档案管理现代化的思考

一、档案管理现代化建设的内容

档案管理的现代化主要指管理现代化，管理现代化即管理人才知识现代化和管理方法的现代化。它不仅包括软硬件建设的具体内容，还包括与社会发展相匹配的整体规划。现代化文件管理相比于传统文件管理具有如下优势：首先，传统的文件管理更多地分散在规划、目标设置和人员配置中。而现代化文件管理加强了各个环节之间的联系，通过系统协调实现共同目标;其次，档案现代化代表了数字形式的档案管理工作所涉及的信息，需要通过建立数学模型进行定量分析;最后，在现代信息技术的帮助下，文件管理有效地提高了信息资源的收集、整理、分析和利用的效率，通过强调管理者的主观能动性，提高应对复杂情况的能力。

二、现代化建设在档案管理中的应用

1.确保通过基础设施建设有效利用档案资源。文件管理基础结构包括两大类软件和硬件。软件设施基于计算机网络，具有操作系统的现代管理应用软件、数据管理系统、信息安全系统等提供科学和标准化的管理模型;后者主要是更新和替换文件管理所需的工具和设备，也因此降低了劳动力成本，与现代社会保持同步。硬件设施的核心是计算机及其网络结构，包括数据输入和存储设备，如扫描仪和移动硬盘。通过构建软硬件基础设施，可以减少文件管理实际操作中遇到的障碍。最重要的是确保以通用的标准化形式收集、组织和存储档案资源，并且它能被有效和广泛地使用以实现最大价值。2.通过信息资源建设提高档案管理的存在价值。文件管理的存在价值是一个庞大而丰富的信息资源数据库，所有管理工作都基于此。例如以传统形式对管理单元的档案资源和人工记录进行数字化转换，以网络数据形式收集、接受和管理它们，并依靠计算机技术对这些数字信息进行全面组织、编辑和分类，从而建立完整的信息资源数据库[2]。3.通过建立标准规范防范档案管理的安全风险。由于文件管理工作的所有设备载体都得到了适当的安排，因此通过网络有效地保护核心信息资源，营造一个高度连接的环境。从风险管理和控制的角度来看，唯一可能给文件管理工作带来安全风险的只是人为错误和制度缺陷。例如，科学合理的管理系统使他们能够以程序化的方式完成档案管理，从而有效地减少人为错误;标准规范的建立是一系列制度规范，包括管理规范，业务规范和技术规范[3]，以确保档案管理的快速有序发展。因此，又降低了由于系统缺陷导致的管理失败等风险因素。

三、档案管理现代化进程中存在的问题

1.档案管理现代化意识不高。基层文件管理单位的许多老员工一直使用传统的方法来工作。他们在日常工作中有丰富的经验，工作非常熟练。他们认为传统的管理方法已经非常先进，不需要改进。对于高科技的使用，他们缺乏相关的意识和能力。而且，对于文件管理单元，文件管理人员没有相应的培训，这使得他们对文件管理的现代化知识了解甚少，所以文件管理的现代化还没有落实到位。2.档案管理标准化程度不高。在实际管理过程中，管理系统复杂，但管理方法却非常松散。同时，由于历史原因，不同的文件管理单元基本上负责文件管理，不同文件管理单元的管理级别也大不相同。而且，文件管理单元之间的管理软件标准还不一致，这使得文件管理的标准化程度不高。存储的数据并不完美和准确，最重要的一点是数据资源无法真正共享。这对于实现文件管理的现代化非常不利，阻碍了文件管理水平的提高。3.档案管理现代化人才缺失。从实际情况来看，许多企事业单位的档案管理人员对现代管理基础知识掌握不够，对现代设备操作技术的掌握不够。此外，当前的文件管理人员非常灵活，其中许多人作为兼职员工进行管理，还有一些文件管理人员年龄偏大。4.档案管理工作落实不到位。档案管理工作可以充分反映一个地区的历史发展过程，为区域经济提供前提和基础。在这个阶段，中国许多地方的文件管理领域的收集文件种类太多，但专业文件的构建非常稀缺。例如，政治档案太多，科研档案太少。电子文件（如图片和视频）的集合被忽略。在这种情况下，管理单元的档案将存在诸如类别不完整、单一资源和信息存储太少等问题。

四、促进档案管理现代化的举措

1.提升档案管理的现代化意识。档案管理的现代化主要体现在数据库的建设上。组织档案资源并将其输入数据库是一项非常困难的任务，这不仅是因为档案资源的数量很大和复杂性很高，而且也是没有科学合理的方法。因此，有必要根据原始文件管理进行层次分类：对于具有单个内容和低使用价值的文件，请提交案例文件，对于相同内容，记录组合级别;对于涉及重要或大型复杂内容的文件卷，将实施文档级描述。通过这种方式，可以减少一些不必要的描述，提高数据库构建的速度，并节省大量的财务、人力和物力[4]。2.加大对现代人才的培养和引进力度，提高管理者的素质。建立完善的人才引进机制。在现代档案管理工作中，人是最重要的因素，管理人员的素质决定了档案管理工作的水平。充分运用各种现代科学知识和技术进行档案管理。加强对现有管理人员的培训，努力提高整体素质。通过各种培训方法，档案工作者可以不断吸收和消化各种有用和相关的知识，并获得更多有用的现代管理知识和技能。努力培养具有现代管理水平的综合性、高水平的档案管理人才。

五、实行档案管理现代化的意义

1.大幅提高档案管理的工作效率。在现代化的帮助下，档案资源以信息和数据的形式存在，并通过网络进行数据共享、数据检索、数据查询等，实现了信息资源的多次利用[6]。此外，由于计算机等现代设备的便利性和速度，文件管理减少了人工参与。由于其强大的可记录性和可追溯性，文件管理工作提高了容错率。2.信息资源的开发利用更为顺畅。文件管理的对象是信息资源，通过开发和利用信息资源，实现自身价值。通过现代手段，信息资源的存在已经从传统的文字和图表转变为电子数据，实现了内容的丰富和存储空间的扩展。因此，信息资源的开发和利用速度因其兼容性和易操作性而加速。3.显著提升档案管理的服务质量。文件管理的最终目标是为各行各业提供信息资源，现代化为实现这一目标提供了极大的便利。比如：现代化建设下的文件管理是以数据库的形式存储各种信息资源，这允许快速调用和引用数据，而不受时间和空间的限制，以便于使用和二次开发。

参考文献

[1]杨丽娜.建设工程档案管理与工程质量的关系及管理要点[J].企业改革与管理，2016

（21）：20+23.

[2]朱峰.关于档案管理现代化若干问题研究与思考[J].黑龙江史志，2013

（17）.

[3]吴后琼.实现档案管理现代化的对策探讨[J].学理论，2011

（4）.

[4]陈伟艳.档案管理现代化建设浅析[J].黑龙江档案，2016

（1）.

[5]闰丽.谈实现档案管理工作现代化[J].中小企业管理与科技，2009

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[6]刘大鹏.试论档案管理现代化[J].办公室业务，2014

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