知识经济时代高校档案管理存在的问题与策略

经济全球化环境下，我国的科学技术迅猛发展，档案管理工作迎来了崭新的发展机遇，但也同样面临着挑战与危机。知识经济时代高校档案管理工作更加复杂化，高校档案工作受到社会经济环境的影响，知识经济时代下要求高校档案管理需要进行知识管理，但是如何解决高校档案管理存在的问题，在知识经济时代下充分发挥档案管理对高校发展积极作用，是教育工作者和档案管理者普遍面临的问题，因此，笔者就高校档案管理相关工作难点进行研究与探讨。

1 高校档案管理的概述

档案是历史进行社会活动的产物，档案保存的形式多种多样，记载方式也形式各异。高校档案管理是高校教育工作的一项重要内容，承载着优良的校史文化，对高校教育事业的发展具有重要意义，高校档案管理的主要内容包括收集、整理、研究、编辑、保管和服等内容，知识经济时代下高校档案管理工作侧重收集、研究、利用三个方面，紧跟时代发展变化。高校档案管理主要是对校园历史事件、人物、文化、思想进行档案管理，其中的资源信息为高校发展实践工作提供指导，与高校发展建设密不可分，尤其是在知识经济时代下，两者相互影响，相互促进。

2 高校档案管理存在的问题

2.1 依然延续传统档案管理方式

高校依然延续传统的档案管理方式，无法适应知识经济时代带来的机遇与挑战，管理工作的局限性越来越大，管理方式仍然以纸质记载为主，无法适应信息时代下科学的管理技术。在传统的档案管理工作中，需要大量的相关人员参与收集、整体、编辑、研究的管理工作中，造成了严重的人力、物力、财力的浪费，而且占用教育工作者的大量时间，高校教育系统十分庞大，档案资料信息来源范围大，传统的管理方式以及无法适应这一庞大的教育系统。在档案后期的利用阶段，使用人员往往都是到档案室进行借阅，档案资料繁多，用户会浪费大量时间去寻找，无法及时地满足学生和教育工作者的需求，不仅浪费时间，而且极易打消他们学习的积极性。传统档案管理以纸质为主，在保存这些档案时占据档案室大量空间，运送、排序、陈列等过程十分繁琐，造成了严重资源负担，严重阻碍档案管理工作的有效进行，纸质档案十分不利于保存，无法抗拒外界的影响因素，遇到如水患、火灾、偷盗时极易造成档案的损失。

2.2 管理意识薄弱，开发利用工作落后

高校档案作为高校教育工作的重要组成部分，关系学校教学、科研、党政的建设工作，这就要求档案管理人员高度重视档案管理工作。在高校档案管理工作中，普遍存在管理人员意识淡薄的现象，工作人员对资料信息系统归纳意识薄弱，极易造成档案材料缺失、信息数据统计失准。与此同时，高校上层领导忽略档案管理的重要性，致使档案管理工作人员人数较少，管理工作人员懈怠，档案管理创新性不强，无法跟随时代发展变化，严重阻碍了学校的发展。高校档案管理开发利用较其他教育基础业务相比也十分落后，甚至有的高校档案管理工作一直处在“休眠”状态，很少对外开放，对档案重要性的教育工作不足，无法提高高校老师、学生、其他人员的认识，根本没有发挥档案参考价值和育人价值，档案开放利用十分落后。

2.3 管理人员缺乏专业素养和稳定性

高校档案管理是一项科学、系统、专业的工作，需要大量档案管理专业人才。但是，目前高校对档案管理工作重视不足，无法将档案管理工作提到工作章程上来，致使大多数高校档案管理工作缺乏专业管理人才，而且现有的管理工作人员文化素养、道德思想、专业水平存在问题，无法将档案进行合理地分类，忽略校史资源信息的多样性，导致档案缺乏完整性、规范性、系统性，因此档案管理工作无法有效进行。高校档案管理人员严重缺乏稳定性，人员流动性大，高校往往都是临时选用管理人员，档案管理人员构成比较复杂，而且在其他教育基础业务增加时，会抽调档案管理人员，部分高校甚至存在只由辅导员兼任，辅导员管理学生学习、生活工作繁重，无法顾及档案管理工作，而且相应的档案管理专业技能不足，严重影响高校档案管理工作的开展。

2.4 档案管理软硬件条件不足

近几年，网络信息技术虽然被应用到各项教学管理工作中，但是高校档案管理却严重缺乏专业设备，严重阻碍知识经济时代下高校档案管理工作的信息化发展。高校档案管理所应用到的信息技术无法跟随现代高新技术的更新发展，依然存在很大落差，档案管理的计算机软件落后与硬件设备，这些硬件设备虽然应用到档案管理工作中，但是大部分档案管理工作者缺乏使用技能，极易造成档案资源信息的浪费。

3 强化高校档案管理的策略

3.1 转变传统档案管理模式，有效利用知识管理

知识经济时代要求高校档案管理工作必须探索新型的管理模式，高校立足于档案管理工作的实际情况，展望时代发展变化的形式，分析新时代下档案管理工作将要面对的机遇和挑战，并与社会发展相接轨，转变传统的档案管理模式，强化档案管理工作，以促进学校教育事业的有效发展。传统档案管理将重点单一放在对“物”的管理上，而忽略对“人”的管理重要性，转变这种管理模式，充分发挥管理人员的积极性、主动性、创造性和敬业精神。与此同时，高校档案管理工作要紧随信息时代的发展趋势，充分利用互联网信息技术对档案进行管理，转变传统纸质档案管理模式，但不要忽略纸质档案的重要性，纸质档案的一些优点是无法替代的，对于校史上的一些实物和真人真事要有效利用网络进行资源共享和利用，不仅促进校园教育事业发展，而且强化了校园的外部影响力。

3.2 构建专业档案管理团队

随着知识经济时代的到来，我国全面进入信息化时代，信息技术被广泛应用到各行各业当中，高校档案管理人员应不断提高管理的专业水平、文化修养、信息服务能力和现代化管理水平等，有效利用信息知识管理，将信息技术在高校档案管理工作中，以提高高校档案管理人员和教职人员的工作效率，减少人力、物力、财力的浪费。高校定期开展档案管理人员培训工作，以提高工作人员的道德修养为首要任务，在进行管理工作人员的管理与服务能力的培养，确保档案管理人员“以德为本”开展档案管理工作，高校在对档案管理人员前期选用阶段，对即将任职档案管理工作人员严格把关，缺乏相关人员持证上岗，高校切勿随意选调档案管理人员，强化专业档案管理团队建设。

3.3 强化档案管理意识，构建完善的档案管理系统

高校领导与档案管理人员要高度重视档案管理工作，增强适应时代发展的意识。高校可以建立相档案管理奖励制度，对于工作效率和工作质量较高的管理者，给予精神、物质方面的奖励，调动所有档案管理人员的积极性、主动性、创造性，以提高档案管理的意识，有效地将网络信息技术运用到档案管理工作中，提高档案管理工作效率和质量[6]。此外，高校档案管理人员应该注重创新，加强对档案管理的开放，使教学档案更加真实、可靠，这能够为创新提供源泉与基础，作为档案管理者来说，应该注重对当前教学科研工作的关注，挖掘有价值的资料内容，对具有重要保存价值的档案进行科学、合理管理，从而有助于知识时代下高校档案管理工作的发展。与此同时，高校需要构建完善的档案管理系统，加快知识经济时代下档案现代化进程，科学利用网络信息技术进行档案管理工作，使用电子文件存储档案资源信息，建立档案网络信息数据库，以促进知识经济时代下高校档案管理工作效率和质量。

总而言之，高校档案管理具有重要意义。知识经济时代高校档案管理遇到新的机遇与挑战，高校教育工作者要提高对档案管理工作的重视，结合学校档案管理的实际现状，及时发现管理工作中存在的问题，探索促进档案管理工作的有效策略，转变传统档案管理模式，不断提高管理工作人员的技能和修养，完善档案管理工作的基础设施，创新档案管理的方式方法，确保知识经济时代高校档案管理工作有效进行，为高校自身的教育事业良性发展奠定基础。