互联网时代如何做好档案管理工作

随着互联网的普及和应用，传统意义上的档案管理工作已经适应不了时代的需求。如何在互联网时代做好档案工作，是我们今天迫切需要解决的问题。

一、互联网时代实现档案管理信息化的必要性

传统的档案是以纸质为主。这些档案一般都是由不同的单位或部门进行收集和整理，然后存放在档案馆。如果想要查阅资料只能是上门查询，档案馆对于档案只负责归档和存放，查阅者要想从繁多的资料中找到自己需要的部分，势必会浪费很多的时间，而且资料也不一定是最齐全的，不会达到预期的效果。

当今社会，互联网已进入到普通的家庭里，如果档案服务充分将互联网自身的优势应用在档案资料的整理、收集及快速查阅上。那么我们任何人在任何时候都可以通过网络来查询自己所需要的资料，不用再受时间和地域的限制，方便快捷。

互联网络技术、数据库技术和多媒体技术的不断发展，对传统档案管理带来巨大挑战，也给互联网时代的档案管理带来了新的压力与挑战。

二、互联网时代档案管理信息化的难点

在互联网时代下实现档案的信息化管理，需要档案工作者把信息资料准确、迅速的录入电脑，并及时通过网络进行发布，以便民众可以及时快速的获取自己所需要的信息。这一过程也存在很多的问题。

(一)重视程度不够。档案信息化管理，对档案管理者的自身素质也提出了更高的要求，要求档案管理人员即具有档案管理知识又具备计算机业务水平，还需要投入大量的人力、物力、财力，而档案工作往往在一些部门始终排在各项工作的末位，得不到领导的重视，使得档案信息化管理工作造成应付的局面。

(二)档案管理人员素质不高。档案信息化管理要求档案管理人员具备更高的业务素质，但以往的档案管理人员都习惯于传统的工作思路、工作方式和工作经验，通常不能及时能进行知识更新，使得业务水平得不到提高，也使档案管理信息化发挥不出应有的作用。

(三)无法确保档案的完整性和真实性。档案存档为以后的工作服务，最重要的就是需要保证它的完整性与真实性，传统的纸质性的档案可以检查是否没有人为修改的痕迹来明确其的真实性与完整性。而电子档案要存入电脑，没有人为的笔迹所在，如果输入错误或者进行修改删除，是识别不出来的，也就无法保证它的完整性和真实性。

(四)在网络中存在安全隐患。在互联网中影响档案管理安全的因素很多，比如：病毒、黑客等等，病毒往往通过邮件、U盘等媒介进行传播，入侵到档案管理系统，对档案资料造成危害。黑客常常通过木马控制电脑，对档案数据进行纂改或者盗取某些信息。随着互联网的发展，病毒也不断出现，也使得档案管理在传输、接收、保存等安全问题上异常突出。

(五)对硬件要求较高。传统的电子文档一般通过纸质媒介保存，而电子档案文档的信息内容越来越丰富，种类也越来越多样，它不但需要相应的硬件设备做基础来支持，还需要一个系统性的管理程序。才可以有效的将其保存在数据库里，发挥其作用。

(六)电子档案的永久性存储存在困难。电子档案在平时的运用当中存在很大的随意性，由于互联网病毒、黑客或者管理人员的不注意等，会造成电子档案的遗失或者信息的不完整，并且电子档案在管理上并没有一套完整的规范体系，这样就给电子档案的永久性保存带来很大困难。

三、互联网时代如何做好档案管理工作

在互联网普遍发展的环境里，要求档案管理人员在服务手段上要顺应时代发展潮流，要将档案管理工作由传统模式向现代化、网络化管理模式转变。

(一)思想要重视。要站在对历史负责、为现实服务、替未来着想的高度，充分认识档案工作的重要意义，进一步增强责任感和使命感，要与时俱进，加强对档案信息化管理的重视程度。加大对互联网时代下档案管理的投入，建立数字化的档案管理，添加数字扫描仪、数码相机、数码录像机等硬件保障。引导档案管理人员应及时转变传统观念，塑造新型的管理思想，运用现代化的技术和手段提高自身素质。

(二)制度要规范。根据档案管理的要求，建立健全档案保管制度，明确归档目的、归档内容、归档标准、归档范围以及档案利用等一系列内容，确保整个档案管理工作的规范有序。依据《档案法》，规范电子档案在管理和运用上的标准，建立一套完整的网络安全保障体系。

(三)管理要完善。在档案信息化管理上需确保信息内容的完整与真实，构建起统一的规范标准，为全方位实现档案信息化，奠定坚实的基础。要加强网络安全保障体系建设，制定相应的法律法规;要加强人员管理，明确职责，指定专职档案管理员，要求工作必须认真、及时，操作规范，要定期检测系统漏洞，及时排查安全隐患，保障每个环节的安全。

(四)硬件要保障安全。配备完整的硬件设备如服务器、计算机、刻录机、扫描仪、打印机、数码相机等等，并且定期更换更新。同时加强对档案管理软件不断的升级、完善，实现档案信息化管理工作的标准化、规范化、科学化。

(五)服务要不断拓展。要增强服务意识，进一步提高档案服务水平，充分发挥档案的应有价值，开拓服务项目，开展在线服务，并根据用户不同的需要制定差异化服务，为用户提供个性化服务。各种档案信息实现网络化、开放化，实现在互联网上直接检索相关资料，解决时间、空间的限制，把档案信息化管理工作提高到新的水平。