浅析事业单位会计电算化条件下会计档案管理问题

何为事业单位会计档案，其主要指的便是能够记录与反映事业单位自身经济业务的会计核算专业资料，事业单位会计档案有着非常重要的法律意义和经济意义。事业单位电算化会计系统的监理成功转变了会计档案的传统物质载体，更新了事业单位会计所提供的档案信息面貌，无论是在会计档案的外延还是内涵方面都产生了非常深层次的变化，这也使得会计档案的方方面面都呈现出了全新的特点。以下本人将结合自己多年的相关工作经验，就当前事业单位电算化会计档案管理工作中出现的问题进行分析，并且提出几点切实可行的强化策略。

一、事业单位电算化会计档案管理工作中现状问题分析

（一）纸质会计档案难以达到规定的保管期限。众所周知，现阶段，绝大多数事业单位会出于经济成本的考虑，因激光打印机的成本比较高，所以，还采用针式打印机，用于打印各种账表以及凭证等等与会计档案相关的资料。这种打印机打印出来的会计档案一旦保存不合理，就很容易出现褪色的现象，通常情况下，这种针式打印机会在档案资料保存七到八年之后出现字迹不清楚的现象，如果再不及时采取恰当的改进措施，其档案管理工作必然会出现非常负面的结果。

（二）管理制度不完善。自实现会计电算化以来，会计档案的内容一再增多，对于环境的要求更是越来越高，但是，当前很多的事业单位并没有对这些变化表示出高度的重视，仍然在沿用着传统的管理制度和管理措施，单位对于会计电算化的认知仅仅停留在了数据处理工具的变化上面，在收集、查阅、管理以及销毁电算化会计档案方面都在沿用着传统的制度，而传统制度确立的基础是手工系统，这就很明显地展现出了其中的问题与矛盾。

（三）安全保密性不高。在当前所使用的众多软件当中，大部分的软件是将数据完整暴露在使用者面前的，换而言之，只要掌握简单数据库知识的人都可以对信息数据进行篡改，也可以随意查询到各种信息。而且这些软件并不具备健全的记录功能，也就是说并不能够对使用者的使用时间以及操作内容进行准确的记录，即使出现问题，也没有办法追求使用者的法律责任。除此之外，当前在会计电算化档案管理工作当中，很多的安全措施并没有制备齐全，尤其是一些硬件安全性能非常低的软件，一旦硬件出现问题，整个系统软件的运行便会受到严重影响。同时，参與管理与操作的相关工作人员，并不具备高水平的安全意识，对于密码的管理也并不是很严格，各项与之相关的安全管理制度都得不到有效的落实与改善。

二、如何改善和优化电算化会计档案管理工作

（一）进一步完善硬件设施建设。当前，一些有条件的事业单位，要尽可能地提供温湿度稳定适宜以及环境清洁度高的专用会计档案存放仓库，积极引进和配备具有高清晰度的激光或者喷墨打印机，将激光或者喷墨打印机作为打印纸质会计档案的专线工具，此外，在选用财务软件时，一定要谨慎选择好与事业单位本身实际业务需求相符合的财务软件，最好是选用具备良好档案管理辅助功能的电算化软件，除此之外，还要进一步强化系统的安全防护功能，比如联入互联网，一定要做好定期的维护以及保养工作，切忌出现档案泄密或者被人恶意修改的负面现象。

（二）积极完善管理制度。电算化会计档案保管制度是强化电算化条件下会计档案管理工作的重要保障，因此，我们必须要积极致力于电算化会计档案保管制度的改进与完善工作当中，进一步加强对会计电子档案的管理力度，确保会计信息系统的数学资料存档的及时性，此外，必须要紧密结合事业单位自身的实际情况，制定出与本单位相符合的切实可行的电算化档案管理办法，在管理制度当中明确规定好档案管理人员的工作职责、电算化会计档案的保管方式以及各相保管条件等等，全面提升档案管理制度的强大约束力。

（三）完善档案管理人员的资源配置。伴随着会计电算化软件的更新与升级，以及电脑操作系统的进步与发展，这就要求事业单位必须要积极引进专业人才，与此同时，也要强化对现有档案管理人员的专业培训力度，多组织各种培训学习活动，多组织各种交流研讨活动，为会计电算化条件下会计档案管理工作的可持续发展提供强有力的人力资源保障。

三、结束语

综上所述，在当前的事业单位中，关于会计电算化条件下的会计档案管理中的确存在着诸多的问题与弊端，但是，相信随着各项制度的不断完善以及单位内部的不断调整与努力，在不久的将来，事业单位中会计电算化条件下的会计档案管理工作必然会得到更大的发展与进步。