刍议医院档案管理的统计学应用

近年来，医院档案收集整理工作日益加重，借阅数量也呈上升趋势。因此，做好各类档案的登记与统计，及时发现、分析、总结其规律，是促进档案开发利用的重要一环，而且统计学应用效果关系到医院档案工作的效率和质量。统计学是一门综合性学科，是应用数学的重要组成部分，通过使用数学概率论等来建立数学模型，收集被测系统的数据，对数据进行量化分析、总结，进而作为医院管理决策的有效依据。

一、统计学在医院档案管理中的作用

统计学在医院的日常管理工作中有着不可或缺的作用，医院档案管理过程中运用统计学方法，能够如实体现医院各部门的客观情况，较为全面地为医院档案的登记、保管、借阅、使用等提供更加客观有效的数据。

（一）运用档案统计为医院管理者和决策者提供了重要统计数据信息，有助于做出正确发展决策。借助统计手段，可对医院某一阶段的发展效果和工作开展情况统计数据化，进而分析管理效果，不断改进管理方法。

（二）有助于促进医院的人事行政管理的高效化。合理运用统计学方法，更清晰地分析医院人员现有情况，量化掌控人事运行，实现医院人事招聘、医务人员的管理等有序高效进行。

（三）促进医院的临床門诊等管理的信息化、科学化和高效化。通过对医院的门诊人次、住院人次、患者满意度、病床周转情况以及诊断治疗有效率、病死率等的统计，尤其是病历档案的病种统计，进而分析医院医疗服务工作水平如何，更明确掌握医院的质量控制工作，有利于不断改进和提升医疗水平和服务质量。

（四）有效提升医院管理的规范化、信息化、科学化、高效化。统计档案一方面为医院提供系统、全面的医疗统计信息，另一方面能及时、准确地从统计档案中提取各种统计资料，提升医院发展水平。

二、统计学在医院档案管理中的应用

统计学在医院各个部门管理工作中皆有涉及，本文主要浅析统计学在医院人事档案、病历档案等几方面中的应用。

（一）统计学在医院人事档案管理中的应用。在医院的实际人事管理中，对医院人员的基本情况进行收集、整理，并在计算机人事管理系统中输入，形成人力资源管理的基础数据，对医院的人员变动以及职称、学历等改变予以及时准确的记录和统计，使用这些统计数据，形成一定的统计表格和台账，便于深入了解医院所有的医务人员的学历水平、医院的整体学历结构、科室的科研水平能力、继续教育状况以及业务水平等情况，从而形成科室的和个人的业绩数据库，便于奖惩制度的实施。同时，医院管理者借助人员信息统计报表，可清楚掌握医院的每学科的技术结构和能力，从而合理调整各专业的人员设置和用人计划，借助人员学历、职称、年龄等结构统计报表以及工资收入统计台账，有效实施医院医务人员的队伍建设，优化医院人才结构和知识结构，进而提升医院的学科建设水平和医疗服务质量。

（二）统计学在医院病历档案管理中的应用。病历档案医院管理的一种特殊档案形式，病历档案是医务人员对疾病的诊疗过程加以记录，从而形成有效的文献，记录患者发病、治疗过程中病情诊断以及护理和治疗，对患者发病治疗全过程予以系统记录，进而做出准确的治疗和护理质量评价，医院科研教学、临床诊治以及管理活动都不可缺少病历档案。医院工作实践中，可利用统计档案资料编制各类型的统计图表。比如，医院年份卫生统计资料汇编、年度住院患者病因分析表等；住院患者疾病分类报表、住院患者地区分布表，还可借助统计台账编制医疗质量统计表以及医技科室统计表等，还可根据医院实际开展相应的患者满意度调查，形成统计表，直观反映医院患者对医院的满意度和医院医疗水平状况。整理医疗质量分析表，如各临床科室的医疗质量分析、工作效率和效益对比台账，以及医院单病种费用统计等信息统计表，便于对各科室进行考核。同时，各科室结合住院患者人数、病床使用率、周转率、手术台次等统计信息，分析科室工作的效率和不足之处，从而做出调整和改进科室医疗水平。近年来社会上对档案的借阅频次也呈增长趋势，利用统计手段，将医院档案分类管理，条目清晰，形成年份、地区或者病种相应的档案卷，并借助现代化的查阅电子信息化系统，更好地服务于社会查阅。统计抽样方法在病历档案管理中应用广泛，即把研究对象视作总体，从中抽取部分个体，并开展调查研究，结合研究结果对总体特性予以评估推断。首先，入馆前抽样。病例档案在入馆前，采取非概率抽样鉴定法从大范围文件系列中择取最有价值文件；采用概率抽样鉴定法从某一个大文件中择取小部分文件。然而，工作量太大，实际操作复杂。比如医院每年肺炎感染患者资料的筛选，需要结合文件是否具有价值其而定，病历档案工作人员可以客观判断加上主观推断择取保留档案。对于诸如病例相似的手足口病患者的档案就不必全部保留，可结合需要抽取样本。这样既能抽取反映大文件重要特征的小部分文件，还能提升档案库房管理效率。其次，库房的抽样检查。对库房所藏案卷状况予以定期检查，掌握案卷使用、贮藏、保管等情况是否正常。由于库房盘点工作量大、病历档案多，运用统计学抽样方法可达到事半功倍效果。比如，医院库房一般按照年份和档案类别排架。那么年度排架可将同一年份中的档案排列，进而年份内依各部门或档案类型划分类目。根据档案类型排架则可以把同类别档案集中排列，进而依据部门或年份予以分类。这样便于后期的分层抽样等工作的开展，只需简单推断、使用合理的统计方法便可清楚得出案卷使用、贮藏、保管等情况。

（三）统计学在医院其他部门档案管理中的应用。对于医院的后勤服务同样离不开统计学方法，后勤部用统计数据和台账，可将洗衣房清洗工作服、被褥以及该科室相关信息统归成后勤工作表格，予以详细分类，便于提取各种数据、后勤服务质量的分析和评价，有条不紊地开展工作。同时，医院统计人员可运用统计数据向医院管理者清晰展示医院的财务报表，准确掌握医院的经济效益，进而调整提升医院的经营计划。然而，在医院档案管理中的统计学应用还存在不少问题：医院管理者对统计学在医院档案管理中的应用价值不够重视；工作人员专业技能和素质参差不齐；档案管理统计系统落后，等等。总之，合理应用统计学手段，可有效对医院人、财、物流动进行控制和分配，合理配置资源，提升医院工作质量和服务水平。在管理实践中重视其价值，加强统计工作人员的业务技能培训，提升专业水平，发挥档案管理系统的应有作用，确保医院档案管理工作的有效开展，促进医院的可持续健康发展。