办公自动化技术在图书馆管理中的应用

[摘 要]利用办公自动化进行管理，可以针对图书馆内的固定资产管理、文件管理和网络管理等繁杂的工作事务进行转变，让其变得更为轻松。基于此，本文针对图书馆管理工作中如何提高工作效率，来应对当前高速发展的社会需求进行分析。

[关键词]办公自动化技术；图书馆管理工作；应用与发展

对于办公自动化技术的发展，是基于网络技术的发展为基础而进行推进的一种新型办公管理形式。这个办公概念主要是以计算机、通信、行为科学相结合的产物。可以通过个人办公设备，利用网络进行支持，而进行工作管理的一种综合性信息控制系统。图书馆的管理工作中，引入办公自动化形式，可以利用好现代化的信息技术和科学管理手段，对繁杂图书馆的办公事务进行转化，可以有效地提升管理工作的效率与质量，同时也能实现管理水平的提升。

一、办公自动化的基本概念以及发展趋势

利用自动化办公系统，可以实现综合性数据库系统，提供出相应的信息，可以通过计算机执行决策程序，并且做出相应的决定。办公自动化的搭建，可以增强图书馆办公的快捷性与方便性。当前许多图书馆都在不断的进行扩大，随着图书馆的藏书以及信息的不断增加，信息的查询与部门之间的交流越来越不方便。通过办公自动化，可以帮助图书馆提升馆内的工作效率。随着办公自动化技术的不断发展，有助于图书馆管理人员实现繁杂事务信息化、决策高度现代化以及信息咨询智能化等。整个自动化办公流程，是基于网络，通过计算机与自动化办公软件等高科技手段，让整个图书馆管理工作环境得到极大的改善，提高了办公的效率。与此同时，还能通过办公自动化实现读者与图书馆之间的沟通，促进了图书馆成为知识需求者学习搜索资料的首要选择。自动化办公的发展，可以实现馆内收发文件、会议管理、简报管理、领导办公、日程安排、资源管理、会议室管理、配车管理、设施管理、值班管理、个人通讯录、订票管理、网上浏览、公共信息等功能。同时还可以利用自动化办公，通过下达图书馆管理人员的决策，以及所确定的工作核心。也能让管理人员及时掌握到图书馆管理工作中的工作流程与工作进度。对于后期的工作决策分析提供了相当重要的辅助。图书馆办公自动化的发展趋势应该更多的体现出协同办公自动化方面的功能。

二、办公自动化技术在图书馆管理的应用

1.应用办公自动化技术管理馆内固定资产

对于图书馆馆内固定资产的管理工作，是图书馆管理工作中的一个重要的工作环节。在传统的固定资产管理工作中，大多都是采用卡片或者是纸质的形式进行填单式管理。这样的管理形式，很容易造成遗失与损失。从而造成在管理工作中进度较慢，查找困难的问题。基于此，利用自动化办公软件中的Access来进行管理，建立起一个小型的数据库。利用运行速度快、资源点用小的特点，来提升固定资产的管理工作。同时，Access数据库还具有与Excel兼容的特性，可以简单地实现两者之间的转换。通过利用Access数据库让固定资产的管理变得更为简单。通过Access数据库的操作，可以很方便地针对原始数据进行更改、删除。对于图书馆的固定资产的管理，需要进行及时的上报工作。如果上级管理部门的数据库是SQL数据库，Access数据库也同样支持SQL语句。增强了软件的通用性与方便性，也增强了多个部门之间的数据交流。利用自动化办公系统通过网络进行文件传递与交互信息，提高了固定资产信息的时效性与精确性。

2.应用办公自动化技术管理馆内文件

在自动化办公技术出现前，传统的图书馆的文件都是纸质文件，随着档案文件的增加，不容易对所需文件进行查找与存放。自从自动化办公技术的出现，档案文件利用计算机进行制作，并能及时传达到所需部门，提供给部门之间进行下载与填写，并可以再利用办公系统进行上传与电子文档的归档。通过把原始纸质文件进行电子化，利用超级链接工具制作出办公文件目录。通过自动化办公技术，实现通过这个目录可以直接打开档案文件，促进了馆内文件的管理工作，让文件管理工作变得更加方便，从实质上提高了文件管理的工作效率与文件使用率。

3.利用网络提高图书馆管理工作效率，增强与读者交流

计算网络技术经历了多年的发展，已经可以很好实现图书馆读者利用不同的形式与图书馆工作人员进行良好的交流沟通。利用自动办公系统中的电子邮箱，每一个工作人员，都可以通过电子邮件进行交流与沟通。同时也为图书馆读者提供了一个途径，可以设立一个管理人员的长期有效邮箱，利用网络让读者给予图书馆提出相应的管理建议，这不仅可以有效地改进图书馆的管理工作，还能接近读者与图书馆工作人员之间的距离。此外，还可以在图书馆的网站上，预设一个留言簿，只要读者通过注册，就可以在这个留言簿上进行讨论、或者提出需求。网站管理员需要依照这些留言进行回答。通过这样的形式，还可以针对读者进行大数据的收集，分析图书馆读者的用户群，通过这些数据可以有效地掌握读者的借阅规律与需求，更好的为读者提供更好的借阅服务。

三、结语

总而言之，图书馆办公自动化技术的应用，是图书馆管理工作的必经之路，也是图书馆管理工作的大势所趋。在今后的工作中，需要克服困难勇于探索，就能实现图书馆办公自动化系统的建设，办公自动化技术在图书馆中的应用与时俱进。