浅谈企业档案管理存在的问题及对策

[摘 要]档案是信息的重要载体，为了提高档案管理水平，发挥档案的作用，及时解决档案管理工作中遇到的问题。本文从档案管理中出现的问题入手，对如何做好档案管理工作进行了详细的探讨。

[关键词]企业；档案管理；问题；对策

在服务型社会大环境下，档案管理工作要加强对档案的管理，全面规范管理，解决企业档案材料缺失、整理不规范等问题。档案是企业各项日常工作中形成的第一手资料，是企业研究改进、提高企业管理的不可多得的宝贵史料。档案工作规范化是实现企业档案管理的重要环节。档案对资源开发起着重要作用，建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。强化系统思维意识，把文书处理作为标准化的入口关，建立社会化的档案公共服务系统，正确处理档案保密和开放之间的关系，满足社会化利用需求等。

一、档案管理工作中存在的问题

1、企业档案管理人员能力的不适应

企业档案管理人员普遍具有年龄相对偏大，学历低：接受新技术和新知识能力较差的特点，难以适应计算机工作环境，不具备运用信息技术对档案进行筛选、加工和开发的能力，难以为企业提供各种增值的档案信息服务。

2、档案管理意识淡薄

档案管理工作机构不健全。有的企业没有把档案管理列入企业的重要日程，造成很多相关档案资料归档不同步。档案材料缺失、信息不准、整理不规范。档案管理设施陈旧制约了档案管理升级。同时档案材料收集困难，材料形成过程中工作拖沓，档案部门意识不强。企业管理者忽视档案工作不能适应现在的管理需求，管理机构工作领导小组配备不完善，对档案的利用等情况记录不详实，企业中的很多资料出现修复或复制。

3、档案管理设施的缺失

企业职能部门虽然对档案管理制订了一系列法规政策，但是没有完善档案的基础设施建设，没有专用档案库房、铁质柜，档案装订不及时。各级各部门对档案管理工作的不重视，档案工作规范化、标准化质量的操作性不强。

4、档案管理手段落后。

在市场化和资讯化的基础上，缺乏完善档案的法律管理制度，档案征信体系和力度不明确。有的企业档案没有有效实现资源共享，管理工作不透明公开。同时档案管理没有采取分段治理的办法，对含涉密文件的原卷，缺少严密密封等措施。对重点保护档案，没有采取科学有效的现代化信息管理技术。

二、做好企业档案管理工作的对策

1.提高管理意识

1.1提升管理人员业务素质。举办档案管理员培训，利用先进技术设备，培养提高档案工作者素质。档案管理者要结合自己的岗位工作，加强档案管理业务学习，加强计算机知识、信息技术的学习和掌握，学习资料鉴定和编号和立卷、检索工具的编制等方面知识，注重信息技术的学习。抓好每年归档工作，各类文件、材料完整地按期归档是能否做好档案工作的一个基础。

2.改进和完善档案功能

2.1.健全管理体制，健全规章制度。规章制度要建立健全管理机构和网络，层层配备人员以保证档案管理工作顺利开展，充分发挥制度的指导和规范作用。档案管理人员必须有较强的责任心，每月核对查档次数，并做好有关的保密制度，档案工作人员不得向无关人员泄露档案内容，违反者应视情节轻重予纪律处分。档案规章要采取征编结合的方法，提高查找利用档案的效率。档案已破损和字迹褪色的档案及时修复或复制。

2.2采用信息化管理手段。掌握现代化管理技能，提高综合素质。档案管理信息化是信息社会对档案工作的新要求。信息化管理对档案工作提出了新的要求，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。档案管理工作者要边学习边操作，注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，运用当代科技新成果和管理新手段，学会利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。按文件形成的先后顺序排列打印，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。

2.3加强档案的服务信息建设。需要把同类文件材料归档在一个卷内，不断探索档案数字化管理，建好档案信息管理系统，一些有保存价值的档案必须通过让它发挥经济效益。档案收集可以进一步了解企业对档案利用的需求，注重使用者对利用效果的反馈，并把相关的信息进行综合性的分析。

2.4确保档案管理质量的提高。质量是决定档案规范化、标准化问题的关键，档案拟制格式要规范，行文不要使用不规范日期等。档案字迹要鲜明、清晰，要求排版形式为横写横排，公文幅面尺寸规格要统一，文件制法要左侧装订，达到标准化和规范化管理。使用文种不要滥用不规范的字，完善档案材料收集工作的协调机制，档案要确保内容真实可靠，对档案管理工作者要强化系统意识。