为指导方针，并采取相应的措施，推动人事档案管理信息化建设进程，确保档案信息资料的完整和安全，使其在实际工作中更好的发挥作用。