关于加强高职院校干部人事档案管理探讨

摘 要：高职院校干部人事档案管理是组成组织工作的重要部分，而随着高职院校正式将提升内涵提上议事日程，其干部人事档案管理也面临新的情况和要求，怎样基于中组部的新规定加强档案管理是高职院校面临的新课题。接下来就结合中组部关于干部人事档案管理的新规定，探讨高职院校干部人事档案管理面临的新要求，并提出若干策略建议，助力高职院校提升干部人事档案管理水平。

关键词：高职院校；干部人事档案；档案管理；策略建议

为进一步规范干部人事档案材料的收集归档工作，保证档案信息全面、真实，中组部出台了关于干部人事档案管理的新规定，这为高职院校加强干部人事档案管理提出了新要求、提供了新依据。干部人事档案管理对高职院校任免干部有直接影响，加强干部人事档案管理是高职院校不可回避、不容忽视的工作。

1 中组部新规定对高职院校干部人事档案管理的要求

中组部在新出台的《干部人事档案材料收集归档规定》中增加了收集档案材料的新内容，这使得高职院校在干部人事档案管理尤其是归档方面面临着新的要求，主要包括：一是干部人事档案材料收集的规范性要更强。中组部新规定要求对于手m不完备、填写不规范、材料上的姓名、出生时间、入党时间、工作时间等和档案记载不一致时必须重新制作材料，或由组织人事部门审核、改正、加盖公章，使干部人事档案材料更加规范。二是干部人事档案材料的收集要更真实。中组部新规定中要求不仅要收集干部基本的人事材料，还要将毕业证、学位证在经过真伪鉴别之后进行复印，加盖组织人事公章，之后存入人事档案，使得证书上的信息更真实、直观，更让人信服，提高干部人事档案信息的权威性。三是干部人事档案材料收集的时效性要更强。中组部新规定明确要求在形成档案材料之后的一个月时间内必须送交档案部门归档、一年内必须整理归档，克制过去材料归档的滞后、拖拉等现象，杜绝材料积压，增强档案时效性。面对这些新规定和新要求，高职院校必须有针对性地加强干部人事档案管理，具体可采取下述几点策略。

2 基于新规定加强高职院校干部人事档案管理的策略建议

（一）形成归档规范，提高干部人事档案收集质量

从中组部的新规定、新要求来看，干部人事档案材料归档是高职院校开展干部人事档案管理工作的基础。随着政治经济体制改革越来越深入，关于干部制度的改革、学历、考核、聘任、各种培训以及专业技术晋升等归档材料日益增多，加上面临更严格的规范性要求，高职院校归档干部人事档案材料提出巨大的挑战。因此，高职院校要满足新规定、新要求，形成档案归档规范，明确干部人事档案材料的规格、载体以及装订等要求，让档案归档收集人员接受专业培训，确保他们及时而规范地收集各种材料，细致鉴别、认真整理，坚决做到取之有据；及时处理与归档规范不符的材料，保证档案的规范性、真实性。通过大力宣传高职院校干部人事档案归档规范和管理规章制度，促使全体人员强化档案归档意识，规范建立以组织人事部门为主、以其他职能部门为辅的干部人事档案材料归档体系，提高干部人事档案收集质量[1]。

（二）加强信息采集，提高干部人事档案社会效能

高职院校档案部门应结合中组织新规定、新要求加强对干部人事档案信息的采集，进一步充实档案内容，提高干部人事档案的社会效能。鉴于干部人事档案收集内容要更真实的要求，高职院校档案部门及人员应积极增进和兼职档案人员、信息员、相关部门等的沟通、联系，准确掌握各部门的活动规律、工作动态，掌握形成的材料信息，及时督促他们在规定时间内移交材料，加大信息采集力度，提高档案信息的时效性。高职院校干部人事档案信息的形成尽管量大、面广，但也存在规律性，如在干部职称评审、工作总结、工资变动以及考核考评等工作中所形成的材料信息就相对集中，必须把握时机集中采集材料与信息。与此同时，要坚持结合集中采集与平时采集，针对不同需求和不同对象有重点、有计划地充实干部人事档案信息内容。如及时将领导干部的工作情况、业绩以及他们在重点工作、重大活动中的表现、完成任务的情况等收入档案，为干部任免提供可靠依据，提高档案信息利用价值[2]。

（三）应用管理系统，推进干部人事档案信息化管理

新规定要求干部人事档案管理要与时代发展要求、社会发展需要等相符，所以高职院校在当今的网络信息时代应积极引入信息技术、应用计算机管理系统，推进干部人事档案管理的信息化管理进程。一是高职院校要针对干部人事情况建立基本信息数据库，这是构建管理系统的基础。在建立信息数据库时，档案人员要保证干部人事档案信息的完整性、真实性，包括干部的出生年月、参加工作的时间、入党时间、婚姻状况、财产状况、学历学位、工作变化等，尤其是出生年月面临较多问题，一些材料记载干部的公历生日，一些材料则记载干部的农历生日，一些材料则只有干部出生的年月且版本多样，所以必须注意，只要原始材料内容不一致，就必须仔细审查，由组织核定为准，之后才能录入系统。二是在将干部人事档案从纸质版转变成电子版的过程中必须保证信息的完整性、准确性。即应利用微缩影像、扫描仪等数字设备把纸质档案转换成容易复制的电子格式，并逐一核对信息，保证信息真实无误[3]。三是完善高职院校干部人事档案管理系统的功能。通过建立信息数据库，应用便于对档案信息进行查找、分析、比较、统计等操作的检索工具，并形成良好的系统人机交互界面，方便用户导入信息、导出信息，设计修改、统计、检索等功能，使系统的档案信息能随着当事人职务、职称等的变化而进行调整，在为高职院校提供帮助的同时研究、总结所有干部的情况，为领导决策提供情况预测。

（四）培养风险意识，优化干部人事档案管理工作

为不断加强和优化高职院校干部人事档案管理工作，应重视培养相关人员的风险意识，加强风险管理和防范。换言之，高职院校应在干部人事档案管理中积极应用风险管理模式，增强档案人员的风险意识，保证档案信息的安全。一是档案部门要普及风险管理知识、推广风险管理理念，在干部人事档案管理领域树立较强风险意识。二是档案部门要定期培训档案人员的风险管理知识与技能，在增长档案人员风险管理意识的同时提高其工作技能，在干部人事档案管理树立并践行风险管理理念，将风险管理知识应用于实践，梳理、分析干部人事档案材料在收集归档、信息采集、信息化管理等环节的风险点，提高档案管理水平。换言之，高职院校干部人事档案管理要基于中组部的新规定、新要求，紧跟时代发展步伐，形成风险管理制度，对档案人员的行为进行规范、引导、评价，从而促进干部人事档案管理的改革与创新，优化干部人事档案管理的理念、方式与结构，推动高职院校走上干部人事档案管理工作的新道路。

3 结语

干部人事档案管理是高职院校政治性、科学性以及服务性都很强的一项工作，档案部门及人员务必要结合中组部关于干部人事档案管理的新规定、新要求，不断更新管理理念，加强干部人事档案的归档、收集与管理，推进档案管理信息化进程，严格把控干部人事档案风险管理关口，从而促使干部人事档案在高职院校的建设与发展中提供更优质的服务，更好地适应经济发展与人事制度改革等的需要。

参考文献

[1]祝彩凤.浅议大数据时代的高职院校人事档案工作[J].办公室业务，2016（24）：164+168.

[2]石敏，彭宇.高职院校干部档案工作信息建设及有效管理[J].东方企业文化，2015（09）：124.

[3]王h.高职院校合并后干部人事档案工作存在的问题与对策[J].辽宁经济管理干部学院.辽宁经济职业技术学院学报，2015（02）：28-29.