工程建设项目采购提前期缩短策略研究

[摘 要]本文从工程建设项目的特殊性入手，分析采购提前期在其中的表现及重要作用，并根据当前存在的问题提出压缩采购提前期的策略，对于提高企业项目管理能力具有重要意义。

[关键词]工程建设项目；采购提前期；压缩策略

1 引 言

随着经济全球化的迅猛发展以及我国加入世界贸易组织，工程建设项目无论是从规模还是标准上都不断与国际接轨，面临着日趋激烈的市场竞争。为适应多变的国内外环境，提升企业迅速响应市场的能力，对工程建设项目进行专业化管理显得非常重要。据统计，在工程项目建设中，物资成本所占比重较大，一般会占到工程项目总造价的60%～70%。与此同时，由于工程建设项目具有长期性、复杂性、高投资性的特点，物资采购工作往往呈现出采购品项品种繁多、采购与设计的协调难度大、采购周期与项目进度时常冲突、采购物资质量风险问题突出等问题，这些问题导致物资采购工作周期过长而严重影响工程项目的进度，阻碍了项目顺利完工。为了保证项目按时、按质地完成，需要从采购管理的角度进行优化，通过缩短采购提前期来保证采购物资能够准时保质保量地供给。

2 工程建设项目中采购提前期问题分析

2.1 采购提前期在工程建设项目中的表现

2.1.1 工程建设项目与采购提前期

工程建设项目是指在具有一定的起止日期、受一定条件约束的、以达到规定要求为目的的相关活动组成的特定过程。根据不同的标准，工程建设项目的分类也比较庞杂。虽然分类多样，但究其本质，工程建设项目要管理的内容不外乎项目管理中重点强调的对范围、时间、预算、质量以及风险的管理。因此，保证工程建设项目在规定的时间和预算成本内，以合理的进度以及满足客户需求的质量完成是工程建设项目管理的主要目标和工作重点。

通常情况下，工程建设项目可分为四个阶段，采购提前期通常出现在工程建设项目的第三个阶段――采购与施工阶段。

图1 工程建设项目四阶段

提前期是提前期是指在供应链的供需环节中下游顾客需要某种产品（或服务）时需上游供应商提前准备该项目的时间长短。一般供应链中的提前期，由采购提前期、制造提前期、发运提前期和交货提前期等构成。而具体到采购提前期（Purchase Lead Time），一般由采购预处理提前期、采购处理提前期、采购后处理提前期三个阶段组成。

图2 采购提前期

采购预处理提前期是决定采购订单发出之前的处理过程的时间，包括报价、选择供应商、进行商务谈判、订单签订、合同审批等过程。采购处理提前期是从供应商接受订单及发货到指定地点的时间，它可能包括采购、制造、发运等提前期。采购后处理提前期是从接收地收货、点数、检验到接受入库的时间。

采购提前期对工程建设项目的影响，可以从对项目进度管理、项目质量管理以及成本控制三个方面进行分析。

采购提前期对项目进度管理的影响。进度管理是项目管理的三大任务之一，主要是通过科学合理的方法确定进度目标，编制进度和资源供应计划，最终目标是保证项目在质量、成本、进度之间达成目标。采购提前期能够通过控制采购进度进而影响整个工程进度。在工程建设项目中，施工所需的材料、零配件、机械设备等如果不能按时运到施工现场或者到达施工现场后发现质量不符合有关标准的要求，这些情形都是影响施工进度。

传统的工程建设项目，物资采购工作通常在第三阶段即采购与施工阶段开始，也就是在完成市场分析、方案设计等过程之后，才开始着手采购工作。但随着项目管理水平的提升，物资采购工作开始前移，采购提早介入有利于更早明确需求，并根据市场信息提供关于成本上的辅助建议。

图3 采购在工程建设项目中的表现

采购提前期对项目质量管理的影响。质量是企业的生命，而由于建设工程项目一般具有极强的社会效益，甚至关系到国家安全等，所以对其质量的要求更加严格。采购提前期对施工质量的影响主要是通过其对项目进度的影响体现的。如果因为采购提前期延迟而影响到项目进度，企业为了保证项目按时完成以将各方损失降至最低，必然加快施工进度，这对施工质量而言存在很大的风险。

采购提前期对项目成本控制的影响。成本控制是项目管理的另一重要任务。在工业项目成本构成中，采购原材料及零部件成本占项目总成本的比例大体在30%～70%，平均水平在60%以上，这一比例在工程建设项目中表现的更突出。工程的施工进度与成本有着相互影响、相互制约的关系，在工程建设过程中，经常会出现因为采购物资供应不能及时到位或者物资质量问题产生纠纷而使采购提前期延长进而延误工程进度，最终使得成本超出正常的预算水平的情形。

由上所述，采购提前期与项目进度、项目质量和成本之间的关系显而易见。项目进度对于建设工程项目而言至关重要，施工进度的安排是否合理，直接关系到工程项目的成本工期及质量。而采购提前期作为整个项目的前端阶段，在整个项目工期中占据了很大的比例，所以采购提前期的延长和不确定又会给整个建设项目带来极大的成本、质量风险。

2.2 当前采购提前期问题在工程建设项目中的表现

2.2.1 对采购提前期的重视程度不够在工程建设项目中，一个很突出的问题就是由于企业没有意识到采购提前期的重要性，认为采购提前期只是一个供应时间长短的问题，并不会对工程建设目标的实现造成致命影响。这是导致采购提前期经常延误的主要原因。

2.2.2 采购计划管理不到位，需求信息不对称在工程建设项目中，经常会出现使用部门对物资采购随要随提、紧急采购、需求计划不准确等问题，没有采购提前期意识，造成采购进度压力大。信息不对称是影响上下游衔接的致命问题，也在很多情况下影响了采购提前期。 2.2.3 采购物资分类混乱工程建设项目所需的物资品种往往比较繁多，但管理工作却不规范，导致物资管理秩序混乱。不重要的紧急采购、重要不紧急的延迟采购等问题严重影响了采购提前期的稳定性及合理性。

2.2.4 供应商管理不规范供应商的有序管理是保证工程物资及时准确到位的重要条件，但在实际的工程建设过程中，因为需求管理的复杂性和特殊性，导致供应商对正在建设的项目没有预期性的准备与认识。

3 工程建设项目中缩短采购提前期的策略

由于采购提前期对于工程建设项目而言很重要，所以根据其表现以及存在的问题，提出以下压缩策略。

3.1 采购品项差异化管理

供应定为模型基于对采购品项的年支出水平和供应影响、机会、风险两个因素权衡采购品项的相对重要性，将采购物资和原材料分为四个品项：常规型、杠杆型、瓶颈型和关键型。针对不同类型的采购品项实施不同的采购管理策略，这在建设工程项目中同样适用。

图4 供应定位模型

3.1.1 常规采购品项

常规品项是指影响/机会/风险级别和支出水平都很低的采购物资，这类产品和服务一般都拥有大量供应源。所以，对于此类品项，公司在管理上可以花费最小的精力，可采取外包给第三方进行集中采购的方式，通过增加采购支出来提高供应商的重视程度，从而形成伙伴关系。

瓶颈品项是采购提前期压缩策略中需要重点解决的问题。在采购管理工作过程中，一方面要增加供应渠道；另一方面要通过技术支持寻找替代品。从博弈角度而言，此类品项供应商占主动地位，为了保证供应，企业最后做一个“好顾客”，与供应商签订定期合同开减少风险。

3.1.3 杠杆采购品项

杠杆型品项是风险级别低但是支出水平高，也就是说采购量较大但对产品重要性不高。因为杠杆品项这种高价值和低风险的特点，价格就显得尤为重要。对于这种品项，要区分情形加以对待。供应商的数量、合作类型、合同类型等变量要根据该类产品在市场上资源供应情况确定。同时注意，要积极利用电子商务和互联网的帮助。

3.1.4 关键采购品项

关键品项具有高价值高风险的特点，这是企业物资管理的重点。对于这类物资，在项目方案设计时就应给予足够的重视，最好能够通过价值分析/价值工程等方法联合供应商进行技术改进和开发，并对流程进行再造和优化。与供应商应保持长期合作的关系，并积极进行学习和沟通。

3.2 供应商早期介入

供应商的早期介入，是指在产品开发设计阶段，供应商就能参与其中。在建设工程项目中，可以通过让供应商在设计阶段就进行相关信息的分享，对某些问题提出专业性建议来缩短采购提前期。项目开发小组吸收供应商的工程师参加，将采购纳入设计程序的管理，不仅有利于设计部门与采购部门在设备、材料的采购工作中协作，而且还可以缩短采购提前期进而缩短工程建设周期，因为供应商不必等到产品设计完，就可以提前为该项目所需的关键物资计划供应。

3.3 电子平台的应用

建立双方能进行信息共享的平台，是减少采购方和供应商之间矛盾的有力措施。在工程建设项目中，企业可以利用自身已有的或者与项目高度相关的利益相关者的电子商务平台进行采购管理，这样，供方对于项目的采购需求数量、采购产品的技术要求、项目的实施进度等信息有充分及时的了解；同样承包商对于供方的供应能力、规模、产品质量、生产进度等信息也了如指掌。双方的进度计划及项目的设计变更等关键信息能够在供应链中保持透明。

3.4 价值分析/价值工程

价值分析（VA）和价值工程（VE）是一种结构性问题解决方法，它用于对特定问题或需求，它通过对产品的功能分析，研究如何以最低的成本去实现产品的必要功能。

价值（V）=功能（F）/ 成本（C）

应用VA/VE，既要研究技术，又要研究经济，主要从以下两个角度展开。一是对建设工程项目的设计方案进行分析，重点分析建筑因素、结构因素以及设备因素，剔除不必要的辅助功能，寻找现有方案的优化方案或者替代方案。二是对建筑工程项目所需的原材料、零部件以及机械设备等物资进行优化分析，寻找能够带来更多价值的物资，比如哪种材料被另一种替换更加合适，而替换的后的材料能够在不增加成本的情况下有更更多的供应商可以选择或者该材料正是分销商在原厂话语权比较大的，这也可以降低供货风险，进而缩短采购提前期。但是，必须要注意的是，方案的优化或者原材料的替换不能以牺牲质量为代价，必须在保证质量的前提下寻找缩短采购提前期的方法。

3.5 供应商管理库存

现在很多企业都在竭尽所力地降低库存以减少资金占用，但对于建设工程项目来说，需求物资品种繁多，零库存是不现实的。尤其是涉及影响生产的关键物资，一旦供应不上，将直接导致生产的中断。不过，过早的囤积施工时领用的做法也不再是最理想的状态，如何能够在不占用过多库存空间和现金流量的情况下，保障采购物资及时供应是一个值得思考的问题。供应商管理库存（VMI）并不是一个新鲜产物，具体做法是，供应商在下游企业的允许下设立库存，下游企业将商品数据的变化随时传递给供应商，供应商根据这些数据决定未来的货物需求数量、库存水平和补给策略。在建设工程项目中，通过供应商管理库存能够有效的降低“牛鞭效应”，减少信息不对称，降低企业的存货库存，缩短采购提前期。在实际应用中，下游企业可以从自己的仓库中隔离出一部分作为在建项目的VMI库，而且这种方式最好有信息技术作为支撑。

4 结 论

工程建设项目有其自身的特殊性，在选择采购提前期的缩短策略是应该根据具体项目的情形进行侧重，不能一蹴而就。从缩短采购提前期入手能够更好地确保项目进度，从而增强企业在变幻莫测的市场中保持竞争力。