陶一煤矿技术资料信息化管理体系建设
摘要：为了适应新时期矿井生产需要，改革传统技术资料管理模式，提高技术资料管理效率和使用率，在Access2007平台上自行设计和开发的技术资料数据库管理系统，具有局域网共享、查准率高、运行速度快、占用空间小、便于二次开发等众多优点，并基于该系统进而完善各种制度和流程建立了煤矿技术资料信息化管理体系。
关键词：煤矿 技术资料 数据库 管理体系
煤碳行业是传统工业，有着悠久的历史，随着科学技术的发展和现代企业管理理念的推广，使这个古老的传统行业有了广阔的可持续发展空间。
21世纪，电子计算机技术发展突飞猛进，各种技术资源已成为各个部门的重要财富，建立一个满足各级部门数据资源共享要求并行之有效的数据库管理系统，也成为一个企业生存和发展的重要条件，因此作为资料管理系统核心和基础的数据库技术得到越来越广泛的应用。
技术资料是进行采掘工艺研究的必要条件，同时也为科学技术交流提供了第一手资料，这就意味着加强煤矿技术资料管理可以更好地为煤矿企业可持续发展提供科学的依据。
1 实施背景
陶一煤矿有着30余年的开采历史，技术资料繁多、冗杂。该矿开采时间长，自建井到现在的30余年间，收集了大量矿压观测、煤层开采、矿井地质、水文地质、矿山资源储量及矿山测量等资料。
但由于当时的数据处理及保存技术、技术资料的管理模式和计算机技术比较落后，致使大量的技术资料（包括设计、图纸、报告、报表、说明书、上级文件等）丢失、损坏，给矿井后期的生产设计带来了巨大损失。
可见，单单依靠人力的、纸质的、零散的、档案卡片式的传统技术资料管理模式已经不能满足当前矿井快速发展的需要。
为了适应新时期矿井生产需要，改革传统资料管理模式，提高资料管理效率，开发和建立相应的资料数据库管理系统，并最终形成以数据库管理系统为基础的技术资料信息化管理体系具有重大意义。
2 具体做法简述
3 数据库管理系统简述
3.1 数据库管理系统组成
该系统是在Access2007平台上开发出来的，因此，要求计算机安装Access2007软件方可运行该系统。系统包括六个界面：密码登陆界面、系统主界面、资料查询界面、资料编辑登陆界面、数据库编辑查看界面和数据表界面，系统大小约50M。
3.2 数据库管理系统的操作
3.2.2 编辑数据库操作
首先，单击编辑数据库复选框，进入登陆界面，输入正确的登陆密码进入编辑查看界面，单击“最后一项”按钮，依次填写资料的各种信息，文件名和文件类别这两项做为主检索项必须填写。填写完毕，单击查看数据表按钮进行数据核对或退出。
3.2.3 备份数据库
这属于Access2007自身的功能，通过导出数据表备份并放在指定文件夹下。当现用数据库系统瘫痪时，我们可以通过备份数据表恢复数据库系统。
3.2.4 数据库管理系统的局域网共享
该数据库管理系统为文件型，所以我们采用数据库同电子资料文件夹联合共享的形式实现局域网共享。同时把用户分为两类：一类是管理员组具有管理权限，可以进行查询、修改等，具有最高的管理权限；另一类是用户组具有查询和下载权限，不能对源数据进行任何的更改。
3.3 数据库管理系统的优点
总体上讲，该数据库管理系统的优点主要表现在以下几个方面：①系统实现了文件的快速查找、定位、阅读、编辑，结束了以前查找资料“翻箱倒柜”的局面，也避免了电子版资料的假丢失；②通过本系统使现有的纸质文件和电子文件链接成一个整体，使技术资料管理实现一体化；③系统占用空间小、界面简洁大方、操作简单、反应灵敏、实用性强，大大提高了用户对资料的归类、查找、查看效率；④系统本身具有一定的安全性，防止了资料的损坏和丢失。
4 技术资料信息化管理制度及流程
为了更好的管理技术资料，只有数据库管理系统和资料整理这些基础工作还是远远不够的，必须制定与之相匹配并符合实际的管理制度，确保整个体系健康有效运行。在制度中明确了技术资料在存档、借阅、归还、销毁等环节中相关人员的责任和义务，同时确定了技术资料信息化管理体系中主要负责人的权限审批办法。
好的管理在于好的流程，为了规范技术资料管理过程的各个细节，管理流程的制定是影响体系顺畅运行的关键要素，管理流程主要包括存档、借阅、归档三大部分，每个部分又详细划分了执行步骤，明确了每个步骤中所需要办理的手续，如图1所示。
好的流程在于好的执行，为了更好的执行《陶一煤矿技术资料信息化管理制度》，使管理过程中的各个步骤都能按照《陶一煤矿技术资料信息化管理流程图》要求执行，我们又查阅了各种档案管理资料，特制作了《煤矿技术资料档案借阅申请单》、《煤矿技术资料档案室资料归档登记表》、《煤矿技术资料档案室资料借阅登记表》等表格，提高了资料管理的规范性。
5 应用情况
通过一年的试运行，收到了良好的效果，大大降低了技术资料管理人员的劳动强度，提高了工作效率和资料查准率，确保了资料保存的连续性和完整性，提升了资料利用率，从本质上改进了传统的技术资料管理模式。
该管理体系使技术资料存档率达到了90%以上，关键资料存档率达到100%，查找时间缩短到以前的1/10，甚至更低，并在一定程度上杜绝了资料的丢失及假丢失现象，降低了管理成本和人员工作强度，大大提升了资料管理效率。