信息时代背景下的电子档案管理

[摘 要]随着信息技术迅速的发展，电子档案也逐渐的成为了社会发展的产物，电子档案已经成为了人们办公的重要组成部分，因此，笔者基于信息时代的电子档案管理进行了分析，使人们正确的认识电子档案的特点，从而推动我国档案管理的进程。

[关键词]信息时代；电子档案；管理

电子档案与传统的纸质档案的区别很大，电子档案因其由计算机系统记录形成并通过计算机磁盘等设备进行储存的特点，使其管理方法也与传统纸质档案管理有很大的不同。因此在信息时代，档案管理者应清楚了解电子档案和这种档案管理的一些问题，才能实现对电子档案的有效管理。

1.电子档案简介

所谓电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录。电子档案是通过计算机编码转换形成的文件，它的形成、储存、读取都由计算机系统来完成，要保存电子档案只需通过管理系统便可实现，不必像纸质档案一样需要很多载体对文档进行保存，且电子档案不像传统的纸质档案那样只要做出来就不可随意修改，这是电子档案的一大优点，但同时也是它的缺点。因为电子档案容易修改的特性，储存的文档若没有得到好的保护，就会很容易被篡改，使文档所有者和使用者都受到损失。

容易被复制也是电子档案的一大特点。传统的纸质文档要复制需要有一定的载体，电子档案要复制则不需要这些载体，只要简单的建立一个文档再复制过去就可以实现信息共享。但若文档较为隐私，或者属于商业机密时，电子文档容易被复制的特性就会很容易造成个人隐私或商业机密被泄露。

电子档案的另一特性就是容易被删除。传统的纸质档案都有专用的档案室或者文件柜对其进行保护，一般不会被他人接触，虽有可能会损坏，但是被删除却几乎不可能。而电子档案因为其特殊的形成过程及保存方式，容易被人取得对文件的操作权限，从而对档案进行恶意的删除。电子档案一般不会有备份，一旦被删除就不可修复，并且电子档案丢失很难被察觉，也很难找到档案丢失的原因及丢失的时间。

2.电子档案系统建设应该注意的问题

2.1确保电子档案信息的权威性

电子档案所保存的内容都是很重要的内容，其中可能会包括很多的数据和隐私性的信息，那么对于电子档案的保存就要确定它的准确性和有效性。将电子档案的信息库科学的建立和保管，树立电子档案的权威性。

2.2电子档案系统建设的保密性

由于电子档案是利用网络的相关信息来对档案进行管理的，而网络本身是开放性极强的，因为在全球范围内的互联网都具有高度的开放性，而对于档案的管理是一项保密性极强的工作。因为网络化的运用，就可能会发生无关人员利用不正当的手段对档案信息进行更改或者窃取，这样就会造成档案的保密性失效，为档案管理工作带来隐患。那么如何将二者进行有机的结合呢，既能够保证电子档案的方便快捷同时又能够保证档案的保密性，这是目前所要解决的问题。

3.如何做好电子档案的管理

3.1完善体制，建立统一的电子文件管理标准

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

3.2做好电子档案使用中的控制与管理

首先，应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作，同时，尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

3.3严格控制电子档案的可转换性

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。

3.4优化专业结构，建立新时代的档案管理人员队伍

在电子文件日益发展的今天，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

4.结语

在信息时代下，电子档案的应用越来越广泛，对电子档案的管理要求越来越高，如何更好的对电子档案进行管理是一项复杂却不可回避的问题，因此，仍需对改进电子档案的管理进行更深入的研究，以实现对电子档案更好的管理和利用。