应对会计电算化的思考

随着信息技术的迅猛发展，电子计算机几乎是在所有领域得到了全面应用。与经济建设和社会事业密不可分的会计工作也不可避免的要紧随时代的步伐，把电子计算机技术纳入自己的应用范围，国家在政策和制度上也在逐步的推广实施会计电算化。大多数企、事业单位已部分实行，那么，怎样才能做好全面实行会计电算化的准备呢？下面就如何应对会计电算化时代的到来提一点浅见。

一、从思想与观念上改善对会计电算化的认识与理解

首先，要求单位的领导以及员工从思想观念上对会计电算化进行准确的把握与理解，要明白会计电算化是一个过程性的东西，是为了实现某个会计目标而采用的一种方法，而不是最终的目标，所以新开发出来的会计电算化软件只是对传统的手工处理方式的一种模仿与再处理，并未对传统的会计计算方法有任何实质性的改变，二者依然是相通的。另外要促进企业的领导关于会计电算化的理解与人认识，重视这一项工作，在单位中形成一个所有员工都认可并支持会计电算化工作的环境和氛围，让员工认识到计算机给大家工作带来的便利，更加有利于单位管理;让他们对会计电算化对信息的及时有效而又系统的处理和反馈的优势有深刻的理解，这样的话，有利于促进企业领导对其经济活动的现状以及最新信息的掌握进而对企业的发展与规划做出合理的决策，用最新的经营理念和管理技能为企业的经济效益的提升提供保障。

二、加强对财会人员计算机技术的培训

会计电算化就是使用计算机技术处理会计业务，会计工作从手工记账和珠算到电算化从形式到内容都发生了极大改变，是一次革命性的变化，要加强对现有财务人员进行培训，尤其是一些单位的会计人员年龄比较大，缺乏计算机知识，只有进行系统的培训才能保质保量地完成工作。会计电算化实现了数据处理自动化，提高了数据处理的及时性和准确性，使得会计工作变得省时省力。但他要求财会人员在熟悉会计业务的基础上还要掌握相应的计算机知识，只有把两者结合起来才能达到会计电算化的目的。微型电子计算机的使用是近些年才得到普及的，普遍应用到财务管理上的时间不长，大多数财会人员对电算化业务是陌生的，因而相关的业务管理部门要加强对财会人员计算机技术的培训，全面提高财会人员的素质，才能适应电算化的需要。一是要加强计算机基础知识的培训，包括计算机的使用、操作系统维护、计算机病毒防范和资料备份等基本技能。二是要加强财务软件应用技术的培训，包括财务软件安装及正确使用、软件运行过程中出现错误时的应对方法。三是综合业务能力的培训，会计电算化不仅仅是传统的会计业务与计算机结合，它派生出许多新的理论和方法，及时更新财务人员的计算机知识，保证会计人员计算机水平的先进性。因此，要通过培训改善财会人员的知识结构，提高综合业务能力。

三、构建会计信息系统平台

会计电算化是以计算机的应用为基础的，要实现会计电算化首先要做的是构建起会计信息系统平台。系统平台的构建包括两个方面，一个是硬件平台，一个是软件平台。硬件平台主要由微型计算机其辅助设备，包括主机、打印机、扫描仪及UPS不间断电源等构成。计算机硬件是电算化会计信息系统运行的物质基础，硬件配置的好坏直接影响到电算化会计信息系统运行的质量。选择硬件设备原则上应根据使用单位的会计电算化发展计划，使用财务软件的要求，业务量的大小及经济等因素统筹考虑。但从目前微机的硬件配置看，无论从CPU的处理速度、内存的容量还是硬盘的大小均可满足要求，在选择上不必做过多的考虑。电算化系统硬件平台的构建根据单位规模和会计信息量可选择单用户，即独立的计算机，优点是保密性强，不会受到黑客的入侵。也可选择多用户，即在一台主机上通过特定硬件，连接若干台终端设备，支持多个用户同时使用。根据需要还可以选择按一定方式，通过通讯设备和通讯线路，将同一区域或不同区域的计算机连接起来的网络平台。

软件平台是根据不同种类的会计业务开发的各种应用软件。在选择财务软件上一要选择实用性强，人机界面清晰，结构安排合理，操作简便，易于维护的软件。二要选择数据输入项目、科目编码方案、计算和结账功能符合会计核算规定的软件。三要选择能保证会计核算数据的准确、真实、能防止误操作和作弊行为的软件。四要选择具有可恢复性保护功能的软件，预防不利因素对会计数据的侵害。行政事业单位财务管理形式大体一致，应由国家财政部门统一组织开发应用软件推广使用，它具有通用、避免软件之间的冲突、减少资源浪费、相对安全的优势。其他用户可根据业务需要自行设计或选择适宜的应用软件。

四、构建适宜电算化的会计凭证形式

与传统的在账册上处理会计业务相比，电算化会计系统中各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介发生了很大的变化，因而会计业务处理方法和处理程序也相应发生了变化。原有的会计业务处理过程中使用的各种原始凭证、记账凭证、汇总表、分配表等书面形式的基本会计资料都要转变成相应的电子凭证形式。这些会计凭证作为电子信息储存在电子计算机中导致各种凭证、单据部分地被取消了，核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。这就要求构建适宜会计电算化系统的会计凭证形式，做到既方便使用又能防止对凭证的恶意删改。在软件设计上要做到用户权限分级授权管理，各环节之间能够互相制约互相监督。在输入程序中应设置对输入数据进行校验、审核的功能。如平衡关系审核、凭证类型及连续凭证号审核、科目对应关系校验等。当数据录入窜項或出现错误时，系统能自动审核出错误并做出提示。由于电子信息的篡改相对容易，因此，构建电算化会计系统的会计凭证形式既要有电子化的特点又不能完全抛弃传统的凭证形式，重要的凭证、单据除保存电子的外还应进行纸质的保存。

五、构建会计信息安全防范体系

会计电算化改变了传统的账目处理形式，信息的存储也由纸质变成了电子形式，由于电子信息易于删除和篡改，因而，会计电算化的首要任务是建立起财务信息安全防范体系。建立安全防范体系一是要做好数据信息的保密备份。计算机作为一种电子设备不可能不出现故障，在互联网中也容易受到病毒的侵害和攻击。一旦出现上述情况，计算机中的数据信息就可能被破坏。备份就是对计算机系统内的相关数据进行备用复制，一旦系统出现故障，可随时用备份恢复。重要的数据应采取双备份或多备份的制度，且将每一备份存放在不同的位置，设置不同的密码，从而确保会计数据的安全可靠。二是建立计算机病毒的防护屏障。计算机病毒是随着计算机技术的广泛应用出现的，它对计算机系统的安全性危害极大，它能破坏计算机的操作系统以及应用软件，不法分子利用它能够对计算机中存储的信息数据进行删除、修改和窃取。因此，实现会计电算化的前提是必须建立起有效的计算机病毒防护屏障。可以通过软件及硬件的防火墙，设立专用网络等措施，把计算机病毒拒之门外。三是增加软件的限制功能。有些会计软件为方便用户提供了修改功能，这一功能增加了系统数据的不安全性。因此，对软件必须强制其具有修改限制功能。比如，对没有记账的凭证，一经修改必须进行复核，正确后予以确认;对已记账的凭证系统必须提供不能直接修改账目的功能，对修改过的凭证，保留修改痕迹。四是做好电算化会计档案的管理与保存。定期把计算机系统中的重要会计数据拷贝存储到存储介质上或打印输出会计凭证、银行日记账和现金日记账，并把打印的活页账装订成册，形成脱离于计算机系统的会计档案以利于安全保存。档案保存除了要防火、防潮、防尘外还要考虑电子文档的特点，像磁盘的防磁，光盘的防变形等。五是在选用软件时要优先考虑安全性。有的软件开发者或传播者将木马程序植入应用软件中，可以神不知鬼不觉地窃取使用者计算机中的信息。所以，不能贪图便宜在网上下载或使用来路不明的软件。

六、结束语

会计电算化在业务处理能力、信息反馈速度等方面已经显示出了极大的优势，在会计电算化已成为必然趋势的今天，做好会计从业人员的知识准备，构建适宜的会计电算化系统平台，建立计算机信息安全防范体系是全面实现会计电算化的有效途径。