转型时期高职院校学生档案管理的问题及对策分析

高职院校当中，由于学生档案与学生就业息息相关，能够让用人单位在招录学生时客观全面的了解学生。另外，高职院校在通过对学生档案深入的分析与研究之后，在高职院校进行教育与教学决策时，学生档案可作为重要的参考依据，由于现今有许多高职院校的前身是中专学校，因此在基础设施方面具有不足之处。近年来，国家较为注重发展高职教育，并不断划拨给高职院校专项教育发展扶持资金，但是由于现今高职院校办学规模不断拓展的趋势，直接造成了教育经费入不敷出的现象。导致了高职院校投入到档案建设的经费较少，导致了当前高职院校档案工作出现了发展滞后的情况。按照本校发展的现实状况，笔者对于本校学生档案管理工作提出了自身的一些见解。

一、高职院校学生档案管理问题

1、高职院校学生档案的管理制度不健全。多年来，学生高职院校档案缺乏必要的管理制度。虽然国家对高职院校学生管理下达了不少文件，如《普通高等学校学生管理规定》、《学校学生行为准则》、《学校校园秩序管理若干规定》等对学生的学籍、入学注册转学、退学、成绩考核、毕业、奖惩等都作了比较明确的规定。但其中并没有涉及高校学生档案的具体管理，更没有一项明确专门的规定。目前大部分高职院校的学生档案管理比较混乱，管理部门职责不明确：有的是学生处管，有的是系里管，学生的党团组织档案又是团委或组织部门管；这些学生档案也是分散在各系当中。由于学生档案形成时间周期比较长，从入学登记到毕业要经过几年的时间，而且档案材料相对分散，形成档案管理无序、专业人员缺乏、各自为政的局面。

2、学生档案的管理模式及内容不规范。伴随着我国社会经济高速发展的趋势，高职教育也获得了较好的发展，出现了许多的高职院校。高职院校出现大都有下述几类情况：第一、现今的高职院校是由原来的中专学校、技校独立的直接进行升格；第二、现今的高职院校是由原来的几所中专学校、技校共同合并办学进行升格；第三、现今的高职院校是由原来的教育学院或是广播电视大学进行升格；第四、新设立的高职院校。当前的高职院校具有多元化的办学来源，在学生档案在管理的内容与形式方面就必然会具有多样化。因此，在学生档案在管理的内容与形式方面必须具有统一的标准。目前多数高職院校尚未明确确定规范的学生档案的管理内容，从而造成学生档案收集不齐全、管理不规范、利用不及时的现状。高职院校学生档案形成于多个职能部门，来源分散、内容丰富是其主要特点。高职院校学生档案应当包含了学生在校期间的各种表现及相关情况。

3、学生档案管理未能实施现代化管理。目前还没有推出一套完整适用、统一规范的学生档案管理应用软件。大多数高职院校学生档案管理模式陈旧，仍采取传统的手工检索、人工管理和利用模式，档案从收集到整理、立卷、归档大部分都是通过手工操作来完成。计算机录入案卷的目录大都处于起步阶段，学生档案的全文录入以及多媒体数据库还是空白，现代化的计算机管理信息系统，没有真正建立起来，给档案信息的开发利用带来很大的困难，学生档案管理体制、管理模式上存在的问题，必然产生了学生档案的管理落后于形势发展的这种状况，也制约了学生档案工作标准化、现代化进程，从而限制了学校档案馆服务功能的发挥。

二、新形势下学生档案管理的有效对策

1、建立健全档案管理制度。高职院校应依据本校的实际情况来建立健全档案工作管理制度，来进一步提升档案工作的实效性。高职院校应设立档案工作的专门的领导机构，进行网络化的档案管理，设立学校档案室，学校的各个管理部门以及各个院系等，都必须配置兼职的档案管理员，促进档案工作的有序进行。档案工作领导机构必须要注重涉及档案管理工作当中各方面的问题，对于档案管理工作进行有效的改进与完善，从而有效的提升高职院校档案管理工作的实效性。

2、档案管理工作规范化。高职院校想要构建起科学合理的档案管理工作制度，进一步规范化管理档案的各项工作。应对各个管理部门以及各个院系的档案管理工作进行绩效考核，对于工作开展较好的部门或是院系，要进行一定的精神或是物质的奖励。立足于学校实际工作情况，来制定出科学合理的档案管理制度，从日常的档案管理、档案保密、档案查阅、档案综合运用等各个方面都要制定出行之有效的管理制定，让学校的档案管理工作充分体现出统一化、规范化，促进高职院校档案管理工作的持续深化。

3、学生档案信息化的管理。为了能够高效的管理学校档案，高职院校可对学生档案进行信息化管理，而要达到此目的，就必须有效的做到下述几点：第一、应在学校档案馆构建起档案信息化中心，来对全校电子文件进行规范化管理。第二、建立本校的官网，并设立档案信息查询的网页，进一步做好学校档案网络化服务平台。为相关的政府部门、用人单位、以及本校的师生们提供档案的信息化查询与利用，想要有效的促进学校档案进行信息化管理工作获得全面提升，就必须对档案馆的设施与设备进行有效的更新。当前大多数学校档案馆计算机中心设备简陋，专用服务器容量小，速度慢，还没有配备小型机组，无专用扫描机器、电子阅读设备、无网络档案管理软件等等。远远不能适应新形势高校发展的需要，亟待学校加大资金投入，加快高校档案信息化步伐，改进服务方式，实现档案信息资源共享，全面提升高校档案馆现代化管理水平和整体服务能力。

三、结语

总之，在当前进一步做好高职院校学生档案工作，既符合于社会与高职院校自身发展的实际需要，同时也能够有效的满足高职院校档案工作发展的的实际需要。在当前高等教育的高速发展趋势下，高职院校必须立足于自身的教育与教学特点，进一步转变与更新档案的服务与运用理念，借助于创新服务途径、创新档案管理方式方法、进一步提升档案管理工作人员的综合素质、有效的体现出档案的服务与运用工作的实效性，有效的构建起高职院校全新的档案管理模式。使高职院校学生档案工作得到进一步发展和完善，以改变目前广泛存在的高校档案特别是学生档案工作相对落后的现状，努力推进转型时期高职院校档案工作再上新台阶。