浅析如何加强学校的人事档案管理
摘 要：学校人事档案管理工作在学校的人力资源管理和调动中发挥着重要的作用，然而就目前纵观我国多个学校的人事档案管理现状来看，问题依然存在，给学校的人力资源管理和档案归纳带来了困难。所以笔者在本文中首先分析了人事档案管理的定义及其重要性，然后从四个方面提出了学校人事档案管理中存在的问题，最后针对如何做好学校的人事档案管理工作提出了相应的建议。
关键词：学校；人事档案；管理
学校人事档案管理工作记录了学校教职工的工作履历、思想道德情况、奖励处分、教学成果等内容，不仅是教职工平时工作、生活的记录，更是学校合理调配人力资源、选拔优秀人才的重要依据。但是我国当前的学校中，对于人事档案管理工作不重视、管理手段落后、缺乏完善的管理规范和管理人员综合素质差等问题都制约着学校的发展。所以如何加强学校的人事档案管理是我们当前必须要思考的问题。
1 人事档案管理的定义及其重要性
1.1 人事档案管理的定义
人事档案管理是国家档案事业与组织人事工作的重要工作，它能够真实、客观的记录单位职工及其干部的个人社会经历、思想品格、业务能力、工作业绩等。就学校的人事档案管理工作来说，除了包括上述内容之外还包括对教师的个人履历、年度考核、教育经历、职称、学历等专业技术职务的记录，也包括对其聘用、奖励、处分、退休、工资变动表等其他组织参考材料的记录和整理。
首先，人事档案管理工作可以说是教职工工作情况的重要体现，因为它清楚的记录了教职工们的详细信息。人事档案是通过组织认可的个人材料、更是一种对个人经验、思想素质、教学能力的详细记录，最能反映出一个人的真实水平。其次，学校人事档案管理有助于学校进行准确、科学的人事变动和选择，反映着组织对教职工的教育培训过程，所以也是学校用来考核干部、培养干部的重要依据，在学校的人力资源配置和人才培训过程中发挥着重要的作用。
2 学校人事档案管理中存在的问题
2.1 对人事档案管理工作不够重视
目前，大多数学校由于对人事档案管理工作缺乏重视，所以人事档案的管理人员多半为兼职，一般还兼带有其他学科的教学任务，所以将精力主要集中在了教学工作上，所谓的人事档案管理工作也就是简单的当一个档案室的保管员，偶尔到档案室查询一下需要的资料。对于人事档案管理的本职工作――人事档案的收集、分类、归档、整理无法做到及时完整，导致学校的人事档案资料短缺，无法为学校的人事考核和变动提供帮助。
2.2 人事档案的管理手段落后
目前，大多数学校的人事档案管理工作还在使用纸张对资料进行登记和管理，没有采用电子数据库管理。随着社会的发展，学校对人事档案管理工作的质量要求越来越高，如果不借助现代化的电子数据库管理，那么很难快速、准确的将全体职工的信息资料进行全面、完整的记录，所以目前以纸笔为主的人事档案管理手段相对比较落后，已经不能适应当今时代的需求，也不利于学校人事制度的改革和发展。
2.3 人事档案管理人员能力欠缺
人事档案管理工作具有较高的专业性，需要管理人员对档案材料具有一定的识别、分类、归纳、鉴别能力。很多学校由于人数不足，所以都选择的一些年龄比较大或者即将退休的老职工来对人事档案进行管理，后续也没有相应的培训，所以导致人事档案管理人员工作水平差、材料分类混乱等，无法为学校提供准确的数据支持。
2.4 缺乏详细的管理规范
当前众多学校人事档案管理的现状是缺乏一个详细的管理规范，导致收集档案材料不齐全、纸张规格不一致的情况时有发生。人事档案管理工作虽然难度不大，但是比较琐碎，像一些个人自传、思想报告、申请书、个人材料等这样琐碎的资料比较多，这些资料大多都是职工用手写的，大小、规格不一，在入档的时候，很容易造成遗失、缺页或者褶皱，不利于保管和查询。
3 如何做好学校的人事档案管理工作
3.1 加强人事组织部门对档案管理工作的重视
人事档案管理工作能够反映出学校的成长经历和发展情况，更是学校选贤举能、调动人事的重要依据，做好学校的人事档案管理工作对学校的人力资源开发和学校的全面发展具有非常重要的意义。因此，我们必须走出传统思想的误区，将人事档案管理工作提升到一定的高度，重视人事档案管理、提高人事档案管理的工作质量，才能最大限度的开发和利用学校的有效资源，促进学校的发展。
3.2 改进人事档案管理方法
电脑和互联网使我们进入了一个全新的网络时代，信息技术已经成为当今世界经济和社会发展的大趋势。学校作为一个教书育人、传授知识的地方，应该在各方面做到与时俱进，人事档案管理工作也不能例外。网络信息技术是当前最热门的技术，所以我们应该利用网络将人事档案管理工作和数字化技术相结合，比如说可以将零散的资料碎片经过扫描、打印上传至某一个网络数据库中，也可以将职工的个人履历、教学成绩、绩效考核通过网络的形式上传到网上，借助计算机技术和网络的帮助，实现人事档案的有效管理和充分利用，提高学校人事档案管理工作的效率和质量。
3.3 规范学校人事档案管理制度
要想使得学校的人事档案管理工作正常有序的进行，必须要有一个规范的人事档案管理制度。学校可以从《人事档案工作条例》入手，结合学校的实践制定出一套规范、完善的人事档案管理规范，对人事档案的接收、获取、转让、存储等步骤做出明确而严格的规定，进一步完善人事档案管理制度。
3.4 提高人事档案管理人员的综合素质
人事档案管理除了要学校的监督、网络的帮助之外，还必须要提高档案管理人员的综合素质，才能确保其正常有序的展开。首先要提高人事档案管理人员的业务素质，学校可以通过集训、培训、自主学习等多种方式，加强人事档案管理人员对专业知识和技能的学习，提高自身的档案管理能力；第二要提高档案管理人员的职业道德，确保管理人员在工作的过程中能够对自己的工作尽职尽责，富含责任心和耐心，才能够将学校的人事档案管理工作做好。
4 结论
学校的人事档案管理工作准确的记录了教职工的个人简历、工作经历、思想道德、业务能力、绩效考核等多项内容，在学校的人事变动和考核中发挥着重要的作用。学校只有加强人事组织部门对档案管理工作的重视；改进人事档案管理方法；规范学校人事档案管理制度；提高人事档案管理人员的综合素质，才能够切实有效的提高学校人事档案管理的质量。