高校档案管理的现状及发展趋势研究

[摘 要]本文从高校档案管理存在的问题入手，分析档案管理在观念认识、管理制度、信息化建设等方面存在的问题，并对如何改进高校的档案管理工作进行探讨研究。

[关键词]高校档案管理;现状;对策

一、高校档案的基本概念及目前现状

（一）高校档案的基本概念

高校在教学、科研、学生学习、管理过程中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料，是一种不能再生的信息资源，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。作为历史的记录、知识的载体之一，它包括文件资料管理、校园文化建设、教师履历管理、优秀课堂教学与教学实践记录、学生学习和生活管理、学籍管理、招生与毕业就业工作、教学研究等方面的文字材料、声像、电子资料，记载着全校师生员工的德、能、勤、绩，汇集着最原始、最可靠的大量信息。同样，学校档案真实客观地记录了学校发展的历程，是学校重要的信息资源，对学校具有重要的推进作用。

（二）高校档案管理现状

随着高校近几年的规模化发展，高校的档案管理工作也面临着巨大的挑战，其主要问题表现在：

1.档案管理工作地位低、领导重视不够。随着高校在“十一五”期间的规模化、跨越式的发展，各种大型重要的会议活动、重大的实验实训建设、科研项目与改革等重要的工作内容与日俱增，相应高校的档案管理工作也愈发显得重要。但由于受到传统观念的影响，很多院校没有明确的思考，只是简单的把档案工作看成一项基础性工作，提供查阅等服务，而没有看出这项看似基础的工作却对学校长远的决策提供最有价值的依据，在实际工作中没有给予档案工作足够的重视。

2.档案管理机构设置不健全。目前许多高校甚至没有配备专职的档案工作人员，只是把档案工作作为办公室工作的一项职能，而办公室工作繁多，对档案工作必然会有所“轻视”，特别是各部门的兼职档案人员身兼数职，他们最大程度上也只能按照归档范围收集档案资料，而具体的分类、录入、利用等工作无力为之，更难以专心致力于档案管理工作的钻研。

3.资金投入不足、硬件条件差。由于投入的经费不足，一些高校的档案管理部门档案信息化建设所需的设备、馆舍等基础设施不够健全，信息化程度不高，计算机管理功能未能发挥作用，还不具备高效的检索体系。另外还存在着一些学校受办学用房的限制，连基本的档案库房、阅览室、办公室“三分开”，都很难实现。

4.档案工作的管理方式落后。在信息化时代的今天，手工还运用于文书的整理立卷、归档等档案管理工作中。这样就造成立卷程序和方法还有点传统，即根据文件的主要特征或文件的类型，把所形成的全部工作文件进行区分和初步组合，然后检查、调整卷内文件，拟写案卷题名，排列卷内文件并编号，填写卷内文件目录和备考表，编制案卷封面，并对案卷进行装封。这种程序繁琐，工作量大，而且因立卷人的素质、观念的差异，往往是一卷相同的档案出现不同的形式。

二、高校管理发展趋势

（一）树立科学发展理念，用观念创新助推档案管理

观念创新是推进高校档案管理工作的前提，重点要树立三种观念。一是“以人为本”的档案工作观念。一切工作都应该围绕如何服务和促进人的全面发展，特别是教师队伍教学水平的提高和学生整体素质的提升。二是全面发展的档案工作理念。坚持高校档案建设与院系、职能部门二级档案建设的全面发展，并通过宣传，使全体师生员工增强档案意识。三是协调发展的档案工作观念，加快高校档案工作发展步伐，促进档案工作与高校各项工作全面协调发展，更好地为学校的发展服务。

（二）推动档案信息化建设，提高现代化水平

首先要求档案工作人员要解放思想、树立信息化意识，熟练掌握信息化管理工具的使用。目前由于软件的限制和办公条件的约束，很多学校只是实现了档案的目录级管理，并没有实现全文存储，更谈不上计算机辅助管理等。所以在保障了人员条件外，还要加大对档案管理信息化建设的投入。制定出详细可行的档案信息化、数字化得标准。充分发挥校园网在档案信息化建设中的作用，为查询者提供网上查询服务。

（三）立足于法，搞好建章立制工作

法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。

（四）引进、培养人才，加强档案人才队伍建设

高校档案管理是一项重要的基础性管理工作，其收集、甄别、修复、立卷、归档和安全保管看似简单，实际上具有很强的技术性。特别是随着知识经济时代的到来，数字化和网络化已成为档案管理的必由之路，更对档案管理人员的素质赋予了更高的要求。可以说，未来的“档案信息导航员”必须是既懂档案专业、又懂现代信息技术;既有书本知识，又有丰富的社会经验的复合型人才。

综上所述，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面，这就需要各院校把档案管理放在重要的位置上，增强教工的档案意识，扩大档案的收集范围，加强档案资料的管理，为广大师生提供服务，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。