如何做好档案使用中的保密措施

[摘 要]档案的库房管理和监督工作是做好档案保密工作的前提条件，掌握和遵循档案保管利用过程中的保密原则和方法是做好档案管理的根本所在，积极做好档案保密工作是保证档案在保管利用过程中完整、安全的根本目的。在档案利用的同时，还要注意档案的保密工作，这已经成为档案部门必须高度重视的问题。

[关键词]档案保管利用；档案保密工作；原则；方法

保密工作是档案保管利用工作的重要环节，是保证档案在利用过程中安全的必要手段，二者具有相辅相成、良性互动的关系，笔者从事过较长时间的机要文书档案工作，现就档案保管利用过程中的保密工作谈一点自己的粗浅认识。

一、做好档案保管过程中的保密工作

（一）档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。

（二）绝密档案的管理和保密

1、绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。

2、提高绝密档案管理人员的素质。档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。

3、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

（三）做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据需要全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。

（四）档案涉密情况的变化

档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。

（五）档案管理人员的职责和素养

1、档案管理人员的职责。

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

2、档案管理人员的素养。

（1）档案管理人员要具备较高的政治思想品德和职业道德，要热爱档案工作，档案工作是各项事业的基础工作，是一项积累资料、收集和传递信息，服务于社会各项事业的重要工作。作为档案工作者，我们必须认识到档案工作的重要意义，并且要认真钻研，认识和掌握规律，干出成绩来。要忠于职守，勇于创新。

（2）档案专业人员要有一定的档案基础理论和专业知识。档案是历史的真实记录，是极为丰富的知识资源，在当今信息社会里更要有一定的计算机知识等。还要有一定的档案基础理论和专业知识。档案管理人员还要熟悉本单位及其业务各部门的职能范围、业务分工和业务知识，熟悉和掌握自己所管档案的内容及与内容相关的文史等方面知识。

（3）档案管理人员要具备较好的身体素质。档案工作既有脑力劳动，又有体力劳动，工作艰辛而又繁琐，细致而又严格，常年不懈，周而复始，没有健康的身体和旺盛精力是根本无法胜任档案工作的。所以，身体健康、精力充沛、思维敏捷是一个档案人员所必备的条件。

二、做好档案利用过程中的保密工作

（一）做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：

1、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。政治素质、业务素质、文化素质，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

3、监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

（二）进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

1、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。

2、做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作，即：提高开放档案案卷的内在质量、建立健全档号、编制检索工具、准备好副本。