论高校档案信息化建设中的利与弊

[摘 要]随着计算机在各领域的广泛应用及无纸化办公的普及，对传统档案工作模式提出了新的要求，随着信息技术的不断发展更新，高校档案信息化建设成为档案工作改革和发展的必然趋势。高校档案信息化建设的主要目标就是为了迎合时代发展的需求，属于一项系统性的建设工程。然而在高校档案信息化建设过程中出现了不少问题，从而导致高校档案信息化进程缓慢。文章围绕高校档案信息化建设中的重要性及意义、存在问题等几方面来讨论，其目的就是为了在档案信息化工作中如何趋其利，避其弊。

[关键词]高校;档案信息化;利弊

近年来，随着计算机技术和网络技术的迅速发展，信息技术已经渗透到人们的生活领域和工作领域。高校作为人才、信息等资源共享聚集地。随着高校信息化水平的迅速提高，对高校档案工作也提出了新的挑战，高校档案信息化建设是高校档案部门面临的新课题。

一、高校档案信息化建设的重要意义

传统的高校档案，是一种完全封闭式的内部资源，管理模式也只是原始简单地保管。随着高校教育事业的发展，高校档案数量急剧增加、内容页日渐丰富，各种档案载体也随之增加，迫切需要科学高效档案管理办法和工具。而高校档案信息化建设正是充分运用了现在化设备和自动化、网络化的管理方式取代原有的手工管理，完成了档案采集、储存、保管、检索、开发利用等工作。

1、档案信息化建设有利于提高档案工作效率。

随着档案信息化建设的实施，办公自动化的应用以及档案网络管理软件的运用，从而实现网上收集、移交、储存、查阅等，这就使得档案工作变得更为简便，为档案部门工作人员节省了部分时间和精力，能把更多的时间和精力用于档案资料的整理，数据统计、档案编研等工作，提高了工作效率，也避免了档案材料破坏装订和因实体借阅造成的磨损。

2、档案信息化便于查阅利用。

档案信息化的网络服务给利用阅读档案创造了新的模式。全新的超文本，超媒体阅读和自动化检索方式。高校通过档案信息化，能全天候为利用档案的师生服务，利用者可通过互联网24小时可进入网站阅读档案信息。利用者从被动的利用档案变为主动的探索。

3、档案信息化建设有利于高校资源整合优化。

档案中记载着学校过去各项工作执行情况和效果，对于学校确定新的方针政策具有重要的参考作用，高校档案中的教学类、基建类、设备类、科研类、财会类等五大类档案为学校的教学科研和发展建设起着关键作用。信息资源共享已经是发展趋势，档案是信息资源中的一种特殊形式。档案信息化建设可以让各种散乱的信息资源实现最优化配置并，与高校办公自动化系统接轨，使得档案部门的信息与学校教务、科研、设备、财会等重要部门实现资源整合优化。档案信息化建设的本质要求就是建立一个丰富、完整的档案信息资源库，并做好相应的数据库维护工作，通过跨行业、跨地区、跨部门的计算机网络，档案信息资源与其他信息资源一起构成综合的网络信息资源，从而实现高校信息资源库的整合优化达到共享的目的。

二、高校档案信息化建设中出现的弊端及对策

全国大部分高校都已经启动了档案信息化建设工作，然而在各高校进行档案信息化建设的工作中也逐渐显露出了档案信息化的一些弊端，如何避其弊正是现在要讨论的问题。

1、档案信息数字化后的安全保存问题

除了档案信息资源的保存问题，还存在档案信息的网络安全问题。档案信息网络的安全受到载体损害、设备故障或破坏、操作失误、程序缺陷、病毒、网上窃听与篡改、黑客攻击、技术淘汰等众多因素的威胁。一旦出现以上情况，档案信息数据库会出现遗失，错乱，甚至会导致档案信息外泄等情况发生。高校应该采取有效措施对数字化档案资源进行安全管理和维护，要做到：有效地应用身份认证、文件加密、权限控制、安全审计、病毒防护、防火墙、安全备份等安全技术，确保档案信息资源的安全、有效和网络系统正常运行。

2、档案信息化的投入成本大于利用价值

高校档案信息化建设的前期需要投入大量资金购买设备，如高校档案管理软件系统、计算机、扫描仪、大量磁盘硬盘、交换机、服务器。在信息化建设前期需要投入大量的人力来进行档案信息数字化，而在信息化建设后期也会遇到档案管理设备老化及更换的问题，这些都需要高校对档案部门的投入大量的人力和物理。而在近几年里，由于全国各大高校都纷纷档案信息化建设，在过程中发现了问题：为了实现档案的信息化，高校进行盲目的投入和建设，使得档案信息化建设的投入和档案利用价值出现反比例现象，即档案信息化建设投入成本大于档案利用率，档案资源被浪费。所以各高校在档案信息化建设过程中，不能盲目的投入和建设，要认真结合本校实际情况以及档案服务对象的特点，按轻重缓急、先易后难的方式开展档案信息化建设的工作，避免造成人力、物力、财力的浪费。

3、档案信息化缺乏统一的标准规范

高校在档案信息化建设中出现了缺乏相关标准的规范和支撑的问题：许多高校出现了档案信息化建设中各自为政、标准不一的局面，只能自我摸索、自我完善、自我发展，处于独立开发与封闭自我建设的模式。而档案信息化作为一项复杂的社会工程，涉及项目管理，技术应用和业务运行等方面，如缺少标准来规范，整个工作如散沙一盘。在建设高校档案信息化的过程中，应当借助于各种规范及标准的制定和落实，分工协作和技术工作提供依据及标准。在建设档案信息化网络的沟通信息的共享更加需要统一的规范和统一的标准，高校的档案部门立足于档案信息化建设并根据国内标准及行业发展趋势，制定出统一的信息化建设标准，有效推进档案信息化建设。

4、档案管理人员业务水平偏低

档案管理工作一项专业性很强的工作，高校档案信息化建设更要求管理人员具有较高的知识层次和先进技术水平。然而目前多数高校来看，尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍，档案人员的数量和质量还不符合档案信息化的要求。很多高校的档案部门工作人员年龄结构偏高、学历结构和职称结构偏低是普遍存在的现象，缺乏相应的专业技术人才，特别是具备档案管理和现代化科学技术的人才。所以很多档案管理人员在高校档案信息化建设的工作中感到力不从心，影响了档案信息化的进程。高校档案信息化要建设档案人才管理体系是实现高校档案信息化建设的保证。因此要做到：重视高校档案队伍的素质建设;必须积极引进档案管理专业人才和计算机专业人才;加强档案信息化知识的培训工作，在档案管理人员中大力推广和普及档案信息化知识，通过专题讲座、实际操作、参观学习等形式使档案管理人员掌握档案信息化知识。

加强高校档案信息化建设是高校档案事业适应时代和社会发展的必然选择，档案信息化建设也是一项长期而艰巨的任务，各高校一定要从本单位实际情况出发，认清档案信息化建设的利与弊，并要积极做到趋其利，避其弊，实现高校档案信息化工作的跨越。