高校档案信息化建设问题策略研究

[摘 要]当前，高校档案信息化建设工作逐步成为新时期文明校园建设的重要工作内容。本文就高校档案信息化建设工作中存在的问题展开探讨，并制定了科学有效的应对策略。对提升高校档案管理工作水平，优化档案服务效果，激发档案资料综合应用价值，有重要的实践意义。

[关键词]高校档案；信息化建设；问题；策略

1.档案信息化工作内涵

档案信息化，即是我国档案行政管理机构通过统一引领，在实践活动中引入现代化信息手段技术，对各类档案资源展开处置管控，并提供优质服务，符合新时期信息化社会发展建设对于各类档案信息的综合应用需要。具体来讲即为档案信息传输应用、存储管理、接受等工作全面实现了网络化、共享化以及数字化。档案管理工作模式则由管理实体资料逐步向着数字化模式发展转变。

2.高校档案工作状况与特征

高校档案工作记录了学校发展变革的历史印记，呈现出重要的作用与价值。近期来讲，伴随高等教育的全面扩充发展，学校规模、数量、培养学生、教师人才总量均呈现出稳步增长的趋势。每年度大量的档案资料变化更新、管理维护，给新时期高校档案管理工作提出了全新的考验与挑战。

目前高校档案管理工作具体显现为下述几方面特征：首先，档案类别众多，同时需要较大的工作量。基于高校特殊的环境，在行政管理、教学科研、学生培养等多层面均形成了丰富多样的档案资料，不论管理或是维护均耗费了较多的人力以及物力资源。同时，高校档案工作需要进行频繁的远距离传输。例如学籍档案，学生在考入学校、毕业、走向社会就业以及继续深造之后，较多档案需要跨区域远距离的进行传输；其次，高校档案信息化管理工作水平还有待进一步提升。基于资金成本投入没能跟上，较多高校档案开展信息化建设过程中的基础设施管理存在一定滞后性。各类档案多为纸质媒介保存。而电子信息档案管理工作仅仅发挥了检索应用、交换以及管理备份等功能。文档综合一体化管理体系仍旧处在初期发展阶段，没能全面发挥计算机技术以及网络系统在档案工作中的具体作用。另外，高校应用档案信息资源的总体比率还有待进一步提升，一般来讲传统档案管理主要侧重在管理以及积累各类史料，始终无法摆脱重视馆藏轻视应用的不良局面。再者，基于手工管理操作方式需要投入大量的人力工作，耗费较多的时间与精力，进而导致档案信息总体应用率无法全面提升，不能体现较强的时效性。再者，高校档案管理工作人员整体素质水平参差不齐，较多档案机构欠缺专业技术人才，特别是档案以及信息应用处理的高端复合人才更是极为稀缺。较多档案工作人员应用现代技术的水平较低。

3.高校档案信息化建设问题与策略

3.1信息分散问题与策略

伴随办公自动化应用系统的广泛开发与应用，形成了丰富的电子信息文件，较多高校档案工作系统则较为独立，不能良好的融入至学校自动化办公系统内，进而形成了信息化档案管理接收工作任务繁重的问题。为此，高校应在办公自动化工作体系之中嵌入基于档案机构为基础核心，同教学工作、科研管理、后勤服务、财务办公、人事管理、学生工作等各个重要职能单位集成融合的档案信息工作网络。应在校园网中创建电子文档自动化上传的连接窗口，进而可在最快的时间之中实现电子文件档案的接收以及汇总归档工作，真正实现文档一体化工作目标。

3.2信息安全问题与策略

基于电子文件档案信息同载体可实现相互分离，加之网络入侵、计算机病毒，令文件信息可实时面临被不良篡改以及盗用的风险。为此，应有效应对处理安全保密以及服务应用的相互关系。在制度层面，应创建严格细致的安全工作制度，配合网络管理人员，预防非法操作现象。在技术上应通过设定访问控制权限、保密处理、安装防火墙系统，系统中装设专项防毒软件等方式进行防控。在管理上应做到定期维护管理，实时升级系统，定期备份文件信息，可通过双重备份系统、光盘备份以及纸质备份等模式，确保档案信息的可靠安全。

3、3电子文件长久可读问题与策略

由于电子文件需要借助计算机系统实现识读，进而导致了其对硬件以及软件工具的依赖性。目前电子信息技术手段快速发展，软件以及硬件工具更新换代频繁，倘若技术过时，那么便无法读取载体之中的数据信息。为确保电子档案长期应用寿命，应采用丰富媒介手段做好存储备份。还应及时的更新并升级有关存储应用技术，进而确保文件信息存储的可靠安全性以及长久可读性。

3.4标准化建设、人员素质问题与策略

标准化建设为高校档案信息化发展建设的核心基础。当前，由于没有形成统一一致标准，令工作程度存在差异性。会导致信息孤岛问题，并对信息共享形成负面影响。为此应加快创建档案信息工作规范标准。具体涵盖文档管理归档、资源标识处理、描述阐释、管理存储、应用查询、处理交换以及管理应用等，进而逐渐构成有关档案信息化工作的规范系统。对于高校档案人员素质不高的现状问题，应注重专业技能培训，提升工作人员文字处理、综合研究技能。同时，应强化计算机知识以及软件工具的系统学习，令档案人员精通现代化信息处理技术手段，丰富业务知识，发展成为具备双重知识结构的优秀人才。

4.结语

总之，高校档案信息化建设工作只有针对自身状况特征、存在的现实问题，制定科学的应对策略。明确信息化建设工作重要性，方能开创有利条件，真正实现全面信息化管理，更新传统工作模式，实现持久全面发展。