档案工作在公司上市阶段的特殊运作的分析

2007年11月28日中国重型汽车集团有限公司(以下简称:中国重汽)在香港主板成功上市，从真正意义上使企业登上了一个崭新的国际化平台，为中国重汽的未来发展开辟了广阔的空间，具备了在国际市场一展雄姿的条件。这是中国制造业第一支上市的红筹股，也是中国重汽改制形式的首选，是一种崭新的生产经营管理模式。回顾中国重汽当年三年多的上市历程，我作为一名档案工作者，亲身参与了企业三年上市工作的全过程，经历了上市过程中企业档案从筹备到形成、积累、利用的全过程，深深感受到在公司上市过程中企业档案工作的重要性和特殊性。

配合尽职调查，做好上市筹备阶段基础性工作

2004年年初，中国重汽吹响了香港红筹上市的进军号。集团公司立即成立了上市工作领导小组，上市各项准备工作全面铺开，而开展工作的首要任务是要建立起与上市有关的档案信息系统。中国重汽集团领导对档案工作历来高度重视，对于建立支撑上市的档案信息系统更是格外关注。为此，集团专门从各部门抽调精兵强将，专职负责建立围绕上市的档案信息系统。

由于中国重汽选择以红筹方式海外上市，公司专门从国内外聘请了知名的中介机构进驻公司开展上市前的尽职调查工作。所谓尽职调查，就是由中介机构在公司的配合下，对公司详细的财务和运营状况进行的调查，包括审核公司账务、调查公司内部及外部利益相关者等。对公司的历史数据和文档、管理人员的背景、市场风险、管理风险、技术风险和资金风险作全面深人的审核，以充分理由确信推荐挂牌备案文件真实性的过程。所以说，律师查证的主要依据就是尽职调查的文件、资料等，并会贯穿在整个上市过程中。为此，档案的收集整理与提供利用必须同步进行。俗话说，有规矩才能成方圆。任何工作的开展，都必须有相应的规章制度来保证。

首先，按照律师要求，重新构建适合集团公司上市综合档案管理的系统性框架。由于原有的档案制度与上市要求有很大的差别，为此，需要在原有的基础上重新制定一系列适合上市范畴的规定及制度。要想在较短时间内把与上市相关的档案工作制度、标准、办法修订一遍，这就需要做大量的艰苦细致的工作，并且需要具有多年档案管理工作经验的同志参与，以及有关部门的支持配合。

因此，我们自我加压，在人员少、时间紧、任务重的情况下，按照先保重点、先解决难点的思想，力求做到涉及一个问题，解决好一个问题。坚持一切往前赶，摸清现在存在的问题，一步一个脚印地向前推进的原则。在较短时间内，制定了《上市档案分类办法》《上市档案保密制度》《上市档案借阅制度》等制度及规定，增强了可操作性，并在规范档案管理的前提下，积极拓展档案信息资源。

其次，要熟悉专业知识，了解集团公司发展现状，针对公司的业务性质以及内部组织结构，按照《上市档案分类办法》调整档案的类目，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐的操作步骤和不必要的过程和环节，在模式上集中统一，尽快完成归档程序，尽量缩短立卷归档周期。比如，本公司上市过程中的文件和材料要先进行目录收集，这样才能更清楚地了解公司发展和业务管理的轨迹，才能在接收文件时进行有条理的分类，并按内容及时进行分类整理。只有将档案有条理地进行分门别类，才能保证档案准确有效地收集和利用，才能体现档案的价值所在。

理清脉络，做好文件材料的接收准备工作

上市筹备阶段各项工作的时间表是根据既定的上市计划安排的，各项工作必须在规定时间内完成。尽职调查所需要的资料，更是从接收第一份文件起便开始。上市工作中产生的法律意见书是企业进人香港资本市场的敲门砖，撰写法律意见书的前提就是律师要对企业的发展进程进行了解。这就要取决于企业档案的案卷是否齐全完整，这就需要档案人员凭借丰富的实践经验，提前做好文件的接收、整理的准备工作。一切都要从零开始，由于时间紧，涉及面八工作量之大超出想象。

我们仅接收所属二级单位上报的第一批尽职调查文件，就整整装满了20个档案柜。堆积如山，资料满屋。这些文件不仅数量多，而且单位之间存在着错综复杂的投资关系。这时，如果集团统一面向二、三级单位直接收集资料，那么即使文件报得准确及时，总部档案人员也难理清他们的隶属关系。这不仅不利于文件资料管理与查阅，而且也无形中增加了工作难度。于是，为了使文件资料接收管理工作顺利进行，我们就严格要求上市文件资料按隶属关系逐级汇总集中统一上报，这样不仅使集团总部乃至二、三级单位的文件管理人员都能掌握其所属单位文件报送情况，而且集团总部文件的接收也是脉络清晰。这样，就便于文件资料整理时保持其原有的逻辑关系，也不影响分类排列上架。方便调卷利用。

细心操作，做好文件材料的整理工作

为了能在较短的时间内及时为中介机构提供档案资料的利用，我们及时做好文件材料整理工作。档案人员加班加点，自觉取消午休并延长工作日时间，按照新的分类办法，从组卷到装订，简化.些繁琐的操作步骤和不必要的过程、环节，缩短立卷周期。

首先，在接收上报材料时有条理地直接进行分门别类的整理，避免了反复查阅后出现的排列混乱、分类不清的情况。在进行文件资料分类前，我们与中介机构勤于沟通，详细了解他们的需求，拟出所需提供文件资料的清单，并按照其需求，以单位-项目-问题进行分类整理组卷。对于不同载体的文件材料，如录音带录像带照片、影片、电脑软盘等，我们就将其与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在总目录和卷内目录中加注说明。

其次，由于文件资料报送的格式统一、内容相近，很难区分彼此，我们就对文件资料进行统一编号、排列，每份文件编排了页码，每卷还编写了卷内目录。这样，就减少了由于借阅频繁造成的文件资料顺序混乱的现象，也解决了因查阅人员对文件爱惜程度的差异，给文件资料造成的损坏或丢失等严重情况。

再次，在上市筹备期间，为缩短文件传递的周期，中介机构与公司之间，公司与所属单位间每天都要产生许多电子邮件。为此，我们结合文件的归档要求，对每份邮件进行接收后，按来文机构专题重要程度进行分类，分类后再传递给相关人员，做好了电子邮件的管理工作。

激活资源，做好文件材料的利用工作

众所周知，公司在境外上市的条件是极为严格的，尤其是对企业内部的管理和资料的审查方面尤为突出。比如:面对国际著名的审计机构普华永道近乎苛刻的财务验证和审计，为保证提供的档案材料真实完整、及时有效，我们做到不畏困难、不怕麻烦，按照审计机构的要求一次次不厌其烦地提供企业档案的原件供其核查。特别是对一些很难查清的历史往来账目进行了大量的查阅工作，直至满足中介机构要求为止。由于我们认真细致的工作，使得公司最终通过了普华永道三年加一期的财务审查和确认。

又比如:尽职调查所需要的资料，档案人员更是积极配合律师事务所的律师，认真核实法律意见书中的每一条款，逐件逐份地认真查找，提供了真实有效的佐证材料，保证了法律意见书的真实性、完整性。

纵观整刊上市阶段，档案资料的利用特点:

一是调阅频率极高。档案人员往往要同时面对多家机构(包括保荐人、境内外律师、评枯机构和审计机构等)的几十位专业人员。

二是查阅文件的范围也很广。且相对集中。从文书档案、科技档案，到生产经、营、市场分析及财务档案，再到荣誉奖项档案等几乎覆盖了企业发展的全部过程。

三是同一档案材料往往反复查阅。当然，我们在这一过程中始终做到了耐心细致、不厌其烦，及时为中外机构提供了方便、快捷的服务。

收获喜悦，档案工作助推成功上市

一分耕耘，一分收获，辛劳的汗水换来了可喜的成果。中国重汽2007年成功实现了境外红筹上市，首次公开发行募集资金近100亿港元，为企业的迅速发展提供了有利的资金保障。同时，借助香港资本市场在全球的知名度和影响力，中国重汽一夜之间被全球共知，极大地提高了企业在国际市场上的知名度和影响力，企业品牌和产品形象迅速提升。表现在国际市场产品认知度越来越高，出口和创汇形势越来越好。当年出口重型汽车14000辆，创汇近4亿美元。次年1月，出口订单就已累计超过万辆。

对外合作方面，越来越多的外商频频到济南寻求与中国重汽的合作，全球领先的传动系统产品专业制造厂商德国ZF转向机公司、全球最大的德国VOSS插接件公司、液体和空气滤清器的全球领导者德国曼胡默尔公司、全球领先的汽车空调系统和发动机冷却系统供应商德国贝洱公司、全球领先的商用汽车电子制动、稳定、悬挂和变速控制系统的供应商美国Wabco公司已经在济南建厂并投产;德国大陆VDO公司也已签署协议，也将落户济南。国际知名企业纷纷在济南投资建厂与中国重汽开展合作，降低了企业的采购成本的同时，企业产品质量得到进一步提高。同时，也为济南市招商引资工作做出了应有的贡献。

档案工作为公司上市发挥的独特作用，也给我们带来了收获的成功和喜悦，更加坚定了今后干好档案工作的信心。未来我们将更加努力致力于档案信息资源的开发利用，续写更多更精彩的档案故事，为把中国重汽建成国内一流、国际知名的重卡企业而继续执着于我们的档案事业。