企业集团档案管理工作论文

随着社会经济的发展，我国已经拥有了一大批企业集团，做好企业的管理工作成为这些企业发展的前提。企业档案作为公司管理的有机组成和生产经营活动的重要记录，其管理也非常重要。做好企业集团档案管理工作，对提高企业竞争力、促进企业可持续发展、维护企业合法权益、拓展企业市场具有极其重要的意义。

一、企业集团及企业集团档案管理工作的特点

企业集团是现代企业的高级组织形式，是指由若干的具有独立法人地位的企业通过产权安排、人事控制、商务协作等纽带所形成的一个稳定的多层次经济组织。企业集团在结构形式上，表现为以大企业为核心、诸多企业为外围、多层次的组织结构；在联合体内部的管理体制上，表现为企业集团中各成员企业，既保持相对独立的地位，又实行统一领导和分层管理的制度，建立了集权与分权相结合的领导体制；在联合体的规模和经营方式上，表现为规模巨大、实力雄厚，是跨部门、跨地区、甚至跨国度多角化经营的企业联合体。企业集团的特点决定了企业集团档案管理工作的特点。

（一）企业集团档案管理工作的复杂性

一般来说，企业集团规模都比较大，拥有一定数量的成员企业。集团内部的各成员企业可以跨行业、跨地区、跨国度、跨所有制。所以企业集团档案工作也比较复杂。主要表现在档案涉及范围广、人员多、管理手段方式不一样，档案系统不一样、归档范围和利用要求不一样等方面。

（二）企业集团档案管理工作的不均衡性

由于企业集团涉及的成员企业多，每个企业业务发展情况和信息化水平不同，档案环境不同，管理水平不同，各成员单位档案管理工作就不平衡。

（三）企业集团档案管理工作的层控性、外向性和不確定性

企业集团包括多个成员企业，档案管理工作即需要针对集团总部要求，又要满足各成员企业的要求。企业集团在发展中，存在合并、撤销、隶属关系改变等情况，这样导致企业档案管理工作不确定，机构和人员会出现变动和调整。

（四）企业集团档案管理工作具有分散性

集团内部成员可能处于不同国度、不同区域，这样造成办公地点分散，档案人员分散。

二、企业集团档案管理工作存在的主要问题

企业集团的复杂性给企业集团档案管理工作带了困难。目前，企业集团档案管理工作存在的问题主要有：

（一）档案管理体系不健全

主要体现在统一领导和分级管理等相关原则没有落实到实处，各成员企业都处于各自为政的管理模式，缺乏统一的制度指导。

（二）管理制度不健全

各项制度未结合实际情况，未考虑各成员企业的特殊性，缺乏针对本企业集团档案工作具体情况的实施办法。

（三）缺乏统一的档案管理平台

档案发展的不均衡性、分散性使得企业集团急需统一的档案管理平台，满足企业集团档案集中统一管理的需求和信息快捷、便利的需求。

（四）人力资源不平衡，人才素质需提高

主要体现在集团总部和主体成员企业档案工作受重视，设置专门机构和人员，人员素质高且配备齐全。其他成员企业，特别是规模小的成员企业档案工作没有专人管理，档案人员身兼数职，档案业务能力低。

（五）监督不到位

主要体现集团档案部门不能及时指导各成员企业的档案工作，不清楚成员企业档案工作中的问题，不能及时解决，造成档案工作不规范、发展不均衡。

三、做好集团档案管理工作的具体措施

（一）建立科学的、规范的集团档案管理体系

根据档案法和地方档案法律法规的相关规定，依法管理本企业档案。集团及各成员企业应遵循“统一领导、分级管理”的原则，由集团总部档案部门是企业集团内档案工作的主管部门，统一领导全集团的档案管理工作，依法进行监督、检查和业务指导。各成员企业必须接受集团总部档案部门的领导，负责本企业的档案管理。明确档案管理的部门和人员及相应职责，制定相应的档案管理制度和标准，采用合适的手段、加大集团总部对各成员企业的档案工作的统一领导、管理、监督、协调的力度。统筹制定企业集团的档案工作发展目标及工作计划，协调处理好集团总部与成员企业、成员企业与成员企业的管理接口。采用有效手段，确保企业集团档案资源利用和安全，发挥档案作用。充分发挥集团内档案专业人员的作用，开展培训，提高档案工作人员的素质，保证企业集团档案工作统一、协调、高效发展。

（二）建立健全企业集团档案管理标准

为促进企业集团档案管理工作得到有效开展，作为企业集团应建立健全的档案管理标准，（下转第84页）（上接第71页）以此确保企业集团长远发展。根据档案法和地方档案法律法规的相关规定，结合本企业集团实际运营情况，不断完善档案管理标准。制定标准时注意：体现本集团的行业特点，且考虑成员企业的特殊性，制定的标准应该具有兼容性、适度的灵活性及前瞻性；企业集团的标准由集团内各成员企业档案业务的骨干承担，并以评审的方式发布确保制定的标准切实可行；各成员企业应根据实际编写相应的操作细则，配合档案管理制度的贯彻执行。

（三）加强档案信息化建设

整合各成员企业档案信息资源，根据规范性、安全性、效益性原则，规划建立集团统一的文档管理系统，作为各成员企业文档管理和文档利用的统一平台。采用信息化手段，确保档案安全和利用方便，同时开发档案资源信息，最终实现集团内部的档案信息资源的有效共享和利用。

（四）抓好档案人力资源建设，不断提高档案人员的素质

档案人才是企业的知识管理者，在企业生产建设和发展中发挥着重要的知识传播和推动作用。企业集团应统筹考虑整个集团档案人员的人力资源建设，不断提高档案人员的素质。一是建立各成员企业骨干员工的由集团档案管理部门统一培训、指导机制。二是定期或者不定期开展多种形式、多种渠道、多种层次的档案业务和专业知识培训。三是培训材料要根据各成员企业实际情况编制，具有实际指导作用。四是培训过程中要因材施教，分级培训，充分发挥各级档案工作人员的作用。

（五）优化档案工作管理手段，有计划有重点地开展档案工作监督指导

企业集团档案部门可以通过日常检查、专项检查、档案工作评价等监督手段，通过档案工作规范制度的制定、宣贯，定期开展业务培训、建立档案交流平台、建立示范企业等指导手段，加强档案工作的监督指导。在监督指导过程中要突出重点，要重视业务指导工作的实际效果。要做好对一般企业一般业务的指导工作，同时要集中力量对新建企业和档案工作薄弱的企业进行重点指导。通过监督指导，促进集团各成员企业档案均衡发展，确保制度落实，确保档案工作规范开展。

四、结语

总之、做好企业集团档案管理工作就是要通过统一领导、分级管理，合理规划档案工作，尽快建立专业化、科学化、现代化、标准化、信息化的档案管理机制，保证企业集团各类档案资源完整、准确、系统、安全，确保档案资源得到最大程度的开发和利用，为企业发展提供更好的服务。

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