浅谈企业货币资金的内控管理

摘 要：货币资金是企业的重要支付手段和流通手段，是企业资产的审查重点，同时也是控制风险最高的资产。加强货币资金的内部控制是保证各项经济业务的有效进行的重要手段。笔者曾经随同审计机构做过一家公司的内部控制调查，下面以ABC公司为例谈一下货币资金的内部控制。

关键词：货币资金；内部控制；职责分离

一、ABC公司的内部控制构建背景

随着公司业务的发展，原有制度已经不能满足公司治理需求。为了加强管理，ABC公司自2012年开始全面建立和完善内部控制制度。

二、公司货币资金内部控制现状

（一）货币资金定义。货币资金（以下简称“资金”）是指企业所拥有或控制的现金、银行存款、其他货币资金等。公司的支票以及公司收到的汇票、本票、支票等视同货币资金管理。

（三）公司的内部控制建设情况

1.严格执行年度和月度资金计划。公司建立“自上而下，自下而上”年度资金计划和月度资金计划制度。年度资金计划经过上下沟通和平衡，并经过总经理办公会和董事会的审批后，由公司财务管理部据此进行年度的资金安排。

月度资金计划是为了了解资金需求的实际发生时间和变动情况而编制，是年度资金计划的补充。所有大额资金支出均必须在年度及月度资金计划内方能支付。这为资金的提前合理安排奠定了基础。

2.合理分工，实现不相容职务分离。为了做好资金的监控，保证资金的安全，公司采用了以下措施：

（1）网银支付授权分工。财务管理部设置出纳岗、一级授权支付岗、二级授权支付岗、三级授权支付岗进行货币资金的管理。每级授权支付岗有不同的金额授权范围，通过银行分出不同的优盾和密码进行控制。同时规定出纳岗不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。

（2）现金及票据盘点分工。出纳岗负责每日下班前进行现金的盘点，核算负责人每月不定期进行现金监盘，财务管理部副部长每半年进行一次现金监盘。每次盘点及抽盘后分别在盘点表上签字交由出纳岗归档。

出纳岗每月月末进行票据盘点，核算负责人进行监盘；财务管理部副部长抽盘现金时应同时抽盘支票库存及领用作废情况。盘点及抽盘后分别在盘点表上签字交由出纳岗归档。

定期盘点减少出错的可能性，不定期的抽盘将杜绝舞弊行为，纸质资料的保存为责任追究留下证据。

（3）付款程序职责分工及流程。①会计人员打印付款凭证签章后，连同相关原始附件交给核算负责人进行稽核。稽核有误的，交由相关会计人员进行修改或者与报销人进行沟通；稽核无误的，交由出纳岗以及各级网银授权人办理资金支付手续。②支付现金的，要求领款人在记账凭证“经办人”栏签字确认，并在记账凭证上加盖“现金付讫”印章以示付款结束。银行转账付款的，授权支付人员在其权限范围内操作网上银行付款，付款完毕后在记账凭证及原始单据的第一页上加盖“银行付讫”印章。

严格的付款流程，减少错误和舞弊发生的可能性。

（4）印章保管分工和使用规定。法定代表人印章由出纳保管，财务专用章和发票专用章由核算负责人保管。

财务专用章在办理银行收付业务和出具证明财务事项时使用，法定代表人印章只能在办理银行收付业务时使用，发票专用章只能在办理开具发票时使用。财务印章因公务需带出单位的，需经过财务部长审批，且出去办事人员应两个以上。

3.减少现金支付，实现付款追踪。公司规定，除下列范围内的支出可以采用现金支付外，其余支出必须通过网上银行转账支付：①支付公司外个人劳务报酬。②个人垫支10，000元以下的支出。③结算起点1，000元以下的零星支出。

通过支付方式的规定，减少了现金支付的频率，公司所有通过银行支付的款项都能追索到支付对象，便于追查事项责任。

4.银行对账及时，有效遏制错误及舞弊发生。出纳岗收集银行对账单后传递给指定会计人员，由会计人员每月3日前完成上月银行余额调节表的编制，交由核算负责人进行复核并签字后进行存档。对于发现的未达账项，应当及时联系银行或催促相关部门提交单据履行报销手续。原则上未达账项的处理不得跨月。

5.加强票据管理，严格台账登记。出纳岗负责公司支票的购买和管理。出纳岗购买支票后，应及时登记《支票备查簿》，详细登记开户银行名称、支票号码、支票类别等。提取备用金时，出纳岗应根据库存现金限额规定签发支票。除提取备用金外，其他用途使用支票应填写《支票领用单》，会计人员审核后，经财务管理部部长审批后领用。支票领用后应由领用人在支票备查薄上登记领用时间、领用人、支票号码、用途、金额等信息。对于书写错误的支票，应与支票存根一起加盖“作废”戳记后完整保管。未使用完的支票应连同法定代表人印章一起放在保险柜里。出纳岗收到票据时，应检查相关信息的正确性与完整性，核对无误后登记台账。收到的支票，须于次日前交付银行结算。收到的纸质汇票、本票等票据将原始票据存放在保险柜内，在票据到期前交付银行结算。

6.严格执行分级审批制度，保证资金安全。公司建立了网上报销系统，按照制度设置了审批权限，相关事项审批自动转至相应领导，减少了人为控制。各分管领导根据分管业务内容对支付款项的性质和金额进行严格审核，有效的保证了资金的安全。

7.进行闲置资金管理，提高资金使用效率。根据每月的资金计划，公司收支平衡后，经总经理办公会审批同意后，大额闲置资金用于投资理财，小额账户资金与银行签订协定存款协议，以实现货币资金的最大效益。

三、公司货币资金内部控制的优缺点

（一）优点

1.职责分工合理明确有效保障了资金安全。现金由不同的人定期和不定期盘点，资金支付至少需要两个人才能完成，有效的职责分工建立了相互牵制监督的制度，很大程度上杜绝了舞弊的可能，保障了资金的安全。

2.财务信息化为分级审批权限严格执行提供了平台，并提高了工作效率。财务事项的分级付款审批完全由信息化系统自动控制实现，杜绝了人为改变审批权限的情况发生。同时网报平台与日常办公信息平台实现有效对接，并在审批人手机上安装了客户端，及时提示其完成审批，节约了时间，提高了工作效率。

3.资金计划的严格执行减少了不确定事项，提高了货币资金使用效率。公司目前在年度资金计划之外，按照月度进行大额资金计划的编制，便于公司提前安排资金的使用和融资。同时根据实际情况，对闲置资金按照金额大小可以采取措施提高资金使用效率。

（二）缺点

目前公司业务事项授权分工较细，金额控制较为严格。虽然通过信息化解决了严格按照制度进行审批的问题。但审批金额的限制导致部分常规事项审批链条过长，虽然保证了资金的安全，但在一定程度上降低了工作效率。

四、改进措施

根据目前实际情况重新制定分级审批制度，建议部分事项可以简化审批程序，尽量避免重复审批。如：预算中的所有事项均是经过预算管理委员会、总经理办公会、董事会的讨论后集体确定的，若年初预算中已包含的事项，在不突破预算金额且具备充分付款条件的情况下，建议减少付款审批环节。