谈如何提高档案现代化管理与利用水平

【摘 要】在当前的档案工作中，更加追求的是工作的标准和规范，但是当今的档案管理工作中还存在着非常多不完善的地方，这些问题对我国档案管理工作的发展和进步是十分不利的，在这样的情况下就需要我们针对档案管理过程中出现的问题对档案现代化管理和利用水平进行不断的提高，这样才能更加有力的推动我国现代化档案管理工作的发展，本文主要分析了如何提高档案现代化管理与利用水平，希望给相关工作人员提供参考和借鉴。

【关键词】档案管理；基础工作；现代化

在当今的社会发展中，人们越来越重视档案管理工作，所以在我国当前的档案管理工作中也不断的引进一些新的技术和新的管理经验，这样也有效的提高了我国档案管理工作的质量和水平，当时我国的档案管理工作还存在着很多的不足，这也非常不利于我国档案管理工作的健康发展，所以相关的工作人员需要采用相关的措施来加强管理工作的力度，从而提高档案管理的质量和水平。

1.档案管理基础工作存在的主要问题

近年来随着社会的不断发展，我国所存储的档案信息资料也越来越多，这就给人们的档案管理工作带来的许多的不便，而且由于我国在对档案信息资源进行管理的过程中，一般都是采用的封闭式的管理，这就使得档案管理工作存在着许多的问题，其中主要表现在以下几种：

第一，大多数都是采用的人工档案管理，其中存在着一些档案管理不规范的情况；第二，在对档案进行归档管理的过程中，时常会出现档案资料内容缺失的现场，从而导致档案管理工作不够完善。第三，在对相关的信息资料进行管理的过程中，相关的档案数据不够完善，这就给档案的管理工作带来了极大的不便。第四，在档案资料管理的过程中，经常会出现掉页的情况，这就不利于人们对档案信息的查阅。第五，工作人员在对档案资料进行管理的过程中，由于其中所涉及的管理工作比较复杂，因此导致在档案管理过程中存在着资料混乱的情况。

2.实行规范化工作方法，提高档案管理利用水平

2.1全面普查案卷，去糟取精

在当今的档案管理工作中，我们需要将先进的科学技术和真正的实践充分的结合在一起，这样才能使得档案管理工作可以发展得更加的规范，同时还要在档案管理工作中不断的将以往工作中的一些优势充分的得以发扬，在工作中还要将没有用的文件予以及时的清除，这样就可以更加有效的提高工作的质量。

2.2重新组合案卷实现案卷规范化

在实际的工作中，应该将内容比较多，同时还分类也比较杂的文件进行重新的整合，将那些存在着比较强内在联系的文件充分的组合起来，在对其进行处理的过程中还要对那些没有页码也没有目录以及标题也不是非常清楚的内容进行重新的加工和填写，在工作中还要对所有的内容进行严格的规范，对案卷内容进行重组可以更好的保证馆藏资源的优化，同时还可以对相关的内容进行优化和整合，也有效的提高了计算机在档案管理中的实际作用。

2.3结合本馆实际规范著录工作

文本的著录是计算机管理中的一项非常重要的基础工作，同时也对整个数据信息输入的准确性有着非常重要的影响，但是在各个档案馆的运行中，其所面对的环境和条件也存在着非常明显的差异，同时计算机的普遍应用也使得相关的管理人员必须要在工作中掌握各项新的技术，在工作的过程中应该在满足相关规定和要求的情况下，结合自己工作的实际提出相应的计算机著录准则。

3.积极推行档案标准化管理

3.1公文制发是推进档案工作标准化的基础性前提

公文是档案的基础，也可以说。档案就是由公文逐渐转变过来的，公文自身的质量在影响相应工作的同时也会对以后的档案管理工作产生非常重大的影响，这也使得我国的档案管理工作必须要向标准化和规范化的方向来发展，所以在实际的工作中必须要加强公文制定的规范化和标准化，这样才能使得档案工作的质量得到显著的提高，首先在实际的工作中，一定要保证公文用纸的质量，纸张的尺寸也要统一。排版的形式也应该是横版横排的，同时在纸张装订的时候要靠左侧装订，其次是要加强对公文的见抽查，在检查的过程中要对其权限和公文的准确性进行严格的检查，保证其准确性之后才能将其归档。

3.2实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作标准化的关键环节

准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。

3.3提高案卷质量是推进档案工作标准化的可靠保证

在实际的工作中经过了很长时间研究，案卷材料收集的完全性但是档案价值的最终体现，在这一过程中立卷的方法和案卷的装订质量也充分的体现出了档案工作的规范化很多标准化，多以在进行档案的现代化管理工作中，我们在立卷工作上予以高度的重视，这样才能为档案标准化的管理提供更好的条件，在检索方面也会更加的方便快捷，同时还要做好案卷的装订工作。注意装订的统一和规范，这样才能更还的提高档案管理的质量。

4.加快数据准备推进档案现代化管理进程

4.1分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

4.2分级次著录，省时省力

在对档案进行著录的过程中，可以将档案大致划分成三个层次，就是将那些反映的问题属于一类的，同时信息价值也比较低的档案进行重新的组合和归档，将描述一类问题，且内容也比较相似的档案放在同一个门类当中，这样就可以对那些比较重要的档案进行重点的管理。

5.结束语

在我国现阶段的档案管理中，提高档案的现代化管理水平，同时也不断的采取相应的措施来改善档案的利用工作，这样也很好的提高了现代化的管理水平，在实际的工作中，相关的工作人员一定要加强对电子计算机技术的研究，数量掌握相关的知识，促进档案现代化管理工作的健康发展。

【参考文献】

[2]张丽敏.档案部门加强队伍建设的几点思考[J].华章，2011（07）.