如何建立西北地方文献回溯书目数据库
随着信息技术的高速发展,我国许多大中型图书馆都己实现了业务管理自动化,为图书情报信息的充分揭示和快速交流提供了方便。甘肃省图书馆自1994年起,依靠丰富的馆藏资源和专业人员优势,己相继建立起中文普通图书书目数据库、中文期刊书目数据库、工具书、标准书目数据库。伴着新世纪的脚步,西北地方文献回溯书目数据库建设己始,它是省图书馆数据库的重要组成部分之一,又是本地区地方文献数据库的一份子。
1 甘肃省图书馆西北地方文献藏书状况
甘肃省立兰州图书馆自本世纪初建馆之日起,就以征集各县志乘、乡贤遗著做为藏书建设的中心。到了1944年6月,我国著名图书馆学家刘国钧先生在兰州创立了国立西北图书馆,提出藏书建设中的三项特别任务:“募集西北文献,搜罗西北文物,编纂西北问题参考书。”(刘国均《国立兰州图书馆与西北文化》)并成立了“西北文物研究室”,专事西北地方文献的搜集、收藏、研究工作。从刘国钧到现在,历届馆长都十分重视西北文献藏书的搜集开发利用,力图将甘肃省图书馆办成“西北文献的收藏中心,西北文化的研究中心,西北建设的参考中心。”80多年来,逐步形成了一个学科结构合理、文献类型齐全、载体形式多样,在全国公共图书馆界占有优势的“西北地方文献”藏书体系。目前共收藏西北地方文献15000多种,其中以西北史地类图书居多,敦煌学、丝绸之路、西域研究类图书也占有很大比例。
2 馆藏西北地方文献回溯书目数据库之建设
鉴于西北地方文献学科覆盖面广、内容繁杂、载体形式多样等特点,它不同一般普通图书那样简单,因此,我馆决定先建立中图法分类号下的西北地方文献回溯书目数据库,接着是西北地方文献古籍书目数据库,最后是西北地区期刊(解放前、解放后)回溯书目数据库,其中解放前期刊还包括一部分西北五省区以外的文献。
2.1 西北地方文献回溯书目数据库建设前期准备工作
省图书馆在先前的普通图书回溯书目数据库建设中,为了加快建库速度,在没有顺架的情况下,以目录卡片为依据进行录入,这样势必造成著录内容不完整,相同的书有两个记录等,给后来的审校工作带来诸多麻烦。因此,在建立西北地方文献回溯书目数据库时,我们制定了一整套方案,先是整架,接着根据《普通图书著录规则》、《古籍著录规则》和《中国机读目录格式》的要求,制定打印出录入工作单,然后根据每册书填写工作单。为了保证数据库的质量,我们在填写工作单时,从文献的题名、前言、目次深入,切览后记,甚至正文,以形成正确的主题概念,进行深刻标引,扩大检索入口,提高文献的利用率。现就填写时与普通图书不同之处作以总结。
(3)由于许多古籍在一个题名下含有许多子目,很多读者只知道某张照片而要检索文献,因此,我们设了327字段(内容附注),用于著录于目项以及揭示文献所含的重要照片。
(4)我们还设立了330字段(提要项),用于揭示文献的内容。
（（1））传记、自传、评传、生平事迹、年谱、纪念文集等文献中论及的人物名称标引在600字段。
（（2 ））60字段是所编文献中所论及的团体名称(会议名称)主题。
（（3 ））602字段用于记录家族名称主题,主要是指家谱一类的书,还有以家族为主题论述的著作。如:《青海三马》、《金城朱氏家谱》。
（（4）） 606字段记录著作的内容主题。
（（5）） 607字段包含用作主题标目的地理名称,涉及地区的文献以地区及其自然、地理、社会状况为研究对象的文献中论及的地名标引在此字段。
2.2 在填写完工作单后,以工作单为依据进行录入
录入时,首先以引进的北京图书馆数据源进行套录,用ISBN、书名、责任者等进行检索,检索到的数据进行复制,然后依据工作单进行必要的补充和修改,增加馆藏信息字段。对于未命中的部分进行自录,自录时必须严格按照著录规则、主题标引规则、CNMARC格式和所采用的编目软件的要求,使自录数据和套录数据达到一致,确保数据库的质量。
3 坚持长期建设数据库,不断充实数据库容量,把地方文献数据库建成资源充足,服务能力强的数据库
甘肃省图书馆的地方文献专藏经过长期的日积月累,才形成今天的规模效应。地方文献数据库只有在数据资源丰富的情况下,才能产生影响,发挥作用,最大限度满足读者的各种需求。因而,要坚持有目的、长期积累有效信息数据。在地方文献中,具有地方特点的时效性强的信息在经过一定时间后会转化为地方历史信息,因此,地方文献信息数据积累的持久性显得十分重要。
由于采购、分编等诸多原因,本馆的西北地方文献数据库没有独立出来。因而要坚持长期建设数据库,把地方文献数据库作的系统完整,一册书在由采编部门录入后,再由地方文献部添加各个附加字段,这样势必造成重复工作,浪费人力物力,这一问题有待今后进一步解决。
〔出处〕 甘肃科技 2003( 4 )