知识管理趋势下如何强化档案建设

摘要：在当今知识经济高度发展的时代，企业档案管理工作日益重要，并逐渐成为企业在市场竞争中的一个关键因素。而对于工程档案来说，各单位要实现自身的企业转型，就必须加强对单位档案资料的管理，通过强化信息化建设保证档案信息的完整性、真实性、可用性，为企业生产、经营和管理提供坚实可靠的依据，以保障企业在市场竞争中拥有更强的竞争力，在经济产业知识化的社会中获得长远的发展。

关键词：知识管理；工程建设单位；档案信息化建设

一、知识管理的含义

知识管理是在当今知识经济时代产生的一种新型的管理理念和方式，它将知识经济、现代企业管理思想和理念与现代信息技术融为一体，通过打造一个技术与人文相结合的知识系统，是将企业的知识和信息进行全面的收集、整合、保存与发布，使知识信息不断完善和更新的过程，从而为企业生产经营和管理提供强有力的决策依据，让企业在激烈的市场竞争中掌握主动权，在应对各种纷繁复杂的外部环境中，不断完善企业的产品和服务，以提高企业生产力和创造力，实现企业的可持续发展。因此，知识管理可以说是企业成长和发展的内在动力，对企业价值和市场核心竞争力的提高有着重要作用。

二、基于知识管理趋势下的工程建设单位档案信息化建设现状及存在问题

从档案管理发展的路径来说，建设单位的工程档案管理大多经历了三个阶段，第一阶段是手工管理，第二阶段是计算机辅助档案管理，第三阶段是当今的信息化档案管理。目前，一部分企业已经开始积极探索和研究知识化的管理方式，但对现今工程建设单位档案工作来说，在实现知识化管理的道路上仍面临不少问题，存在许多挑战。一是整个档案工作任务重，压力大。很多企业成立时间较早，积压的工程项目资料较多，管理分散，缺乏完善科学的档案管理体系。二是工程档案资料归档不及时。许多项目建设周期长、涉及专业多、参与人员多、中间变更多，导致档案资料难以得到及时地收集归档。而且由于设计人员和现场施工管理人员流动性大、变更频繁，其自身拥有的知识经验无法得到很好地积累和保存，也造成企业隐形知识流失较多[1]。三是档案信息资源难于共享。由于建设项目的档案及成果文件都分散在各个部门，收集不完整，归档不及时，加上分散管理，各部门之间出于知识保护、管理不善等原因无法进行知识信息的共享，导致各种数据和信息无法得到最大化的利用，从而造成资源浪费。

三、基于知识管理趋势背景下工程建设单位加强档案信息化建设的措施

（一）统一标准、制度和流程，是实现档案管理电子化、知识化的基础

在知识化管理理念中，加强工程档案信息化建设首先必须做好基础性工作。工程档案信息量大、涉及专业和部门多，利用率高，只有经过系统的归档整理，单位档案工作才能具备一定基础，积累大量的信息资源才能系统化。因此，要实现档案信息化管理，必须先加强档案管理基础工作。具体可从以下两方面着手：1.制定统一的档案管理标准、制度和流程是单位工程档案信息化建设的基础。由于建设工程规模大、周期长等特点，对工程文件的收集归档必须采取诸多举措，从工程立项开始，对设计、施工、竣工验收等不同阶段形成的文件进行收集归档，以确保工程档案的真实、完整、准确。要对所有工程档案进行规范整理、著录，完善检索，并利用信息化管理系统，将各类管理性文件和图纸扫描转化为数字化副本，将数据整合保存在数据库中，便于后期检索、利用，提高档案资料的利用效率[2]。2.建立档案管理信息化系统是工程档案信息化的前提，必须将档案管理的标准和流程固化到档案信息管理系统，对工程文件、档案和各类知识进行集成管理。一是建立和完善电子档案管理制度和流程，并将标准细分、流程固化，使细则和流程固化到档案管理系统。只有将单位档案管理制度标准及流程与信息化管理系统相结合，才能使工作人员在运用档案管理系统对档案信息进行管理时有章可依，有制度可循，从而使整个档案信息化工作更规范、更专业。二是通过系统对工程文件的收集归档、整理、鉴定、检索等实施全程管理，从方针政策、管理制度体系、项目保障措施等各个层面制定电子文件管理战略及系统集成基本框架，从工程建设管理与文件形成归档同步集成，从而实现工程管理流程的优化，做档案与知识管理信息化、网络化的实践者，最大限度地实现档案信息资源共享，为工程建设、管理提供高效、快捷、安全、增值的数据和档案服务。

（二）强化资源建设和管理是知识化前提下档案信息化建设的核心

资源建设是实现档案资源知识化管理的基础与核心，也是提高资源利用效率和档案管理工作质量的重要保障。因此，必须明确数据信息资源的来源、结构和重要价值，并针对知识资源的核心内容和应用需要进行深入分析，做好整体规划，制定出切实可行、科学合理的管理目标和管理策略，有步骤地进行知识资源管理的建设工作。1.要在已建立的强大数据资源知识平台的基础上，优化数据管理方式，对数据资源的收集、储存、管理、利用等各环节进行分析，找出并解决其中存在的问题，提高数据资源利用率。2.企业要根据自身实际情况，根据自身发展和生产经营的需要，建立专题性知识资源数据库，比如标准更新库、协同作业指导书、行业规范等基础性数据库，还有以图片、视频、设计方案、设计资料、竣工图纸等为主的工程资料库，以及科研成果、论文报告等知识成果数据库。有效做好电子文件的形成、传输、流转、存储、利用，做好档案大数据信息的挖掘和协同管理。

（三）专业培训是提高知识化管理前提下信息化建设水平的有效途径

对于工程建设单位来说，档案信息和数据极其珍贵，如果管理不当，会给企业造成很大损失。因此，企业必须加强员工档案专业知识和档案管理信息化知识的培训。1.企业可通过采取外部培训、内部培训、聘请专家指导等措施，用先进的管理理念和管理经验指导员工，促使员工转变观念，提高和优化管理档案方式，实现档案管理专业化、科学化，提高信息化建设水平。2.企业还应积极吸纳专业档案管理人才，招收一些高学历、高素质档案管理专业人才，提高企业档案人员的专业素质。

（四）优化档案信息化管理方法是知识化管理前提下强化信息化建设的重要保障

科学的管理方法是提高档案信息化管理工作质量和水平的重要保障。为此，档案管理部门要注意做好以下两方面工作：1.提高管理体制的流畅性，保证档案管理机制顺利有效地发挥作用。这样才有利于档案管理部门建立起完善的数据信息档案管理制度，明确责任，保障每项工作落实，从而实现管理部门整体工作水平的提高[3]。2.现代化管理设备是提高档案管理工作效率的基础，也是实现档案管理知识化建设的必要条件，企业应根据自身实际需要适当加大资金和技术投入，配备信息化专业设备，并对员工进行设备操作培训，让员工尽快熟练掌握先进的信息设备管理方法，不断地对先进设备进行升级和优化，保障设备的有效运转[4]。

四、工程建设档案信息化建设案例

在此，本文以深圳某地铁线的档案管理信息化建设历程为例，深入探讨知识化管理在工程建设单位的应用发展情况。深圳某地铁线是2011年底第26届世界大学生运动会相配套的深圳城市轨道交通建设二期工程项目，起点站为前海湾，终点站是黄贝岭，途经27个站点。从工程建设开始到建成通车，历时三年半。涉及从建设项目(工程）的提出、调研、可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工到竣工验收投入运营的全过程中形成的应归档保存的全套文字材料、图纸、声像等载体形式的档案。在项目建设过程初期，工程档案管理曾出现以下问题：一是档案管理没有整体规划，没有明确的标准，无制度约束；二是建设项目各参建单位工程文件形成归档无专人负责。三是无相关档案电子化设备和管理系统，档案管理人员相关知识缺乏。为此，当时的建设单位即项目管理部门下大力气加强档案管理，取得了很好的效果。主要采取了如下措施：首先，针对当时参建单位档案管理人员能力和素质参差不齐、对工程档案管理重视程度不一的问题，一是在较短时间内建立健全了项目档案管理责任制、档案管理人员工作责任制和工程文件形成、归档、移交等档案管理制度，将档案管理职责分解落实到各个部门，健全了各个层级的人员管理网络，制定了上岗要求和标准。二是通过各种方式加强人员培训，提高档案管理人员专业水平。其次，针对很多操作层面的东西，如施工用表填写和签名用章不规范、缺乏统一标准的问题。单位采取先统一标准，再对表格和签章等问题采取对照标准，同时结合实际进行协调，不断完善管理体系的做法，使施工用表填写和签名用章越来越到位，管理标准和制度越来越完善，管理更加规范。最后，针对工程文件不完整、归档不及时的问题，则通过利用档案管理系统加强信息化管理，利用信息技术对工程文件形成归档进行全程控制，使工程建设与工程文件形成、归档同步进行，确保了及时归档和工程文件的准确、真实、完整。综上，要想顺应知识化管理的趋势，对建设单位进行档案信息化建设，必须先认识档案管理的重要性和必要性，积极转变档案管理理念，根据自身发展需求和实际，利用科学管理制度和方法，借助先进管理技术和管理经验将档案管理的质量和水平提升到新的高度，才能保障档案信息等知识资源的有效利用。

参考文献：

[1]丁军艳.工程勘察设计档案知识化管理探索[J].机电兵船档案,2018(6):44-45.

[2]叶琳芳.知识管理趋势下勘察设计行业的档案信息化建设[J].办公室业务,2016(14):82.

[3]吕馨.信息化背景下勘察设计单位的档案管理工作[J].办公室业务,2016(10):156.

[4]陈淑芬.提高勘测设计行业档案管理信息化之我见[J].城建档案,2016(6):21-22.