建立企业名人档案应注意的几个问题

1企业名人档案的管理现状

近年来，企业名人档案的征集、管理和开发利用工作引起了一些省、市、县综合档案馆的重视，取得了初步成效，对抢救历史档案，建设具有地方特色的馆藏结构、发挥档案馆的爱国主义教育基地功能、促进“两个文明”建设产生了积极作用。企业名人档案具有分散性、保密性、珍贵性、增补性等特点。长期以来，受档案工作发展水平和个人保管条件的影响，中原油田著名人物档案基本上处于无人顾及的原始状态，许多珍贵档案材料因年代久远、石油队伍转战祖国各大油田野外作业，流动性大，工作、生活条件艰苦等原因而散失和损毁，造成了无法挽回的损失。

2建立企业名人档案应注意的问题

2.1明确建档对象。油田建立名人档案，选择好建档对象至关重要。它不但影响材料收集、整理的成效，而且关系到所建名人档案的价值和意义。为此，在确定建档对象时，首先要注意选定的名人要有一定的代表性和较高的知名度，应是在石油、石化系统或河南省具有重要影响和突出成就的人员;其次，在选择名人时，目光要长远一些，不要有短视行为，在关注名人的知名度的同时，更要看他的成就能否经受住历史的考验。综合以上几方面的因素，笔者认为，油田名人档案建档对象应从以下几方面的人员中确定：油田成立以来的副局级以上领导;荣获“省级劳模”以上荣誉称号的先进模范人物、燃化部劳动模范、石油部劳动模范、能源部劳动模范、中国石油天然气总公司劳动模范、中国石化集团公司劳动模范等;革命烈士;经国务院批准享受“政府特殊津贴”有特殊贡献的科技专家;曾经出席过全国“党代会”、“人代会”的代表;油田在全国具有典型意义的先进单位的主要负责人;其他方面在全国、全系统具有一定影响和知名度的油田人物。

2.2明确归档范围。综合地方档案馆建立名人档案的做法，笔者认为，著名人物档案材料应是能集中反映名人在一生中的政治思想、学识水平、工作业绩、科研成果等各方面情况的各种载体形式的文件材料。具体应包括书表、证件、自传性材料、任免奖惩性材料、文件材料、社会评价材料、通讯材料、声像材料及其他对本人有价值的材料等九个方面的内容。应特别指出的是，不同领域、不同时期、不同行业的著名人物，由于各自的工作岗位、工作性质、社会环境不同，他们所形成的档案材料的特点也会有所不同。因此，我们应根据不同著名人物的身份特点，制定具体的归档范围。

2.3名人档案的整理。

2.3.1整理内容。主要包括：分类、保管单位的组织和排列、编目。对收集来的著名人物档案材料经分类后，除特殊档案材料（录音、录像、实物等）外，凡呈散状的档案材料均应组成保管单位。保管单位用档案盒装好，盒要结实美观，容量大，有些小的实物（奖章、证章）也可装进去，不易丢失，也便于编目统计。一盒一个保管单位，一人一盒或数盒。根据材料的厚薄，一组或数组有机联系的文件材料形成一个保管单位。个人照片少时，可贴在纸上随其他有联系的文件材料归在一起，多时装在专门的照片档案册中保管。

2.3.2排列顺序。个人材料的排列顺序：简历传记材料;个人创作（成果）材料;评价材料;奖励材料;其他材料等。保管单位（盒）内的顺序为，盒内文件材料目录在上，文件材料在中，备考表在下。保管单位内的文件材料采取装订与不装订两种形式。凡呈散状的档案材料，如履历表、自传、创作手稿等必须装订，证书、正式出版的图书不需装订。

2.3.3编目内容。著名人物档案保管单位的编目内容分为：编制页号、件号，保管单位顺序号、保管单位内文件材料目录和备考表、保管单位封面和脊面、保管单位目录簿。编制页号，应限于装订单位（件）以内，各件之间的页号不相接。件号，一般限于各大类以内，各类之间的件号不相接。保管单位封面填写著名人物姓名和题名。脊面包括著名人物姓名、全宗号、分类号、保管单位（盒）号。个人全宗内属于特殊载体档案的保管单位可根据其形式特点编号。按照国家有关规定整理，保管时可和文字材料组成的保管单位排列在一起，也可专柜存放，但档号必须填写清楚，以利查找。保管单位目录可包含著名人物档案名簿（全宗名册）内。著名人物档案名簿采取活页式登记簿，一人一个全宗。填写内容包括全宗号、分类号、保管单位顺序号、题名、存放位置或柜架号、备注。著名人物档案全部永久保管。