浅谈新时期档案信息化建设及管理方法

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。

信息化建设是档案工作的正确途径，是档案工作创新的客观需要。因此，只有抓好档案信息化建设，才能适应新时期档案工作的需要，才能真正达到创新档案工作的目的。档案信息化建设是一个具有重大战略意义，体现档案工作发展方向和趋势的重要课题。为此，本文将结合新时期档案工作的特点论述如何加强信息化建设。

由于计算机技术和网络技术的普遍运用，出现了大量的电子文件与数字档案，这些新型档案管理无法运用传统的模式和管理手段来实施。因此，必须创新管理手段，建设现代化的档案管理与服务系统。

一、档案信息化建设的内容。

档案信息化建设既是全国档案事业发展“十五”计划的战略任务，也是全国档案事业发展“十一五”规划的工作重点。

具体内容包括：①基础设施建设（包括：硬件建设、软件建设、网络建设）；②档案信息资源建设（包括：文件电子化、档案数字化）；③标准规范建设（包括：国家标准规范建设、行业标准规范建设）；④应用体系建设（包括：档案网站建设、档案信息系统建设、数字档案馆建设）；⑤人才队伍建设。

当前，档案信息化建设的工作重点是档案数字化。所谓数字化，就是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质/照片档案数字化就是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质/照片档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

二、档案管理要体现时代发展的特点

档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。

三、发挥新时期档案工作服务职能

随着信息技术的广泛应用，档案的保管条件逐步改善，利用范围越来越广，服务方式应随着形势的变化不断创新。对档案信息资源加以分类、提取、分析、加工、并进行连接与共享，从而准确、及时、简捷、实用地满足利用者对档案信息的不同需求。提高档案管理人员的信息化意识可增强档案的服务效能，及工作效率。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。同时依托现代化设备和手段，充分挖掘档案信息资源，通过档案信息的上网，也可以向利用者提供开放的馆藏档案和有关现行文件，提高服务的及时性。

四、在利用档案的过程中创新思维

对档案信息资源不能仅限于收集、保管，更重要的是利用好这些档案信息资源，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工、管理，对档案的科学分类、排列、索引和编研等基础工作，利用档案信息资源为社会服务，从而达到档案信息资源的有效利用。加强档案管理现代化软硬件基础设施和档案信息应用系统建设。尤其是推进计算机管理档案，提高计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。

五、在档案管理中注重数字化建设及软件的开发。

针对现代办公条件下，电子文件大量产生的现状，制定前端控制战略和文件、档案一体化管理模型，建立新型档案安全保障系统。大量电子文件的产生推动了档案信息化建设，档案现代化管理，其重点应放在对电子文件的收集归档与管理上，既要努力收集到归档单位以前产生的、属于归档范围的电子文件，又要切实实现与办公自动化的有效接轨，及时接收各归档单位新产生的电子文件，为归档单位和利用者提供服务；档案馆要根据档案管理的要求，加强对收集归档的电子文件进行有效管理。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有价值的电子文件真实、完整、有效。最后实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化。

六、新时期的档案建设要建立规范的管理机制

档案信息化建设需要用现代信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式等进行重新整合和定位。在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。

档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。标准规范化是档案信息化建设的重要基础。除此之外还需要有一定的档案和计算机专业知识的人员从事档案信息化工作，这就要求各级档案行政管理部门花大力气培养人才，送骨干到高校或国外深造，鼓励相关人员参加信息技术水平等级考试等方式来解决本地区档案信息化建设中存在的共性、难点问题。

提高档案管理人员信息化工作技能，既要实现新时期档案管理模式、档案管理人员进行信息化技能培训，还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务。