关于高校软件采购工作的思考
[摘 要]随着国家和地方政府对高校的投资建设的加大，高校在教学、科研仪器方面的投入比例随之扩大，软件采购的规模比例也快速增长。软件的应用使得高校的教学、科研以及管理水平日益提高，但是由于软件产品和软件行业本身的特殊性，使得软件的采购工作出现了诸多问题。很多高校在购入软件投入使用后存在运行不稳定，功能模块不符合实际需求等问题，不仅影响了学校的教学进度和教学质量，也给学校造成了经济损失，因此软件采购工作引起高校越来越多的重视，各个高校都在探索建立一套行之有效的软件采购工作流程。
[关键词]高校；软件采购；工作流程
1 高校软件采购的范围
高校采购的软件产品一般分为两大类：一类是用于教学科研方面的软件产品，如信用管理实习系统、外贸服务管理系统、多媒体教学软件等。由于目前很多高校都以建设应用型本科院校为导向，从企业的实际需求出发，调整人才的培养方向，注重学生的实际操作能力的提高，而教学软件是培养学生实践能力和创新能力的最好载体，因此，为加强学生的实验教学，尽快提高学生的实际操作能力，各高校近年来不断购买实验教学设备及实验教学软件。
另一类是用于行政管理方面的软件产品，比如教务系统、财务系统、人事系统及学生管理系统等。这类软件主要是如实反映学校的办学情况、内涵建设、专业建设等实际状态，以便提升学校的管理水平，保证学校的各项业务的健康发展。
2 高校软件采购工作中存在的问题
通过近几年的软件采购工作，笔者认为高校的软件采购工作存在以下几方面的问题。
2.1 软件采购前期准备中存在的问题
软件产品与仪器设备、办公家具等产品相比具有抽象性，不能用定量指标去描述。不同品牌的软件产品可能功能性一样，但其设计思路及侧重点却各有不同，各有其优劣势。但是采购业务人员或者招标评标时的专家评委不可能接触或适用所有市场中软件产品品牌，如果需求部门没有提前做好充分的市场调研和试用，使得采购业务人员或者专家评委很难在有限的时间内做出正确的判断和选择，往往造成采购回来的软件不适合用户的实际需求。
2.2 软件采购评审期间存在的问题
（1）由于软件产品的抽象性和非定量性，不同品牌相关性能的软件产品技术参数和性能参数的分值设定比较难。所以很多高校在确定评分标准时常以价格作为主要参加标准，使得有些软件供应商采取低价进入的方式，导致采购回来的软件产品不符合用户的需求。
（2）由于软件产品的特性，很多高校在招标评标过程中采用现场演示环节，借助这个环节可以使得评委较为直观地了解软件产品的各项功能模块和各自的特点，但是在实际操作过程中，很多软件产品的供应商派来参加投标的代表并不是软件工程技术人员，他们往往只能介绍产品的性能，但不能详细地解读他们的软件对于采购用户部门的具体满足点，导致这些演示往往流于形式。
（3）由于高校主要采购的软件产品是用于教学科研方面的，这些软件产品专业性强、技术要求高且采购预算不高，但目前国内用于高校教学科研的软件开发商数量有限，导致选择余地有限。
此外，软件行业主要由三部分企业构成：软件开发商和个人开发者；软件出版商和制造商；软件销售商。这三类企业中，虽然有些专业软件开发商也同时具备了制造能力和销售能力，但行业内大多数开发商仍主要从事开发、设计工作。因此，在国内同时具备开发、出版制造和销售能力的“三位一体”的软件企业甚少，大部分的投标供应商多为软件产品的销售代理商，这些代理商资质参差不齐，他们只关心销售业绩，本身具有的专业技术人员力量不足，当销售完产品后，后续培训、维护以及更新升级服务跟进不到位。
2.3 软件采购售后服务存在的问题
许多软件产品供应商重销售，轻服务，一旦软件产品供应安装后，他们本应该提供的后续维护、升级等跟进工作拖沓不及时，或者对高校教师的培训不到位不全面，使得部分模块功能不能发挥实际效用，导致用户认为该软件产品不符合教学需求，而不断重复购买软件。
另外，软件产品虽然是针对某个需求设计，但是功能差不多的软件产品实际运用的方式方法却有不同，但是大多软件产品公司在销售完成以后，就不再跟进沟通软件实际使用过程中的一些问题，未能及时听取用户部门的意见，改进软件以适应实际教学、科研需求。
2.4 软件采购工作中的其他问题
2.4.1 高校用户部门与采购部门业务衔接问题
高校各部门之间管理职能不同，虽然软件产品的采购工作是由采购中心或者实验室与设备管理处负责，但是，前期的市场调研、论证以及试用产品功能等工作是由用户部门上报上级主管部门审批后才转到采购管理部门负责。这就导致实际采购过程中，可能出现以下几个方面的问题：①用户部门重申报、轻验收，很多高校的用户部门在软件采购回来之后，没有进行完培训，也没有试用一段时期，就直接验收通过，导致在实际的使用过程中出现问题后再与供应商不断沟通磨合。②近年来，国家和地方政府用于高校教育投资项目增多，但是这些项目资金的投入都有一个下发使用期限，导致很多院校在没有经费的时候不事先认真调研选择，待到经费下发才急忙选购，仓促验收付款，往往选购的软件并不适用，影响了使用效果，造成了采购浪费。
2.4.2 高校采购业务人员的综合业务素质不平衡
虽然高校非常注重采购的管理水平，但是，很多高校采购业务范围涉及面广，包括教学、科研、行政管理等多方面，而且现在科技发展日新月异，软件产品的更新淘汰速度非常快，就要求采购业务人员的综合素质不断提高。但实际中，大多高校的采购业务人员并非专业人员，尤其对软件这类抽象产品了解有限。因此，更多的专业判断是由用户部门把控，从而导致选择倾向性等问题，致使重复采购现象严重。 3 完善高校软件采购工作的几点建议
3.1 重视前期调研，加强试用管理
由于软件产品的特殊性，就要求我们必须重视采购前期调研、论证工作，可以从以下几个方面加强管理：
（1）建立多元化的市场调研渠道，可以通过网络、电视、报纸、供应商推广等多种渠道了解软件产品各个模块功能、操作方式、应用范围等，然后重点选取几款软件通过现场试用，实地考察、实际操作等方式深入了解。
（2）要认真听取老师和学生等使用者的使用感受，找到或者开发出能真正解决现有问题的新功能模块，从而真正提升管理或教学水平，而不是一味地升级换代，购置新的软件产品。
（3）尽量在同类软件产品中选择更多的品牌进行试用，并且建议试用期限每款产品至少试用1个月。对于教学科研软件产品，不仅要用户部门的专职教师试用，还要请申报该学科的学生操作试用，从而找到一款真正适合用户需求的产品。
3.2 细化评审环节，完善现场演示
（1）根据产品不同的特性，选择恰当的采购方式。目前，用于教学、科研等方面的软件产品的供应商有限、专业类软件品种有限，有些专业类教学软件在整个销售市场中仅此一家，但有些专业类软件产品却品种繁多，所以针对不同的种类，应该通过深入市场调研选择恰当的采购方式。
（2）在制定评分标准时，要加大对投标人人员结构的评比分数，要求投标人的人员配备方案中明确技术开发人员和售后服务技术人员的数量、学历、任职年限、从业经验。
（3）完善现场演示环节。虽然，现在很多高校在评审环节设置了现场演示环节，但是对于演示环节没有提出具体的要求，导致很多时候演示只是一种形式，因此，要进一步完善现场演示环节，我认为要从以下几点做好：①根据用户方的实际操作需求设定演示内容，可以防止有些供应商演示内容脱离主题。②根据软件产品的特殊性，要求演示人员必须是供应商的技术人员。现在，很多供应商仅派销售人员过来应标，而当评委问一些软件产品的专业知识时，销售人员又以不懂软件为托词，导致评委不能详细了解软件的特点。③现场专家评委应对每个供应商应提出相同的问题，可以保证每个投标公司都得到公平、公正的评判。
3.3 理顺采购程序，提升综合业务水平
（1）高校软件产品采购一般集中在财政资金下拨的时候，平时，用户部门往往忽视提前进行采购调研和试用，到了资金下发的阶段，急忙递交申请，但是采购流程又涉及用户部门、申请管理部门、财务部门及采购管理部门等，每个环节流转之间动辄花费数日，往往造成流程走完后剩余采购、验收以及报账的时间仓促，所以建议建立一套采购流程时间表，按照每年财政资金的下拨规律，提前8个月用户部门开始着手市场调研、论证和试用，然后提交项目部门跟进后续工作。
（2）高校软件产品的采购工作涉及范围较广，包括教学、科研及管理等方面，而且现在处于科技经济大发展时期，软件产品更新换代速度非常快，这就要求高校的采购业务人员必须与时俱进，要多了解软件市场的市场行情，多搜集软件产品信息，多学习软件产品相关知识，同时要注意学习新的政策制度，这样才能在软件采购这项工作中游刃有余。
4 结 论
高校软件采购工作涉及面广，责任重大，不仅影响高校的教育发展，还影响了高校的资源使用效益，作为高校采购工作人员，要不断在实践中总结经验，探索行之有效的工作措施，创新工作思路，进一步提高软件采购管理水平，确保高校各项工作的顺利开展。