浅谈设计项目过程中的信息管理与共享

摘要：对任何一个工程项目而言，信息是规划、控制、协调和决策的依据，而项目的设计阶段是整个项目的重要阶段，这其中作出的决策，对整个项目的结果有很大的影响，甚至直接到项目的完成好坏。在设计项目过程中，信息的数量是非常庞大的，因此要加强信息管理与共享，使设计项目过程中作出的决策更加科学。

关键词：设计；信息管理；共享

设计项目过程，是一个工程项目的起始阶段，其完成好坏，直接影响到整个项目的投资，因此对于设计项目过程应加强管理，保证决策的科学性。而信息，是科学决策的基础，在设计项目过程中加强信息管理与共享，为管理者或相关决策人员提供参考信息，可以保证决策的正确性，同时也方便其对项目资源进行合理配置，保证项目能够顺利实施。此外，在设计项目管理中，信息管理是其中的重要内容，及时而准确的信息，是项目实施过程规范化、科学化的保障。

一、设计项目过程中的信息管理与共享的原则

1.及时性

信息的及时性，就是指在设计项目过程中，信息的管理，要保证能够及时、迅速地为项目决策者提供所需要的信息，这里的及时性主要包括两个方面：一方面，信息管理要及时地发现和收集信息，在市场竞争中，信息是瞬息万变的，有些信息发生以后很快就会消失，无法再次记录或者失去时效性。因此需要在设计项目过程中，加强信息的管理，以便以最快的速度传达已知信息，同时反映项目过程中的主要进程和动态；另一方面，信息的及时性体现在传递的速度上，要及时地将收集到的信息进行传递，并与项目相关各方，尤其是项目组成员之间相互交换，保证信息使用者能够及时掌握信息。设计项目过程中的信息只有在需要者手中才能发挥作用，同时这种作用也具有很强的实效性。因此，在设计项目过程中，加强信息管理与共享，保证以最快的速度收集和传递信息，能够为及时决策提供保障。

2.准确性

信息的准确性，指的是在设计项目过程中，信息的管理，要保证所收集的信息是准确的。信息管理，除了要求信息收集和传递的及时，还要求必须保证准确性，只有准确而及时的信息，才能为项目决策者提供可靠的参考，方便决策者及时地作出准确的判断。要保证信息的准确性，首先得要求收集的原始信息是真实可靠的，只有真实的原始信息，才能使信息管理者在收集和传递的过程中加工出正确的信息。其次，信息管理者，在对信息进行加工的过程中，要坚持实事求是的态度，认真地对原始信息加以核实，从而向项目决策者提供准确的信息，而不会造成决策者的误判。此外，在信息的管理中，要注意信息的统一，做到各种计量单位的相同，以免项目决策者和信息使用者在使用信息时造成混乱。

二、设计项目过程中的信息管理与共享的意义

1.制定正确决策的保证

随着市场竞争的不断加剧，市场经济环境也在随时发生着变化，而企业要想不断增强自身竞争力，就不能再像以前一样，按照经验作出决策，而应该作出正确的设计决策。而制定正确决策的前提是，项目决策者充分掌握设计项目的相关数据、具体信息，并让这些有效信息在项目各部门和员工中分享，保证信息在项目团队中的畅通无阻，而这就需要加强信息管理。在设计项目过程中，要想高人一步，快人一筹，就必须掌握重要的市场信息，以及竞争者的相关信息和业务对象的相关信息，才能对此作出针对性反应，从而作出科学决策，保证项目开发的效益。加强信息管理，促进信息共享，可以保证项目决策者制定正确决策。

2.促进资源的合理配置

从项目的管理角度来看，有效利用资源，合理配置不同人员和资源进行项目设计，使项目开发中，能够使用较小的成本而获得较大的效益。在设计项目过程中，加强信息管理，能实现项目各部门之间信息的共享，可以方便项目决策者充分掌握项目设计的具体信息，了解各部门的具体状况，并对各部门和员工在项目中的角色定位作出合理的规定，促进项目资金、人力和资源的合理配置，有效利用。

三、设计项目过程中的信息管理与共享存在的问题

1.对沟通不够重视

在设计项目过程中，信息对于正确作出决策、合理配置资源有重要作用。在项目设计中，往往更为偏重于具体的工作，对具体人员的任务、权限和职责作出规定，只强调单个部门效率的提高，而忽视对各个部门之间信息的整合，不重视多部门人员沟通、协调、互动，割裂了整个项目作为系统一部分的关系。项目负责人对于信息共享和人员互动部够重视，不利于发挥信息收集者收集项目内外部信息的能动性，使项目在设计决策时不能全面掌握有效信息，往往出现决策失误，或项目设计不合理的情况。

2.信息的不对称性

企业项目从本质上来看是一个系统整体，而各部门由于自身的特殊原因，可能不愿意完全将本部门的信息公开。而市场中的其他企业更不可能公布自己的信息，如果项目决策者不能完全掌握市场形势变动的信息，不能了解本项目组成部门具体的优劣势，那么就不可能做出正确的决策。设计项目过程中，信息存在不对称，可以从时间和内容上来划分。从时间上来说，在设计项目过程中，项目决策者不了解相关信息，而直到项目开始实施以后，才能够了解，存在滞后性；从内容上来说，项目决策者与市场中的其他主体、项目其他部门之间可能具有非对称的信息，或者存在非对称的行动。

3.信息管理与共享方式存在问题

当前许多企业项目设计过程中的信息管理与共享，主要是以行政命令为主，强调指挥、控制，要求相关信息的传递，必须以文件的形式来进行。这种信息传递方式往往具有单向性，即只能从上往下传，而基层的信息很难传达到决策层，也难以影响到项目管理层的决策。此外，项目团队之间的沟通方式也存在问题，在设计项目过程中，虽然相关部门的负责人之间会进行交流，但是这种沟通方式过于简单和普通化，不能解决项目设计阶段信息传递与共享的问题。 4.信息失真

在设计项目过程中，由于正式传播渠道的缺乏，许多项目相关信息、市场信息等都只能通过小道消息进行传播，而经过多重传播以后，信息就相当于经过多次加工，再传到项目决策层的信息往往就不再是真实的信息了。此外，项目市场部门在收集信息的过程中，由于处置不当，或随意加工，可能也会使信息失真。由于设计项目过程中的信息管理与共享，涉及到多个部门，而信息来源广、更新快等特点，极有可能使信息在共享过程中出现失真的情形。四、在设计项目过程中实施有效信息管理与共享的措施

1.完善信息管理制度

设计项目过程中的信息管理，与项目组成部门、设计单位、决策单位等均有很大的关联。信息在这些单位或部门中传递时，可能会产生各种问题，从而影响项目决策者作出正确的判断，影响决策，因此有必要建立和完善信息管理制度。完善信息管理制度，需要对各方的信息传递进行规定，要求相关市场部门积极收集信息，并定时汇报；同时要求信息相关方，在设计项目过程中，对信息的分类、整理、收集等都正规化、规范化和科学化，防止信息在传递的过程中出现失真。建立和完善信息管理制度，能够保证信息的传递，有制度可依，保证项目的顺利实施。

2.建立有效的信息共享系统

在企业内部建立一套基于互联网的系统，应有相关通讯协议，建立企业自己的信息知识平台。在设计平台中，要着重建立设计创意管理系统，提供的功能主要有供设计师将有设计创意的产品在这套系统上共享，使创意能够传递下去，相互激发，以扩大创意价值，提升项目设计品质；建立数据管理系统，为所有设计数据储存管理系统，透过该系统，可以进行在线沟通与设计探讨，提供创意交流的无障碍性。此外，该系统还要将企业客户基础数据及相关合作历程储存起来，衍生出客户的需求数据、喜好数据等，项目决策者可以根据这些数据，来判断出未来市场发展趋势，并了解客户潜在需求，以保证项目在市场中处于领先地位。

3.定期召开会议

定期召开会议，完善会议制度，是保持设计项目过程中信息管理与共享的有效方式。定期召开会议，在会议前确定会议主题，可以随时纠正设计项目过程中出现的问题，并提出解决问题的方法，将会议内容记录下来，形成相关会议记录，并下发给项目各部门，相关部门应按照会议记录确定的精神开展工作。定期召开会议，既方便项目管理方向基层部门传递信息，同时也便利了基层部门向上反映信息的途径，有力的保证了信息的正常沟通。

4.高阶主管决策

在设计项目过程中，要由高阶主管作出最后的决策。加强信息管理和共享，首要目的是方便项目管理者作出正确的决策。因此，在设计项目过程中，各相关部门要提醒高阶主管有关人力、资源、成本、效益等信息，一方面方便高阶主管了解本项目的基本形势，另一方面也能够协助高阶主管合理调配资源及作出最终决策。

五、结语

在项目管理中，尤其是在设计项目过程中，信息已经逐渐成为影响决策者作出正确决策的重要影响因素。而加强信息管理，促进信息在项目各部门间实现共享，可以保障设计项目过程中沟通无阻，对项目的顺利完成具有重要的作用。