实现档案管理信息化建设的路径

【摘要】当下，随着社会的发展和档案资料管理自身的发展，人们对档案资料的认知有了一定程度的进步，从原来的冷落到现在的重视。当今世界是信息化大爆炸的时代，随着专业化分工的实现，产生的档案资料越来越多，并且档案资料发挥的作用也日益显现出来。新形势下，档案管理工作理应得到重视，并且一定要提升管理和利用的质量。档案资料作为企事业单位活动的载体和记录，对其管理活动有着一定的监督、督导、指导的作用。随着计算机和网络信息技术的推广与使用，档案资料也面临着重大的转折，无论是档案资料的形式还是内容都发生了一定的转变，促进其信息化建设已经成为档案资料管理的必经之路。本文中，笔者就探究了加快档案资料管理信息化的路径，希望能对档案资料的管理与发展起到一定的促进作用。

【关键词】档案资料管理 信息化建设 利用效率 路径

一、革新档案资料的管理思维，提升档案资料管理的地位

当下，加快档案资料管理的信息化建设已经成为社会发展、企事业单位发展和档案资料自身发展的必然要求。促进信息化建设首先要给与重视，在思想上给与肯定。在我国，档案资料的管理没有得到应有的重视，要想加快信息化建设，首先就要转变这种思维，提升档案资料的管理地位。实践已经证明，档案资料的管理已经成为企事业单位管理活动的有机组成部分，应该给与充分的权利和地位。档案管理的信息化建设离不开从业人员的兢兢业业工作，所以要公平的对待从业人员，给予应有的福利待遇，不歧视他们，这样他们才会有工作的动力，才能为档案管理的信息化建设出谋划策。实现档案资料的信息化建设，还要对信息化建设有一个全面的正确的认知，有的从业人员认为信息化建设就是多几台电脑而已，其实不然，信息化建设不仅仅体现在硬件设施的改善上，也不仅仅是多了一些电脑、录影机、打印机、管理系统等。档案资料的信息化建设是一个系统化的工程，不能曲解它，它包括的环节和系统较多，从档案资料的收集、整理、归档、存储、借阅、销毁等都要借助信息化媒介，实现科学化、动态化、常态化和规范化管理，不但提升了管理过程的质量，还大大提升了档案资料的利用效率，发挥了档案资料应有的价值。

二、采购配套的基础设备，保障信息化建设的开展

档案资料无论是从从管理内容还是管理形式上来看，工作都显得较为繁琐和复杂多变，每天产生的档案资料也非常的多，如果在采用人工和有纸化作业的话，势必会跟不上形势的变化，满足不了企事业单位发展的需求。档案资料的信息化建设是新形势下档案资料管理的必经之路。随着计算机和网络的普及与使用，为档案资料的信息化建设提供了技术保障。在档案资料的管理中，要想实现信息化建设还必须采购配套的档案资料管理和工作设备，比如电脑、打印机、复印机、扫描机、存储器、档案资料的管理系统等。档案资料管理的信息化建设需要方方面面的支持，硬件设备是必备的基础设施，需要采购齐全，发挥他们的作用。档案资料管理程序较为复杂，并且随着管理规模和数量的增加，档案资料在信息化构建的过程中还要加快各种设备之间的整合，发挥整合的力量。随着计算机技术的普及和网络的发展，以及打印机、复印机、各种通讯设备等技术的应用，极大的提高了工作效能，实现了档案资料管理的无纸化和科学化办公，为档案管理的信息化建设提供了技术保障。

三、提升从业人员的素质，为信息化管理提供智力保障

当下，随着科学技术的发展和进步，一些工作出现了智能化、机械化和无人化的作业，很多的人就认为，现在的机器可以取代人工，没人工人一样可以开展经营活动，这其实是一种误区。无论社会怎么发展，科学技术怎么进步，任何时候都离不开人的工作。科学技术的发展依靠人才，机械的实用和操作需要人才，为此，人始终都是各项活动的核心力量。在档案资料的信息化建设中，计算机取代了很多的人工作业，网络化也实现了资源的共享，一些档案资料管理的基础设备也优化了档案资料管理的环境，为档案资料管理质量的提升提供了雄厚的条件，这是毋庸置疑的，但是我们不可否认，人为因素仍然是核心因素所在。加快档案资料的信息化建设，提升人员的综合素质是前提，也是基础。无论什么样的工作，都需要一定的人才，如果在档案资料的信息化建设中，从业人员能掌握相应的管理与操作技术，能灵活自如的操作各种信息技术设备，那么在管理的过程中就会大大促进信息化的建设。不可否认的是，在我国的档案资料管理中，还没有实现专业化的管理，更谈不上专业人才的配置，我国在档案资料专业人员的缺口上是非常大的，很多的企事业单位都是兼职人员，他们在档案管理上缺乏专业技术，大大阻碍了信息化建设与管理的进程。为此，在人才的把关上，在人才引进的入口上还需要进一步的完善机制和制度建设，吸引高精尖人才的加入，同时强化培训工作，提升从业人员的作业技能，为信息化建设提供人才和智力支持。

四、转变工作思路，实现规范化管理

档案资料牵扯的信息和机密较多，在开展信息化建设的同时，一定要提升档案资料管理的规范化程度，确保档案资料管理的安全。任何时候，制度是确保工作实现规范化的有力保障，在档案资料管理的过程中，也需要构建齐全的制度，从每一个管理环节入手，制定切实可行的管理规范。在加快档案信息化建设的时候，在制度的建设中要实现同步化。可以采取以下措施：健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性；统一档案管理标准，在档案的管理中，最为繁琐的工作就是设备档案进行分类和归档，所以建立统一的管理标准就可以减少相关的工作量，提升工作效率。