铁路人事档案创新管理模式

人事档案管理是人力资源管理中的重要部分，对于企业选人用人、岗位配置、职级核定有着不可替代的作用。人事档案详细记录了职工本人学历教育、家庭组成、工作履历、业务能力、性格爱好、奖励处分、信用评级等重要信息，为职工的提拔任用、职级升迁提供了第一手的真实资料。

一、铁路人事档案管理现状

（一）档案管理基础薄弱。档案管理是企业基础管理的重要组成部分。档案因其历史性、确定性和原始记录性，使其具有极强的法律依据作用。但因档案本身无法产生直接经济效益，在效益最大化的经营理念下，部分企业管理者不重视档案管理工作，从而导致档案日常管理松懈，基础薄弱。因此，在大多数企业认知中：人事档案只是一份人员的履历，保存即可，无须再进行后期管理。其实不然，“以铜为鉴,可以正衣冠；以人为鉴,可以明得失；以史为鉴,可以知兴替”，要想充分发挥职工的能力，最大化地提高企业人员劳动效率，就必须建立完善的人事档案管理机制，准确掌握每一名职工的详尽资料，人尽其才，避免张冠李戴，影响工作质量与效率。（二）人事档案管理方式老旧。随着科学技术的发展，大数据、云技术已经广泛应用到社会生产、生活的各个方面，但是铁路人事档案管理方式却没有得到有效改进，仍采用传统的纸质载体管理存放，纵然应用了一些信息化的手段，也只是简单地对人事档案进行了编目，没有开展人事档案的信息化、智能化管理。（三）档案管理人员业务水平参差不齐。在大多数人眼中，档案管理工作就是简单地对资料进行收集、整理、保管，这是对档案管理工作的片面理解。实际上，档案管理是业务性强、专业知识要求高的工作。人事档案管理人员，除了具备人力资源管理相关业务知识、档案管理业务技能及一定的文字功底外，铁路人事档案管理人员还要熟知铁路运输生产组织、各系统的基本业务范围及相关法律法规。因此，要从事人事档案管理工作，必须具备较强的专业技术知识。但因为重视程度不足、日常业务知识培训学习不到位，造成了档案管理人员业务能力水平参差不齐，工作开展停滞不前。

二、传统纸质档案管理模式的优缺点

（一）传统纸质档案管理模式的优点。1.原始记录性、安全性。纸质档案因其材质特征，很难做到修改后不留痕迹，这在很大程度上确保了档案的真实性与原始性，对于档案信息的保护更加安全，具有第一手材料的价值。2.凭证性。质档案作为现今使用最广泛的记录载体，其所具备的法律效应和凭证作用是无可替代的。虽然电子签名、电子档案已得到法律的认可，但电子档案是以计算机为载体保存的，而计算机容易受到病毒、黑客等的破坏，使得司法部门对其凭证作用依然持谨慎态度。（二）传统纸质档案管理模式的缺点。1.纸质档案保管成本偏大。纸质档案保管需要极大的空间，而且保管条件要求严格。档案库房需要防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，同时还有符合档案存放的承重要求，这使得档案库房的建设成本较之一般建筑偏高。同时纸质档案在进入档案库房前，还需要经过去酸、消毒、除尘等工序，日常保管需要定期进行防虫、防潮处理，人工及设备成本较高。2.纸质档案易损坏，不易传播。纸质档案因材质原因，受温度、湿度、光照、时间等因素影响，容易出现纸张老化变脆、发霉等现象，且纸质档案通常都是唯一的，使得其利用不方便，不易传播。3.查阅检索耗时长。虽然我们在纸质档案整理时，已经对其进行编目有序存放，但在查询的过程中还是比较费时费力，如果要多次查阅则更为不方便。

三、铁路人事档案管理的改革方向

（一）加强对人事档案管理的力度。无论是单位还是个人，对人事档案的重视程度，是决定人事档案管理水平的先决条件，专业的管理人员和必要的经费投入是做好人事档案管理的重要条件。档案管理人员应加强对人事档案的研究和利用，为企业选人用人、发挥人才优势提供第一手资料，使领导充分认识到人事档案管理在企业发展中的作用，自觉加强对人事档案管理的力度。（二）完善人事档案管理配套设施。人事档案管理工作在铁路运输部门尤为重要，它对铁路运输部门优化人才资源配置发挥着不可替代的重要作用。在交通强国、铁路先行的大形势下，铁路运输部门应当加大对人事档案管理的投资力度，确保人事档案管理工作得到长足发展。随着铁路建设的飞速发展，纸质档案逐年增加，因此科学的管理系统、完备的配套设施，是提高人事档案管理水平、确保人事档案管理安全的必要手段。（三）健全电子人事档案安保措施。信息技术、数字技术的不断发展，给人事档案管理的改进带来了新的契机。电子铁路人事档案创新管理模式之探析文/翟华敏本文以当前铁路人事档案管理现状为依据，通过对纸质档案优缺点的分析对比，结合信息技术给人事档案管理带来的变化，从当前铁路运输企业对人才的实际需求，就做好铁路人事档案管理工作提出了切实可行的改革建议人事档案的建立，为我们方便、快捷地利用人事档案提供了条件，但健全电子人事档案安保措施非常重要。为确保电子档案安全、完整，我们可以通过制度约束、技术卡控等措施来排除档案内容人为修改的可能。同时，还可以采取人事档案异地备份、信息设备实时监控、木马病毒定时查杀等措施来避免电子档案遗失、损坏。（四）实现电子人事档案与纸质人事档案的有机结合。纸质人事档案与电子人事档案因其自身的优缺点，要实现二者的有机结合，就必须扬长避短，既要发挥纸质档案的原始性和安全性，又要凸显电子档案的便捷性。建立完善的人事档案综合管理系统，是改进铁路人事档案管理模式，提高管理质量与使用效率的有效途径。（五）人事档案管理向大数据发展随着云技术的发展、人力资源管理的变革，人事档案管理也不能固步自封。要充分应用新技术发展的红利，将大数据应用到人事档案管理中去，对人员学历、职称、性格、征信等数据进行汇总梳理，利用大数据进行分析，为企业发展输送适合的人才资源，做到人尽其才。

总而言之，随着铁路建设的不断加强，铁路人事档案管理模式的改革与创新也势在必行。我们要高度重视人事档案管理工作，加大人力、物力的投入，及时解决好人事档案管理工作中遇到的问题，努力提高人事档案管理水平，为铁路事业的发展发挥好人事档案的作用。

作者:翟华敏单位:陕西省铁路投资（集团）有限公司