探讨如何使档案管理变得更加科学化

[摘 要]档案管理是现代社会精神文明发展的基石，做好档案管理工作对社会发展有着积极的意义。本文通过概述科学化管理档案的必要性，我国的档案管理现状提出档案管理的新方法，为科学化的档案管理提供依据。

[关键词]档案管理；科学化探讨

一、档案管理科学化的必要性

（一）提升国家软实力

文化作为民族凝聚力和创造力的源泉，成为决定国家综合国力的重要因素。档案是具备了宝贵的精神文化财富的历史记忆，对文化发展具有推动作用。档案涵盖了社会经济、文化、社会的方方面面，对社会文明进程具有相当的说服力和吸引力，其价值不可估量。档案管理工作从本质上说就是对人类文明的整理与保存，做好档案管理无疑是赞娱乐文化发展的制高点，把握了社会文明发展的主动权，这是国家软实力的体现。因此，做好档案管理工作为国家软实力的提升做好了铺垫工作。

（二）顺应信息化发展趋势

在我国，信息技术的发展规模可谓空前，互联网新兴媒体普及度逐渐提升。现代化信息技术为档案管理提供了发展的渠道，档案的收集、储藏和传播都得以延伸，档案管理已经开始朝着系统化、数字化、网络化发展。公众对档案信息的需求日益增长赋予档案管理更大的社会责任，科学化的档案管理对其资源建设和服务功能都有一定的完善作用。档案管理必须朝着科学化发展，这也是顺应信息时代到来的革新。

（三）推动档案管理发展

经过长时间的努力，档案管理工作得到了一定的完善，管理范围、门类及技术都取得了长足的进步，但在新的形势下，档案管理的发展路途依旧长远。档案管理从业人员的素质不高、信息化建设的水平相对落后以及档案管理的制度不够完善等问题使得档案管理工作还有很大的提升空间。推动档案管理的发展已成为亟不可待的工作，科学化的档案管理能够使其在根本上有很大的提升。

二、现代化档案管理进程中出现的问题

（一）标准化程度低

在档案管理工作中，标准化是一种必要条件。从上世纪八十年代至今，我国一直大力推广标准化工作，同时制定的一系列文件使得方案管理的标准化形成体系。在档案自身的复杂性驱使下，档案管理体系也趋于复杂，需要做好分散管理。在历史沿革下，档案管理走上了一条自给自足的发展道路，各单位根据自己的实际情况选择档案管理硬件设备，使得档案管理水平参差不齐。任由这种盲目的档案管理方式发展下去会造成很大的文化隐患，同时标准化的进程也会受阻。

（二）管理人员缺失

现代化档案管理中，管理人员占据了十分重要的地位。档案管理辅助人员、档案管理专业人员以及高级档案管理人员将三个层次的管理工作细分，实现了档案管理合理化。然而，档案管理并不是一个成熟的学科体系，因此，专业管理人员的缺失现象极为严重，主要表现为高级档案管理人员的缺失。高级档案管理人员需要具备文化素质及现代管理技术能力，能够很好地完成组织协调工作，为档案管理工作中的基本事物做出很好的决策。然而，实际情况是管理人员的学历普遍偏低，不能兼顾科学技术和经济管理，这使得很多新的档案管理技术方法不能推广开来。制约了档案管理事业的发展。

（三）管理投入较少

影响档案管理使其不能朝着科学化发展的最大障碍及经费的投入不足，这也是档案管理工作得不到单位领导重视的有力体现。社会大众对档案管理的重要性认识不足，单位领导缺乏档案管理意识直接导致投入管理中的资金极低。因此，基层单位无力购买管理设备，档案储藏室更是简陋，这使得科学化档案管理难以实现。

三、提高档案管理科学化的途径

（一）找准定位

档案管理应该定位为为党委政府服务、为社会服务以及为广大人民群众服务的一项工作。将档案管理工作作为重点，围绕其开展其他相关工作才能保障档案管理工作的合理地位。在档案管理工作中不仅要注意常规性，同时还要找到阶段性工作的重点，增强管理的针对性和实效性。同时要注意各项工作的协调，争取档案管理工作与社会发展同步，为社会发展找到有力依据。

（二）馆藏型转向利用型

档案在传统的管理思想中一直都作为收藏品，其管理内容就是保障档案的安全。但实际上，档案的价值就是利用。如果能把档案中对过去的记录变为能够运用于未来的信息，就实现了档案管理的社会效益，同时还能转化为经济效益。

档案管理者应当了解档案的内容，将其中有价值的部分挖掘出来，用其推动全社会文明的发展。例如曾经风靡过很长一段时间的《老照片》系列图书，在其创作过程中参阅了大量的档案资料。在档案管理部门的帮助下，系列图书的内涵得以深入。将档案管理的馆藏型转向利用型利用能够实现档案的价值。

（三）使用先进科学技术

提高档案管理的科学化水平就要从使用先进的科学技术入手，先进的科学技术能够是档案管理工作从传统的纸质实体档案变为数字化档案，使得档案管理的信息化水平得以提升，同时也使得档案管理人员的工作更加简便。建立完善的档案数据库并配置信息检索功能，这样在全球范围内都能轻而易举地搜索档案资料，实现了档案的全球共享。与此同时，在开发档案管理的新技术时要保障档案安全，做到信息保密和信息分享的协调。

（四）档案管理服务开放化

新时代的档案管理工作应该得到更大程度上的开放，使管理工作表现出社会性和公益性。档案的运用不能仅仅局限在学术范围内，档案管理只有建立在覆盖面广的基础上才能走出神秘的阴影，为更多人提供有用资源。档案工作贴近群众，有利于其科学化发展。

四、结语

科学化的档案管理十分重要。应该得到大力推广，保证档案资源的有效利用，实现其价值。