浅谈国际货运代理企业的标准化管理

摘 要：随着国际贸易形势的发展，我国国际货运代理企业的角色已经从单纯的代理航空/海运订舱、集装箱拼箱拆箱、编制单证、签发提单、报关、报验等简单环节性劳务，向第三方物流、甚至第四方物流方向发展，其发展的核心都是把国际货运代理企业作为供应链的资源整合者，将货主、运输企业、商检、海关、银行金融、港口、船代、仓储等一系列运输的资源和环节进行整合和管理，提供供应链增值性服务，为客户带来更大的价值。

关键词：国际货运；代理企业；标准化管理

2009年3月，国务院印发《物流业调整和振兴规划》，明确提出要“加快物流标准制修订工作，完善物流标准体系，实施物流标准和技术推广工程” ，对于我国物流业的发展具有非比寻常的意义，影响深远。该《规划》将物流标准体系划分为物流基础标准、物流技术标准、物流信息标准、物流管理标准、物流服务标准五大部分，并且明确了国际货运代理业属于公共通用类物流标准。我国已经颁布实施的标准有《国际货运代理作业规范》、《国际货运代理业务统计导则》、《国际货运代理通用交易条件》、《国际货运代理服务质量要求》、《国际货运代理企业资质和等级评价指标》等一系列的国家标准，它填补了我国货代行业国家标准的空白，为国际货运代理业的规范经营、科学管理提供了科学的依据，也可以见证国家对货代行业的关心和重视。虽然这些标准是推荐性的，但是笔者认为，货代企业应比照以上标准的实施，在企业管理的具体方面做到：

一、培育掌握标准化贸易运输术语的专业人才

国际货运代理是因应国际贸易产生的，国际贸易运输术语有其专业性和特定的含义，国家已经制定了相对应的标准，各种国际贸易运输术语对应了货物不同的费率、风险和责任，因此作为货运代理人必须熟练掌握贸易运输的基本术语和衍生含义，理解透彻其中的费用构成和贸易买卖双方的义务权利，这样有利于开展业务活动以及为处理业务实践中的问题提供了客观依据。以提高客户满意度为导向、提供增值服务的货运代理企业必须培养一批熟悉国际贸易运输相关知识的专业人才，将国际货运的知识与具体的贸易业务相结合，才能在揽货、订舱、报关、报验乃至提供一揽子物流运输解决方案的过程中精准、快速地提供有价值的服务，同时有效界定货主、承运人和货运代理人的风险角色。

二、合同条款的标准化

国际货运代理人扮演多重的身份，既可能是国际货物运输的组织者、设计者，也可能作为物流经营人与货物托运人订立运输合同，签发货运单据（提单、运单）。因此，货代企业应根据《海商法》以及《中华人民共和国国际海运条例》、《海运条例实施细则》，将货运代理人、无船承运人和实际承运人的法律责任进行清晰界定，作为海上运输合同的条款也需明确与托运人、收货人的关系与责任，特别是签发的提单对客户的责任条款，发生海损、货损，延迟、错误交付货物等国际货物运输中遇到的争议情况和仲裁条款，作为无船承运人的免责和责任条款，在合同中尽可能使用国际化的标准术语进行明确。国际货物运输的货物标的往往价格不菲，而且运费也非常可观，如果不明确各方的责任，海上运输发生的意外和损失，足以对轻资产型的货代企业造成致命的打击。

三、业务流程的标准化

国际货代企业一般的货物出口业务流程不外乎揽货人员接受客户委托、报价、接单、订舱、录入资料、安排装箱、报关报验、缮制提单、收取费用、发放提单等环节，如果是安排综合物流和多式联运货物运输，环节更加复杂一些，操作业务人员需不断跟进与货主的沟通与联系，在这个业务流程包含了物流、信息流、资金流 三者的结合，企业的服务水平和效率直接决定了物流的增值程度，货代行业实施业务流程的标准化显得十分必要。货代企业在梳理目前的流程基础上，对每个环节进行研究、分析、改善，按照质量管理体系结合公司的实际情况，制定出相应的质量手册、程序文件、作业指导书。在工作岗位上，因事设人，根据标准化业务流程的实施设置具体的工作岗位，并且设定相应的工作职责， 只有将货代业的业务流程固化和标准化，才能有效地消除工作中人为的不确定因素，使整个业务流程处于一种可控的状态，才能围绕提高客户满意度提供标准优质的服务。实施标准化的业务流程，也是明确货代企业责任，确保货物快速、安全、准确到达目的地的重要保证。货物的运输过程，是不断反复的确认和资料修改的过程，而最终货代企业交付的提单或者货运单却必须是准确无误的，这就对货代企业的内部管理提出了很高的要求，实行业务流程标准化，为提高企业运营能力和提供高附加值的服务打下坚实的基础。

四、国际货物运输单证的标准化

根据联合国贸易便利化与电子业务中心（UN/CEFACT）的测算，一票货物在交易中平均要涉及27个贸易参与方40种单证，而我们外贸运输中经常用到的单证有托运单、 报价单、放柜通知书、提单、订舱计划表、担保函、运费到付通知书、货物运输协议等等，如果在业务流程中使用标准化的运输单证，将会大大提高货代业操作的工作效率，并且减少由于单证不符造成运输链中断引起的货物延误、滞关、压仓、退货等造成的损失。运输单证的标准化需做好相关的术语定义，单证格式的标准化以及代码、数据的标准化表达等。

五、进行信息系统的标准化建设

货代企业历来十分重信息系统的建设，在供应链集成管理方面做了大量基础性的工作，很多货运代理企业已经上线了仓储、承运人、海关之间的信息对接管理系统，实现了跨地区信息系统的无缝连接。现在，各个行业陆续开发自己的互联网电子商务平台，货代行业也不例外，借助打造物流电商平台来集中线上零碎的客户需求，实时满足大量小微制造、外贸、零售企业的货代物流需求，实现线上交易与线下服务完美结合，通过打通包括海关在内的上下游数据通路以及跨境物流的各个环节，来提升公司的营运效率。货代企业不仅要实现内部业务系统的全部联网，实施内部办公自动化系统、财务系统、客户管理系统等，各分支机构实现业务数据的自动传递和共享，并且需要开通面向客户服务的电子商务网站和上下游关联公司、政府部门的数据通路，为了有效地解决了数据的互联与互通，货代企业就必须推进各类信息的编码、数据的标准化、文件格式标准化以及信息交换接口标准化，通过数据共享平台，推动数据的重复利用，提升整个供应链的价值整合。如果说货代企业以往实现的信息标准化是为了提升企业管理水平的内在要求和一种管理工具，那么现在就已经和IT、互联网相结合，成为企业的核心价值和未来的发展战略，也是管理的一种创新、打造新的利润渠道的必然要求。

货代行业在经历这轮自2009年开始的金融风暴的洗礼之后，正值电子商务平台发展的春天，货代业也迎来又一轮新的发展和洗牌机遇。国际货运代理企业要以战略的眼光，在企业内部抓好标准化建设，同时放眼世界，提升我国国际货运代理企业在国际市场上的竞争力，才能在全球一体化的贸易竞争中做出中国货代行业的品牌。