干部人事档案数字化在医院管理的作用

1干部人事档案的数字化管理系统

互联网时代，信息数据的应用逐渐普及，数字化工作模式逐渐为人们所接受。如今，传统的纸质档案管理应用模式已经不能适应新时期的工作需求，医院应该不断提升档案管理的数字化应用水平。干部人事档案数字化管理系统的诞生和应用，为医院进行干部人事档案录入、管理、保存和使用提供了极大的便利，使档案管理应用质量得到了有效提升[1]。干部人事档案数字化管理系统应该包括三个方面。其一是数字化档案采集系统。医院需要将以往的纸质档案内容录入于数字化管理系统之中。为了便于归档和整理，数字化档案采集系统应该具有目录整理功能、数字化采集功能、材料审核功能、以及文件检测功能。借助于这些功能，档案管理人员可以快速地实现档案录入和整理，并且通过系统自检，核实档案的完整性和正确性，以便于及时地进行修改。录入时，系统会自动生成检索目录，为档案查找和审阅提供便利。其二是数字化档案管理系统。这一系统的主要作用是做好档案的审核、保存以及系统维护工作。传统的纸质档案保存不易，极易发生丢失或损毁。实现数字化档案管理后，档案的安全性得到了有效保障。同时，为了彻底杜绝篡改、误删档案的操作，还应该在数字化管理系统中加强安全防护措施。加大信息安全管理力度，确保系统内的档案信息完整、全面且安全。其三是数字化档案网上查阅系统。在医院管理运行中，查阅档案是一项极为平常的工作。为了提升档案查阅的效率，减少力物力成本，必须在干部人事档案数字化管理系统中设置查阅模块，提高档案查阅和应用的效率。在这一子系统中，需要对档案查阅者的身份进行严格审查。根据档案内容将所有干部人事档案进行分级，遵循分级审阅原则，建立严格的访问准入机制，提升系统与档案管理的安全性。

2干部人事档案数字化管理系统的意义

干部人事档案在医院职工入党、定编、评定职称以及升职提干等方面都发挥着巨大的作用[2]。所以，提升干部人事档案管理工作质量是现阶段医院内部管理运行的要求。传统纸质档案易发生损毁也极容易被篡改，无论是档案的安全性还是完整性都难以得到保证。所以，近年来我国不断推进医院干部人事档案管理信息化建设，力图将更为便捷、安全的数字化管理系统应用于医院干部人事档案管理工作当中。身处于社会主义市场经济条件下，医院的管理运行模式发生了转变。如今，医院管理的自动化水平明显提升，行政管理人员数量大幅增加。如果仍沿用以往的干部人事档案管理方法，需要聘用大量员工才能完成工作，会为医院带来大量的人力成本支出，且与当前医院的管理运行模式相违背。所以，一定要在医院的干部人事档案管理工作中加强数字化管理系统的应用，满足当前医院在干部人事管理工作中的高效率、高科技以及高水平要求，提高管理科技水平，减少不必要的人力财力损耗，促进医院可持续发展。

3干部人事档案数字化管理系统在医院运行中的作用

数字化管理档案管理系统是人们追求档案管理工作高质量和高效率发展的产物。将干部人事档案数字化管理系统应用在医院管理工作当中，不仅可以增强档案管理工作效率，还能实现人力资源优化，推进医院的可持续发展。

3.1提升干部人事档案管理质量

3.1.1提升干部人事档案的安全性

干部人事档案管理数字化系统的应用，将所有的档案信息以电子信息数据的形式保存在系统当中，提高了档案的安全性。干部人事档案信息对于医院职工的个人发展而言十分重要，这些信息是衡量他们是否具有能够胜任当前工作岗位以及是否可以进行调岗或升迁的重要依据。如果档案信息出现缺失、损毁或涂改，那么档案的真实性和有效性就会大打折扣。而使用数字化系统就不会出现这样的问题，其中的档案信息安全性可以得到有效保证。

3.1.2档案的采集和归档更规范

高质量的档案采集以及档案归档，是保障干部人事档案完整性和有效性的根本。档案管理是医院内部管理工作的重心，档案管理工作质量和效率的提升可以有效提高医院的内部管理工作效率，推进医院的平稳运行。使用干部人事数字化系统，可以使干部人事档案的采集和归档工作变得更加规范，提升工作效率。减轻了档案管理人员的工作量。利用电子扫描仪器，可以将纸质档案中的文本信息和图像信息直接录入其中，而且在采集过程中还会对图像进行裁剪、图片挂接等简单的处理，是录入的信息更加完整清晰[3]。此外，干部人事档案数字化系统当中，实现了档案的合理分类。工作人员将干部人事档案录入后，所有档案会直接按照科室类、信息种类或其他共同类别进行自动归类，为医院的管理人员查阅档案提供了便利。

3.1.3提高干部人事档案应用效率

医院在选拔和任用干部时，会对其人事档案进行审阅，确定该职工的各项素质符合干部岗位要求后才会予以聘用。干部人事档案数字化管理系统的分类功能极其强大，丰富了档案信息的查询渠道。能对外聘人员的档案进行追踪，如果其档案还没有录入本院系统之中，那么系统会发出提示，提醒档案管理人员及时录入；系统中的类别划分极为细致，还可以对某一种材料进行单独查询、单独审阅。这样的模式，有效地增强了档案信息应用的针对性。利用数字化管理系统，实现了档案的快速查找和审阅，使档案的效率得到了有效提升，为快速推进医院运行管理工作奠定基础[4]。

3.2促进医院人力资源优化配置

合理调配医院的人力资源是医院管理工作中的关键性环节。医院高素质人才众多，无论是内部竞争还是外部竞争压力都非常庞大，为了实现更合理地人才培养和使用，促进医院核心竞争力的提升，医院应该加强对干部人事档案的合理应用，人事调动更具科学性。通过合理的人事调动，妥善安置医院的各类型人才，实现人力资源的合理配置。干部人事档案数字化系统的应用可以有效地提升医院的人力资源优化配置效率。干部人事档案数字化管理系统的应用，减轻了档案管理人员的工作压力。医院可以重新制定档案管理人员的选用标准。对原有的专业素质不高、工作能力不强的档案管理人员进行培训，经培训仍然不达标者直接辞退，提升医院内部管理人员的整体素质。而且，干部人事数字化管理系统的应用，还可以推进人力资源管理工作质量的提升。当新医师被聘用或调派至本院后，该医师的原单位和现单位可以直接进行电子数据对接。将该医师的干部人事档案直接通过数字化系统和互联网进行传递，让接收医院的人力资源管理部门可以快速地掌握新职工的综合信息，实现更合理地调配。此外，数字化系统的应用，可以提升干部任前审核工作效率。在正式提干前需要对备选人的各项信息进行任前审核。这项工作关系重大，必须慎重对待。通过干部人事档案数字化管理系统，可以更快捷地完成各项信息地审核，为医院选拔出真正地人才[5]。人力部门可以直接将档案信息作为参考依据，无需二次调查直接实现任前审核。这样能有效提升人才选拔的质量和效率，为医院运行提供更强劲的动力。综上所述，医院的干部人事档案中对个人的思想、行为以及能力进行了全面记录。在进行岗位调动时，医院可以通过综合考量干部人事档案内容，来判断人事调动的合理性。将数字化管理系统应用于医院的干部人事档案管理工作中，使档案管理效果得到了有效提升；让医院对干部人事档案的使用更为得心应手；提高了医院行政管理质量，为实现医院可持续发展打下坚实基础。

参考文献

[1]郑力嘉.数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用研究[J].现代信息科技，2019；（04）:192-193+196

[2]宋欢.提升医院人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].内蒙古医科大学学报，2018；（S1）:440-446

[3]闫春扬.浅析做好医院干部人事档案管理的具体对策[J].黑龙江档案，2018；（04）:97