干部人事档案管理分析

干部人事档案的管理与利用存在着思想观念滞后、归档不规范、功效发挥较差等问题，要想改善这一现状，首先需要管理人员革新自身工作理念，对档案的管理工作予以足够的重视；其次是建立相应的规章制度，保证档案资料入档归档程序的规范性；最后加强档案的利用方法，提高档案有效利用率。

【关键词】干部人事档案；管理；利用；创新

在现实中，人事档案管理往往容易被企业单位所忽视，随着新时期党的新要求部署，对干部人事档案管理和利用提出了新的要求，更高的标准，越来越重视人事档案的管理，现行的一些人事档案管理和档案利用方面的不足逐渐凸现出来。

一、干部人事档案，管理与利用中主要存在的问题

（一）始终未能认识到档案管理的重要性。长久以来，档案管理人员甚至企业未对人事档案管理予以足够的重视，认为档案管理不过是保存曾经的历史信息记录，甚至个别的新员工不知道有个人档案的存在，也不知哪些该归档，从领导到具体的管理人员也存在得过且过的思想，导致长期不重视人事档案，管理制度不严，人事档案工作长期处于不被重视，被动应付的状况。

（二）管理人员配置不足。目前许多单位的人事档案管理人员都是兼职，没有专职人员分管人事档案工作，管档人员平时没有时间整理档案，只在需要时才会去档案室查阅，加之长时间的无专人管理，致使企业或单位的档案管理工作根本无法达到标准化的要求。档案存放凌乱、部分档案内容缺失等问题更是常见，甚至有部分材料根本未经专业处理，只是机械地放入归档，入档不及时，没有分类、归档、鉴别。在平时工作中也常出现以往档案归档不及时，导致部分档案在使用时所查无据，影响工作中的使用。

（三）档案交接方面的问题。首先，档案交接不及时，部分单位根本未对档案交接工作给予足够的重视，领导也未能做到严格把关。于是，常常出现人员离岗，其档案仍在原单位的情况出现。此外，由于未能及时办理档案交接手续，致使档案数量、档案真实性等问题责任不清，长此以往便会产生历史遗留问题，更是无法得到有效解决。其次是档案交接手续的不规范。根据档案管理的相关规定，档案交接是一项责任极其重大且不容一丝马虎的工作，且应指定专人负责档案的交接工作。然而现实是，由于基层单位档案管理人员职位的频繁变更或离岗，为方便起见，管理人员的交接未能按照规定程度来执行，该查不查、该签字不签字等现象更是屡见不鲜。再次是对档案交接工作的监管不严格。按照档案管理的相关规定，档案交接过程必须接受领导的监督，待领导确认并签名后方可生效。然而部分单位领导将档案交接的监督工作视为其他事务，认为这是档案人员之间的事而与自身无关。从而面对档案交接工作，往往只是签个字，没有遵循首问负责制，甚至从不过问档案交接的准备工作。1.人事档案内容失真。在人事档案审核工作中，经常发现个人档案内容中出生年月公历、农历随意填写，有的出生年月随意更改，有的档案中甚至有多个年龄，严重影响档案质量。又如：参加工作时间填写不一致，由于本人不负责任地随意填写，给相关部门带来不便，使得相关部门需投入人力、物力、时间去甄别鉴定。2.人事档案材料不全。由于人们对人事档案不重视，觉得履历表、年度考核表经常填，有的人在填写表格时，不根据要求填写；有的人不知道应及时将学历、培训、职称等材料存放单位的人事部门人事档案中，导致个人档案材料内容不全。

（四）人事档案的管理手段落后。目前，我国大部分单位在人事管理方面，虽启用了电子数据库，并能通过数据库进行查找管理。然而针对电子信息档案的管理却无任何措施。随着时代的不断发展，企业或单位必须建立相应的电子信息档案，如此才能满足现代社会发展的需求。

二、加强人事档案管理的几点措施

首先，相关工作人员必须革新自身的工作理念，对档案管理工作予以高度的重视。人事档案是企业或单位人事管理的重要档案，应引起各级领导乃至全社会的高度重视，现在党和国家对人事档案管理越来越重视，制度越来越严格，宣传力度越来越亲民，革新工作理念，高度重视人事档案管理工作，保证档案管理工作的规范化。其次是建立完善的档案资料归档入档程序，保证人事档案内容健全，将人事档案资料的收集工作视作人事档案管理工作的基础。随着干部任用制度改革的不断深入，所需入档的资料越来越多，这就要求人事档案管理人员在单位大力宣传人事档案，让职工切实了解人事档案的重要性，及时主动给相关人事部门移交相应的学历、培训原始材料，从而为人事档案管理人员收集人事档案资料提供便利，此外，作为人事档案管理人员，对于入档材料必须秉持认真负责的态度，规范档案资料归档，创新工作理念，对有需要的人事资料可以作为电子档案，以便于今后工作中方便查找利用。最后是提高档案有效利用率。加强人事档案管理，应该创新激励机制，打破传统被动的人事资料收集模式，以主动的态度面对档案资料的收集工作，从而促使传统档案保管者往人才信息管理者方向转变，此外，作为企业或单位，应加强对人事档案的管理力度，制定相应的人事档案管理制度以提升管理人员的基本素质、严格落实入归档、移交档案等相关手续，以提升人事档案管理人员的管理水平，切实发挥人事档案管理工作的实际效用。