外警培训档案管理工作的思考

[摘要]加强外警培训档案管理工作，有利于规范教学管理、提高教学质量、提升学校知名度和加强国际合作。应遵循及时归档、公开与保密以及学员参与等原则，明确外警培训档案管理的基本方法，加强外警培训档案管理制度建设,提高外警培训档案管理业务人员的素质，确保外警培训档案的全面真实，构建外警培训档案信息资源“四化”体系，更好地发挥外警培训档案的重要作用。

[关键词]外警培训；档案管理；公安院校

一、做好外警培训档案工作的意义

外警培训档案管理工作是外警培训工作的重要组成部分。遵循档案管理规律，结合外警培训工作特点，科学地管理外警培训档案，对规范教学管理、提高教学质量、提升学校知名度、加强国际合作都有着深远的影响。

（一）有助于规范教学管理

外警培训学员的学籍档案是外警培训档案的重要子集。学籍档案包括学员信息、考勤情况、考核成绩、心得体会等内容。做好外警培训档案管理，其中一项重要工作，就是要把学员的培训表现全部记录在案，作为了解学员情况，约束学员行为，制定培训计划，优化培训过程，做好培训总结的重要原始依据。这对规范教学管理可以起到一定的辅助作用[2]。

（二）有助于编写培训教材

档案在每一个业务领域中都可发挥重要的凭证和参考作用，成为业务活动的信息支持和保障。我国外警培训工作启动时间短，各公安院校在外警培训的教学内容、教学方式上还处于探索阶段，经验不够丰富，教学方法还不够成熟，特别是针对不同国家进行的外警培训还缺乏有针对性的教材。公安院校可以通过建立外警培训档案，从国别、警种、培训效果、满意度、建议等方面进行综合分析，查找培训课程内容的不足，不断地修正已有的专业教材，丰富和完善课程内容，进而不断提高教学质量。

（三）有助于提升学校知名度

通过总结、开发外警培训档案，采取多种编研开发形式，最大限度地发挥外警培训档案的宣传作用。可以将编辑外警培训内容宣传小册子、重要领导来访、优秀学员风采、历届培训缩影等专题编研成果作为培训教材发放给新学员；或者开设本校外警培训历程专题展览，组织学员参观学习；制作培训成果MV、媒体报道汇集等，给学员放映，让学员对外警培训有更深入的了解。此外，有选择性地利用培训档案，提供给媒体进行宣传报道，提升公安院校的知名度，最大限度地发挥档案的宣传作用。

（四）有助于加强国际合作

外警培训是整合教育资源，扩大国内外警务教育资源共享的重要手段[3]。培训期间，国内外学员交流警务经验、技能、案例，所形成的教学档案有利于提升全球警务服务水平。培训教育结束后，学校要形成学员通信录及信息跟踪档案，加强高校学员之间的情感交流，维系学员与高校之间的感情纽带，有益于双方的边境警务合作，共同维护两国边境安全[4]。同时，从归国学员中跟踪调查，了解掌握学习到的培训知识在实际工作中的运用效果、对培训学习的建议等，作为修正培训课程内容、确保课程教育更加符合实际工作和提升培训教育国际化水平的重要参考。

二、外警培训档案管理应遵循的基本原则

要确保外警培训档案的真实、准确、有利用价值，应该遵循以下原则。

（一）及时归档原则

外警培训不同于一般学历教育，其中一个方面是学习时间上的不同。一般而言，外警培训大都以短期培训为主，时间从几天到几个月不等，而且每次外警培训均有培训主题，例如，广西警察学院开办的越南高级执法官员研修班、越南出入境官员管理培训班、加纳高级警官研修班等。因此，可以把外警培训档案视为专门档案，如科研档案、教学档案、基建档案等。这就决定了外警培训档案归档时间不必严格遵循一年一归档、在次年6月底向学校档案部门移交的规定，而应该在每期外警培训结束后，尽快及时整理归档。

（二）公开与保密原则

某种程度上，外警培训档案不仅仅是对外警学员教学、管理等多个方面的记录，其内容还可能涉及警务秘密、个人隐私等。所以，在外警培训档案信息化和公开利用时，必须注意相关内容的保密，只能公开法律或相关规定允许范围内的内容，对法律和相关规定不允许公开的内容，必须做到严格保密。查阅外警培训档案要经有关部门审批、同意，或授予一定的查阅权限，在利用过程中还要注意对未经许可单位和人员的保密。

（三）学员参与原则

外警学员是外警培训的对象，也是外警培训档案的主要来源。他们在整个外警培训过程中形成的培训笔记、培训心得、培训总结，对公安院校教学和管理提出的意见、建议等，对提高公安院校外警培训水平有重要作用。因此，要充分发挥外警培训学员参与建立培训档案的积极性，鼓励他们从外警培训档案建立之初和在整个建档过程中，积极参与立档工作，使外警培训档案内容更加丰富和有价值。

三、外警培训档案管理的基本方法

（一）外警培训档案的建立

开展外警培训的公安院校应建立健全外警培训学员档案管理数据库和外警培训教学档案管理数据库。外警培训档案的建立必须要明确几个方面的内容。一是明确建立的时间。外警培训档案的建立是从每一期外警培训列入计划并获得批准时开始，也就是要加强整个外警培训过程中对文件的前端控制及全程管理。二是明确外警培训档案管理的硬件要求。要按照“三铁九防”的原则，配齐配全外警培训档案的设施设备，确保外警培训档案的实体和信息安全。三是明确外警培训档案建立的相关制度。包括立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限。此外，还包括档案保管制度、档案统计制度、档案查借阅制度、档案鉴定销毁制度等，确保外警培训档案工作有章可循、规范管理。

（二）外警培训档案的收集整理归档

外警学员所在培训部门的工作负责人担任第一责任人，由该学员的带班队长担任档案收集的直接责任人。在培训期结束时，带班队长把学校各部门对本次外警培训的教学、管理、评价意见等材料，以及该期外警培训的各种审批、汇报、总结等材料进行综合整理，并在档案数据库中如实记录，必要时还可添加备注说明，之后由培训部门的工作负责人移交给学院档案管理部门。

（三）外警培训学员档案的移交

外警培训档案中的学员个人档案，是在外警培训学员自入学时建立起来的，在今后两国的公安业务中可以发挥特殊的作用。在保密前提下，根据需要，外警培训学员毕业时，个人培训档案也可移交给其国家警察机关或相关部门。

四、做好外警培训档案工作应注意的问题

（一）加强外警培训档案管理制度建设

建立健全档案管理制度建设，使外警培训档案工作有章可循，是做好外警培训档案管理工作的前提。外警培训档案工作作为开展外警培训公安院校档案工作的组成部分，同其他档案工作一样，包括档案收集、整理、鉴定、保管、编目、统计、编辑和研究等八个环节。因此，在建立外警培训档案规章制度的过程中，应从这八个环节入手，建立一系列的档案管理规章制度，并切实落实到工作的方方面面，确保外警培训档案管理的制度化，从而保证其管理的规范化。

（二）提高外警培训档案管理业务人员素质

提高外警培训档案管理业务人员的素质，是做好外警培训档案工作的保障。外警培训档案材料的形成部门主要集中在学校的培训部门，因此，外警培训部门的档案管理业务人员是做好外警培训档案工作的基础和保证，他们的素质高低直接关系到该项工作的完成情况。必须对所有涉及外警培训档案材料的经办人员进行相关的档案知识培训，组织他们学习好、领会好档案管理工作中的有关规章制度和业务操作流程。强调建立外警培训档案的意义及重要作用，从思想上予以重视，提高他们的业务素质，以保障外警培训档案工作的顺利进行。

（三）确保外警培训档案的全面真实

确保外警培训档案的全面真实是做好外警培训档案工作的灵魂。外警培训档案的内容，一方面是公安院校开展外警培训工作的真实反映；另一方面，通过对档案的共享和利用，可以提高公安院校外警培训的管理能力和教学水平。这就要求外警培训档案既要全面具体又要真实可靠。全面真实，具体指外警培训档案反映的内容要全，要严格按照所制定的归档范围进行收集。归档材料应客观反映学校开展外警培训的真实情况，决不允许弄虚作假。档案中既包括学校在外警培训教学和管理过程中好的一面，也要包括不足和存在问题、甚至出现错误的一面。

（四）科学利用是外警培训档案管理的落脚点

科学利用外警培训档案，是做好外警培训档案工作的落脚点。科学利用档案是档案管理的最终目的。在现代化网络高速发展的时代背景下，有效利用“互联网+”理念，建立外警培训档案数据管理网络，在不泄密的前提下，使校内校外有对外警培训档案需求的人员能够快速便捷地获得所需要的档案信息，全面、真实地了解学校开展外警培训的情况，从而提高档案利用速度和效率。

五、外警培训档案信息资源体系“四化”的构建

外警培训档案信息资源体系包括外警培训档案的数字化、网络化、标准化和专业化。

（一）外警培训档案的数字化

档案数字化，一类是把纸质档案通过扫描，录入到信息数据库中，以计算机作为存储介质存储档案信息；另一类是在档案建立时，制作电子文件，将文字、图表、声像录入计算机。档案数字化具有减轻档案库房压力、检索便捷、维护方便等优势，是档案管理工作的发展趋势。每期外警培训，其档案在建立之初就应当重视数字化工作，选择合适的档案管理软件，实现电子化、数字化的转换。需要注意的是，要避免涉密内容在信息化过程中的泄密问题。

（二）外警培训档案的网络化

档案网络化的目的是为了实现更大范围的资源共享，提高对外警培训的教学水平和管理水平。公安院校外警培训档案建设的网络化，目的是建立一个相对开放的信息共享网络，实现外警培训档案在特定范围内的动态性、即时性、开放性。一种是校内网络化：外警培训档案管理子系统接入到校内档案管理大系统，形成校内统一的网络。另一种是公安院校之间的网络化：为了使公安院校能够快捷简便地了解到兄弟院校开展外警培训的情况和经验，可以尝试建立一定范围联网的外警培训档案管理信息系统，但必须对其中需要保密的内容设置访问权限，或分级设置访问权限。

（三）外警培训档案的标准化

外警培训档案的标准化是指档案管理方式的标准化。标准化的目的是为了在信息化、网络化环境下，在不同公安院校之间实现档案信息资源共享。首先，是外警培训档案信息内容的标准化，即要求培训部门收集归档的外警教学信息、外警学员管理信息的内容、格式基本一致。其次，是档案的分类、保管方法等档案整理流程的标准化，即规范档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等环节的统一标准。最后，档案信息传输方式的标准化，即公安院校之间可以尝试使用共同的信息传输标准，通过标准化处理，实现院校之间档案信息的共享。

（四）外警培训档案的专业化

这主要是指外警培训档案工作人才队伍的专业化。外警培训档案管理工作人员的主要职责：一是制定外警培训档案管理制度；二是做好每期外警培训档案管理工作的统筹和规划；三是组织协调参与外警培训工作的部门，及时沟通联络，做好纽带工作，保证材料的全面、客观；四是收集整理每期外警培训档案，并实现数字化、网络化、标准化；五是对接学校档案部门，将整理好的外警培训档案移交。由此可见，外警培训档案管理是一项专业性、技术性较高的工作，从业人员需要经过专门的培训才能更好地完成这一工作。综上所述，应通过科学管理、全面开发和充分利用外警培训档案，有效约束学员行为、提高培训质量、提升管理水平。这可以进一步扩大我国公安院校外警培训的知名度和影响力，增进我国与相关国家的友谊，服务国家战略。

[参考文献]

[1]黄夏基，杨保乐.高校留学生档案的管理及开发利用探析[J].档案时空，2013

（12）:29-30.

[2]王燕，董承伟.完善中国外警培训工作体系的思考[J].云南警官学院学报，2011

（3）:116-119.

[3]蒋玉莲.中外警察教育培训师资队伍建设比较与借鉴[J].广西警察学院学报，2018

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[4]钟声，刘建昌，张玲.外警培训的经验与启示———以广西警察学院外警培训实践为例[J].广西警官高等专科学校学报，2016

（16）：98.