单位人事档案管理现状及改善对策

【摘要】人事档案是记载单位员工个人经历，工作业绩等内容的重要载体，随着我国人事制度的改革深入推进，企业单位的人事档案管理工作出现了许多新的问题，影响了企业人力资源的优化配置。本文分析了当前我国企业单位人事档案管理中出现的新问题，提出了加强单位人事档案管理的相应对策。

【关键词】人事管理；档案管理；改进策略

人事档案是在人事管理活动中产生的，以单位集中保存的历史记录，是单位管理人才的重要资料。随着市场经济的建立发展，传统的人事档案管理模式出现了许多新的问题，已不能适应企业改革发展的要求。根据人事制度改革与市场经济要求，研究单位人事档案管理中的问题，探讨改善人事档案管理的策略，有助于为企业加强人力资源管理提供参考。

一、单位人事档案管理中的问题

1.档案内容质量较低。我国人事档案工作历经多年积累发展，取得较丰富的经验，随着社会的发展变化，新的社会环境为企业的人事档案管理工作带来了新的挑战。人事制度改革的深化使人事档案管理的作用更加重要。人事档案能详细反映员工的各方面情况，而现实中许多单位的人事档案材料内容质量不高，档案材料空洞同质，一些材料缺少定量描述，组织意见等内容空乏。无法全面公正评价员工的情况。2.人事档案管理模式落后。市场经济的建立与人事体制的改革使传统的人事档案管理体制出现新的问题。目前我国企业人事档案管理模式存在严重的分散性，具体表现在人事档案多头管理，人事档管部与业务指导机构联系不紧密[1]。档管人员较少参与行政管理部门组织的业务活动。对企业内部人员的流动情况掌握不够及时全面。市场经济体制的改革推进使政治体制做出相应改革，许多企业人难以保证必要的档管库房设施条件，导致人事档案材料发生损毁丢失等现象。分散的管理体制破坏了人事档案内容的有机联系，难以及时的为人事管理部门提供全面的档案信息。随着企业人事制度改革推行，企业普遍实行全员劳动合同制，使得企业员工身份界限逐渐淡化。员工档案应根据企业改革发展需要进行统一管理。传统的人事档案管理体系单一，人事档案未形成自身管理系统，目前企业人事档案管理普遍存在重政绩轻业绩的情况，使得很多人事档案中不能客观全面反映员工的全貌。3.人事档案管理方式陈旧。企业机构改革，岗位人才流动频繁，使得企业的人事管理情况日益复杂，目前许多单位普遍采用传统落后的人事档管模式，传统的档案管理模式不能适应社会的发展与企业改革需要。一些单位管理人员素质较低，不能正确使用计算机进行人事管理工作，导致人事管理工作效率低下。一些小型基层单位在人事管理方面投入较少，影响了企业人事档案管理的现代化发展。

二、改善人事档案管理的策略

1.加强人事档案材料质量管理。企业人事管理档案工作中出现大量问题的根源在于人事部门及单位领导对人事档案管理缺乏重视，增强企业领导与人力资源管理部门对人事档案管理的重视，是提高企业人事档案管理质量的根本途径。人事档案从业工作人员应加强宣传，增强领导的档案管理意识。档管人员是人事档案管理工作的主体，加强人事档案工作质量，要提高人事档管人员的政治文化素养及职业道德修养。应加强对其业务素质的培养，使其满足人事档案管理工作发展的新要求[2]。人事档案管理工作者必须改变传统被动服务的状态，及时了解组织人事部门的现实需求，更好的服务于人事管理工作。企业人事档管部门在建设人事档案材料内容中应加强对人事档案的动态管理，注意补充反映员工个性的档案材料，补充反映其全面素质，个人业绩等方面的材料。要加强人事档案工作依法管理，必须建立健全相关规章制度，各单位应结合本单位的具体情况制定本单位的人事档案信息收集补充制度，交接转递制度等，坚决按各种制度规定手续办理业务。加大对各种利用档案造假的现象打击力度。人事档管部门要与相关人事部门建立联系制度，确保档案内容符合单位人员流动情况。要建立严格的人事档案登记制度，加强控制档案转递保管工作中的漏洞。在人事调动时，相关单位要及时向人事档管部门提交当事人的任免通知。确保档案信息完整有效。无头档案的处理工作关系到对员工的使用管理问题，处理无头档案，应鉴别档案资料的保存价值，对重要的人事档案加强保管。通过人事档案形成管理部门，当事人原单位等线索进行查询档案资料，处理无线索档案应根据相关制度规定转让当事人原籍档案馆进行保存。要打破以往多头管理的模式，提高管理水平，实现人事档案规范化管理。建立与现代人档案管理制度，将人事档案管理纳入企业档案管理系统。市场经济条件下，企业员工级别变化较大，人事档案管理灵活性较大，应实行适当分级管理。企业的人事档管工作应实行集中管理模式，以减轻企业负担，避免出现因企业环境条件较差造成损毁人事档案的情况。根据各类人事档案内容的不同，构成有机的管理方法。2.推进企业人事档案信息化管理。信息化是新时代社会发展的必然趋势，信息化的快速发展对企业的人事档管工作提出了新的要求。企业单位要实现人事档管的现代化，必须在人事档案管理中运用当代科技新成果，提高人事档管工作效率水平。加大对人事档案工作的投入，加强对人事档管人员的业务培训，提高其管理能力水平。使企业人事档管工作适应社会发展需求。

结语

人事档案是人事组织等部门对人员考核管理中形成的档案，具有真实性，动态性等特点，是联系人才与市场的桥梁纽带。应加强单位领导的档案管理意识，补充全面的人事档案材料，不断提高企业人事档案材料质量。重点预防处理无头档案，加快人事档案工作信息化管理。使企业人事档管工作更好的服务于企业发展，适应市场经济发展需求。

参考文献：

[1]王英玮,周艳.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].档案学通讯,2017(0

1):12-15.

[2]鲁瑶.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].档案学通讯,2016(0

4):13-16.