关于规范高职院校教学档案管理的一些探索与实践

【摘 要】高职院校的教学档案是对学校及社会长远发展评估的有效凭证。对高职院校的教学档案管理的质量和水平是直接衡量学校及社会教学管理水平与教育质量的一个重要标志。因此，规范高职院校的教学档案管理对推动教育教学改革，全面提升教育教学质量有着不可忽略的作用。但随着现代化教学的发展，新的高职院校评估的进行，高职院校的教学档案管理还存在很多不足，需要采取新的措施进一步规范。本文就规范高职院校教学档案管理作一些分析和探索，对高职院校的教学管理档案水平不足之处，针对性地提出解决的对策。

【关键词】高职院校；教学档案管理；规范；探索；实践

一、高职院校教学档案管理的内容

高校教学档案是指高职院校的师生在长期的教育教学管理工作、教学实践活动，学生学习、科研具体活动中形成的具有保存价值的文字、 图表、 声像等不同形式的信息资料总和。高职学校教学档案可以简单概括为以下的几类：

1 综合管理性文件类

这类的文件主要由上级，如教育部门等政府部门下达的文件，学校的工作和回忆相关的记录，学院对未来教育教学方面的的规划，与教育教学档案管理有关的的规章制度等，综合管理性文件类一般是需要永久存储的教学档案。

2 教学科研类

教学科研类主要是教学科研方面的资料档案，包含了学院教育教学改革项目的立项， 教学科研成果的评奖过程；新兴专业的申报审批材料以及上级对此的批示等。学院所有专业的教学大纲、 实验实训大纲、 教育教学规划； 教学教研方面的工作会议记录档案，一些教学科研活动的记录以及学校师生在教学科研中获得得成果;教学质量评估检查计划、报告以及总结；与相关企业签订的大小校外实训协议、各专业的实习计划以及总结； 毕业设计（论文） 工作及有关文件材料；教学工作的各种统计表、 报表、总结等。教学科研类的档案资料的存储有的是长期永久，有的是短期的。

3 教务类

主要包括各个学期所有专业的课程安排表、教学进程表、 多媒体课程统计资料、 校历； 各个学期各系科任教师、辅导员等职工的名单、工作量表； 考试和考查安排表、重修安排表各专业期末试卷及参考答案、 各系各专业试题库、成绩报告单、教师资格证书申请表等。

4 教材类

主要包括该高职院校教师自编、参编教材；各专业各班级使用教材登记表；教材的审定和会议中形成的记录、审稿相关的意见等。

5 师资类

主要是与教师资源的建设和构成相关的文件材料。学校教师资源组建的一些长远规划和历史记录；在职的教师相关的学历档案，聘书，管理文件，教学水平记录，科研成就记录等。

6 学籍类

主要包括每学期新生的入学注册登记表、学生的学籍档案管理表、在校生学生名单；学生学籍变更资料，转学、退学、留级、休学、复学及奖惩情况的相关档案；学院颁发的学历证明、毕业证书、结业证书存根等；学生电子注册学籍学历表、学生学籍异动表、学籍类档案是学生就读及是否顺利毕业的凭证，是需要永久保存的档案。

二、我国高职院校教学档案管理现状

近年来，传统高校作为教育教学的先行者，我国的高职院校在很多方面借鉴其教育教学成功经验，在教学档案的管理上的借鉴，使得我国高职院校的档案管理工作逐步地规范化、制度化、现代化。但是，和传统高校相比，我国的高职院校建立时间短，高职教育的起步晚，在高职院校教育教学改革和发展过程中，依然有许多高职院校的教学档案管理工作没能跟上改革发展的步伐，仍然存在着问题，就我国高职院校教学档案管理现状来说，主要存在以下几方面的问题：

1 院校层面重视度不够

从高职院校建立以来，我国高职院校在档案管理工作方面基本形成了共识，但由于教学档案的管理工作本质上是属于服务性的工作，大多高职院校认为档案管理工作对院校很难产生教学推动作用和有效的办学利益，这就造成了高职院校对教学档案管理工作不重视，对教学档案管理工作疏忽。也有部分高职院校明白教学档案管理工作的重要性，但是由于办学利益等原因没有在实际丁作中给予档案管理工作应有地位。甚至有的高职院校的教学档案管理部门形同虚设。这使得许多高职院校没有完整的教学档案可以查询和使用。

2 工作人员层面专业度不够

现在，大多数高职院校的教学档案管理工作人员的专业素质不够，或者本就不是不是专业教学档案管理人员出身 ，没有在专业方面受过良好的教育，也没有拥有专业方面的学历和相关从业证件；甚至有的高职院校教学档案管理部门工作的工作人员是依靠裙带关系进入学校，为协调关系而聘用的临时工。这样的不专业工作队伍，必然认识不到学档案管理工作的地位和重要。而且，教学档案管理部门在学院各职能部门中比较独立，作用显现不够明显。这使得教学档案管理部门和其他部门的交流甚少，获得档案资料的途径很好，工作人员散漫不积极。

3 基础设施档次低

随着科技的发展，现代化的数字化、网络化、电子化的教学管理新模式已经在传统的高等院校开展，但是目前，大多的高职院校档案管理部门这方面的设施还不够完善，档案管理所用的电脑等设备往往破旧或配置低端。很难满足档案的收集、记录、整理、归类、编目等工作，大多数院校仍然采用人工书写的方式，这使得档案管理工作的效率低下，漏洞百出，严重影响了教学档案的质量和可信度。

4 档案利用率低

如今，很多高职院校的教学档案管理内容十分单一，分类不够明确细致，很多重要的图像，声音等资料缺乏，使得档案的利用率低下，档案资料被忽略以往甚至已经损坏。教学科研、用人单位和检查评估服务是教学档案管理工的基本作用，但由于利用率低下使得教学档案管理工作的作用变得非常狭窄。并且由于部分高职院校档案管理人员缺少服务意识、工作效率低，查找档案资料常常需要经过繁杂的步骤，办理大量的手续，就极大地降低了教学档案的利用率。

5 学生档案诚信度低

现在，大多的高职院校在学生档案的管理不够严格，使得学生档案在建立和存储的过程中，由于环节多，经手人员多的原因，照成档案失真，缺乏信任度。特别是有部分高职院校的教学档案管理工作从业人员的职业素质不够，不对档案信息进行核对。学生档案的内容不够客观，由上报人员主观意识上报，管理人员甚至出现讲人情，讲情面的现象，在学生档案中“报好不报坏”，虚假的奖励信息，遮掩惩罚经历。这使得学生档案在用人单位的心目中失去诚信度，在招聘学生时，对学生档案忽视不信任，使得学生档案失去了它应有的作用，成为摆设。

三、规范高职院校教学档案管理的措施

1 提高学院师生对档案管理的认识

高职院校应该加强档案管理工作在师生中的宣传和教育，让学院的师生充分认识到教学档案管理工作的重要性。强化档案管理工作的制度，加强对档案管理工作从业人员的培训，。

2 细化教学档案，提高利用率

伴随教学档案工作量的增加，档案管理应该多吸收其他学院在档案管理上的经验，采取新的分类收集模式，细化教学档案，让从业人员不再散漫，有工作可做，有能力可以展现。有针对性地对教学档案信息进行科学的编制，采取效率的编排和检索模式，满足利使用者对教学档案信息资源的各种需求，提高教学档案的利用率。

3 加强现代化管理水平

提高教学档案管理工作的现代化水平是跟上社会进步必须实现的，数字化、网络化、电子化的教学档案信息更方便存储和使用，档案的归档整理更简单，。逐步实现教学档案辅助立卷、目录编制、数据统计、电子归档，使教学档案管理工作规范化、科学化、现代化，从而提高教学档案的利用率。

参考文献：

[2] 杨洁.规范高职院校教学档案管理的探索与实践[J].山西财经大学学报（高等教育版）,2007,10(z1):184.

[4] 高鹏.高职院校档案管理工作的现状与改进对策[J].教育与职业,2010,(8):179-181.