编制地方文献索引数据库的体会
［摘 要］ 本文对地方文献索引的编制及索引数据库的建设进行了详细论述，对公共图书馆地方文献的开发
利用有一定的借鉴意义。
佳木斯市图书馆是一个中等城市公共图书馆，从２００２年１１月起应用索引学的原理，利用人工和计算机相结合的方法编制地方文献索引数据库。经过半年多的学习和探索，基本上解决了相关问题，现将我们的认识及做法整理成文。
１ 地方文献特点和读者需求是编制索引的依据编制地方文献索引是一项复杂艰巨的工作，这是由地方文献的特点决定的。
首先，地方文献范围广、时间长、载体多。涉及历史学、社会学、地理学以及政治、经济、文化和自然科学的许多学科知识和资料。有照片、地图、光盘、录像带、剪报、单篇文件资料、手稿等多种文献形态，其中还有大量内部出版物和非出版物。
其次，地方文献面向社会公开使用，读者对象有工人、学生、教师、科研人员、机关干部、作家、宣传媒体等多层次、多成份人员。他们查阅地方文献的目的不同，需求也不同。
第三，地方文献作为图书馆具有一定价值的文化遗产留传后世，必须考虑到后代人的检索方便和个性需要。
面对这样复杂的情况，我们要尽可能地增多检索途径，索引系统、索引款目、索引语言一定要通俗易懂、使用方便，使各类型读者都容易掌握。
２ 解决好编制地方文献索引的基本问题
编制地方文献索引数据库，既要符合传统索引理论的基本原则，又要适应利用计算机建立索引数据库的现状。在具体工作中要解决好以下几个基本问题：
２．１ 收录范围的界定 将历史上反映佳木斯地区的文献纳入收录范围。侧重资料性、史料性强的文献，对技术方法、管理方法和一般理论研究的文献不收，但具有地方特点的技术方法和管理方法除外。
２．２标目的标引 即从文献的篇名和内容中编选各种类型的索引标目。根据设计，拟建立的地方文献索引数据库应具有题录索引、人物索引、地名索引、单位索引等几种
类型索引。现分别论述如下：
２．２．１ 题录索引。编制题录索引首先要解决各种类型文献篇名标引统一的问题。我们规定，报刊均以原有自然篇名标引；整册图书如内容全部属于地方文献的以书名作为篇名标引，而图书中有些章节属于佳木斯地方文献的则以章节名称作为篇名标引；文集、汇编等有多篇文章的以各篇文章的篇名标引；重要的照片、地图、单篇文件及录像带、光盘均应著录篇名，以篇名标引。题录索引以篇名所包含的主题概念按类序法整序编列。每个篇名都要有一个作为归类、整序依据的主要主题概念，这一主题概念必须反映 ： ①为什么将这篇文章收入地方文献； ②属于地方文献类目表的哪个类目。如《乌苏春秋》是纪实小说，被收入地方文献是因为其内容描述了１９４６年饶河县土地改革的情况，归入解放战争时期的土地改革史料类；又如《赫哲族渔村和我的绘画道路》收入地方文献是因其反映了三江地区赫哲民族的文化，因而取"赫哲族"为主要主题概念，归入赫哲族类。
标引篇名主要有３种方法：①原篇名照录。适用于篇名不长，且表达的地方文献主题概念清楚者。②原篇名删节。对原篇名较长、特别是报刊文章，一般删除其虚词或副标题，留下反映地方文献主题概念的主标题即可。③原篇名加注。篇名中地方文献主题概念不清者应当标出。此有两种形式，一是加副标题，如《舞台上下五十年》加副标题后标为：《舞台上下五十年--评剧表演艺术家李岱山生平事迹》 ； 二是加括号，如《黑瞎子与狐狸》加括号后注为：《黑瞎子与狐狸（赫哲族民间故事）》。
２．２．２ 人物姓名索引。只标引收录范围内的重要人物。对人物的曾用名、别名等均加括号在常用名后标引，不必做像手工索引那样的轮排和参照。因为计算机会自动将任意一个人名检出。
２．２．３ 地名索引。考古发掘、重要事件发生地均要标引出所在市、县名以及村、屯或山川名。凡涉及地名变迁的，要将原地名加括号标于现地名之后。
２．２．４ 单位名称索引。 单位名必须标引全称，并连同市、县名一起标出。已变更的单位名加括号标于现单位名之后。
２．３ 排序方法的应用 地方文献索引的编制以及数据库检索中款目的排序占有重要的地位。传统的索引理论使用类序法和字序法，我们认为更应重视时间排序法的应用。
２．３．１ 编制类目表。题录索引是以篇名的主要主题概念按类序法排序的。我们要做的是编制一部实用的类目表，这是一项困难的工作。我们曾两次仿照《中图法》的２２大类进行编制但均告失败，其原因是《中图法》是按学科分类的，而地方文献要按事物、事件和人物分类。后来我们又进行了第三次的大胆尝试，完全依照地方文献的内容自编了一部类目表。其主要特点：①将最常见、最重要的专题放在突出地位单独立类，如"行政区划和建置沿革"、"著名人物传记"、"重要单位事迹"、"赫哲族"等设为一级类目。②设置的２１个类目均为独立的专题，它们之间没有逻辑关系，但其内部的上下级类目之间严格按照逻辑关系设置类号。③尽量减少类目级次，一般只设二级类目，少数文献量较大的类目设至三级。这样设置类目表十分简洁，方便了工作人员的归类和读者的检索利用，而且类目名称及其说明注释文字使用的大部分是规范主题词，为计算机检索创造了条件。
２．３．２ 人物、地名、单位名的索引，均使用汉语拼音音序排序，由计算机自动生成，在应用中比较方便。
２．３．３ 时间排序法的应用。在编制和使用地方文献索引数据库中时间排序法起到了重要作用。我们规定在输入的每条索引数据中要包含一个时间项，尽可能准确地标出地方文献中事件发生的时间。如历史人物和革命领导干部要标引其到达佳木斯或在佳木斯任职的时间 ； 劳动模范、先进人物要标引出被授予荣誉的时间；优秀运动员要标引其创造
纪录或夺取名次的时间；科学家要标引研究成果被评定的时间；革命英雄要标引其在佳木斯参加革命的时间；文章、讲话著作标引其出版、发表的时间等等。在索引数据库中时间成为一个检索点，并具有排序功能。它可使数据库中的数据按时间次序排列，形成一部大事记的资料线索。题录索引、人物索引、单位索引也有二次排序、三次排序的功能。对题录索引按类排序后再按时间排序，如抗日斗争史料，按时间排序后对研究抗日斗争历史有很大益处。
３ 利用计算机建立索引数据库
我们设计制作的地方文献索引数据库应用软件共有４个界面。
３．１ 输入界面 具有输入、储存、建库的功能。共有篇名、著者、出处、附加说明、人物、地名、单位和类号、时间等９栏，与手工索引格式完全相同。按照格式准确输入即可完成建库。其中除附加说明项内容不直接在界面反映外，其他８项均有检索、聚合、排序的功能。每输入一次即可完成分属于题录、人物、地名、单位等４个索引的功能。在输入界面上还附加浏览、编辑修改和链接已输入数据的功能。
３．２ 检索界面 检索界面是地方文献数据库最重要的界面，体现了数据库的主要功能。
滚动浏览检索功能。采取列表显示的办法将每个输入界面的１组数据列为１格，一个界面可同时浏览２０多条数据，并可用鼠标拖动浏览，为检索提供了有利条件。
聚合、排序检索功能。对人物、地名、单位、类号、时间５项做了排序功能的限定，只须在界面上点击列在标头上的名称，便可实现数据的聚合排序，读者可轻松查到所需的大部分数据。
专指对象检索功能。已有明确的查找对象，可以通过键入专指的篇名、人名、地名、单位名查到所需要的数据。如地方文献索引数据库收录了佳木斯市各届党政领导人员、各界名人活动的资料，只要键入人名便可将他们每个人的重要讲话和一切活动资料检索出来。一人多名者，也可以通过其任意姓名检出其全部资料。
多层次逐级检索功能。第一层次可将以人名、地名、单位名标目的标引名称检出（同名称者全部聚合在一起显示出来），确定检索对象。第二层次可在界面上通过通用款目的篇名、著作、出处等检索到检索对象在文中的地位。第三层次检索可通过附加说明项的记载了解。通过３个层次不断加深对资料的探求，读者完全可以确定自己要检索的文献对象。
分解、重组、异排检索功能。通过逻辑操作，使用大于、小于、等于、包含等标识符号，对各种数据重新分解、组合和排序。
也可通过时间途径直接进行检索，如提供"３·１５"这一数据，即可查到佳木斯市１９３８年日寇对地下党员和爱国人士的大搜捕事件的全部资料线索。如要查找历史上各年"８月"或"８月１５日"发生的事件，亦可通过这一途径使有关数据单独聚合起来。
链接检索功能。附加说明项因文字较多，没有排入检索界面列表，只在列表格式项目中标注了"ＭＥＭＯ"代码，用鼠标点击即可显示为附加说明项单独设立的界面。附加说明项界面的文字量不受界面限制。
３．３ 印刷界面 地方文献索引数据库具有自动生成题录、人物、地名、单位４部文本索引的功能，为此设计了印刷界面，预先将要印刷的文本索引（或其部分内容）调入，进行预览，确认无误后打印出文本索引。
３．４ 图片界面 以链接方式浏览储存于计算机硬盘或光盘上的与地方文献相关的照片、地图、表格等。
通过以上多个界面和多种检索功能的设立和实现，建成了较为细密的地方文献索引网络。模拟读者的检索要求做了多次实验，并不断补充使之趋于完善。我们计划配合专家学者，进行历史学、社会学、地理学、民族学、人物传记等方面的研究，为其提供丰富的资料线索。地方文献索引数据库还可为网上宣传，举办地方历史展览，编写爱祖国、爱家乡的政治思想教育材料提供丰富的资料来源。
４ 边学习、边工作取得双丰收
佳木斯市图书馆最近几年没有编制过任何索引，也没有人员研究索引学，更没有自行开发任何应用软件。这次建设地方文献索引数据库中我们大胆尝试，勇于创新，积极学习索引学，举行多次报告会，召开十多次研讨会，翻阅各种类型索引达几十部，对索引学和编制索引的办法有了初步理解，为开展工作打下了坚实基础。我们本着科学性、实用性和可操作性的原则，反复研究设计，先后修改６次，其中涉及的各个问题都是从模糊到清晰逐步解决的。我们深感地方文献索引在图书馆应用的意义及计算机软件用于索引开发的价值。
［作者简介］
王微 女，佳木斯市图书馆馆员，发表论文多篇。
〔出处〕 图书馆建设2004(3)