关于高校网上预约报账管理的思考

近几年，越来越多的高校相继开发和使用网上预约报账系统，效果显著。目前，复旦大学、南京大学、苏州大学、上海交通大学、浙江大学和西南大学等多所高校都相继推行了网上预约报账系统，该系统的实施使各高校在报账效率、服务水平及管理水平方面有很大的提高。

网上预约报账，是指通过网络可以从任何地方登录学校的财务预约报账系统，预先进行网上报账单申请、财务报销、发票审核和公务卡结算等一系列操作，根据预约核准的时问和地点到财务办公点办理报账手续，不必费时等待，从而达到高效快捷的完成财务报账流程。

一、网上预约报账流程简介

预约报账的报销流程主要分为以下几步，首先登录学校财务处网站，填写相关报销信息(包括报销基本信息、报销票据类型、报销单的数量和支付信息)。填写完成之后向财务处理系统发出预约处理请求。财务系统进行格式规范等初步的审查之后，传到系统后台，由财务工作人员进行人工的再审核，审核确认无误之后，再返回给申请人，由申请人在系统中自助打印报销单，并在报销单上签名确认。签名确认之后的财务单据自动生成会计凭证，并利用在线支付系统进行相关的资金转人转出和核销操作。通过网上预约前端、财务处理后台和在线支付系统三者的对接整合，实现了对财务数据的自动处理。缩短财务报销处理时间，提高了工作效率。

二、网上预约报账的优点

(一)网上预约报账减少排队处理时间

传统的报销模式导致在某一时间去财务处办理报销业务的师生过多，其他时间又会有空闲时间出现，实行预约报账后，师生可以根据预约情况合理安排报销时间。同时改变了财务部门很多时候如同集贸市场的情况。教师尤其是学校的中青年教师，平时承担着大量的教学和科研任务，很多教师到财务部门报销经费，往往由对财务制度不熟悉，经常出现发票不合审批手续不完整等现象，要多次到财务部门补全材料或手才能完成报销工作，这样既增加了财务部门报销的压力，同时无端的占用了教师部分教学和科研时间。

传统的报销流程中，每天全校的师生将人量单据送到财务部门，财务工作人员需要先审核原始单据，同时还要审核业务流程审批手续，最后才能编制记账凭证，输人会计信息系统。高校的季节性和特殊性，每学期开学初都有人量的财务借款和学生学费到账，期末有人量的还款报销和奖学金的发放。学期初和学期末正是高校财务最忙的时候，既有各种计划和总结、上级的各种检查、相关工作的各种安排等。

(二)网上预约报账提高了财务人员的工作效率

当前高校都已经普及了网络的财会系统，这在一定程度上提高了财务报账的效率，使报账难的问题并没有得到根本解决。高校财务部门的重要任务就是受理全校师生的报账和规范使用上级投人的资金。近年来，普通高校规模不断扩人，学生数量不断增多，与之对应的现金流量也与日俱增，收人和支出来源均出现复杂、多样和社会化的特点，涉及到教学、科研、基建、后勤产业等方面的资金使用量越来越人，每天均有人量的资金往来，很多教职工的相关报销问题一直不能及时解决。在学校举行各种会议和基层意见反馈的时候，对]--财务报销的意见总是位居前列，高校财务部门蒙受着来自各部门和一人教职工的巨人压力，推进网络预约报销成为了当务之急。

在网络预约报销系统中，报销人员登录预约系统后，系统会自动显示当前预约处理的财务报销项目，以及所需要准备的票据和报销流程注意事项，特殊报销还有相应的消息友情提示。报销人员按照系统提示准确录人报销的相关信息，包括票据金额、票据数量和相关文件等。财务人员在后台根据预约号查看对应的报账凭证，结合交上来的原始票据进行审核，并自动生成记账凭证。在这种处理流程中，申报环节就对票据进行分类处理，系统会自动提示常见的错误，方便了报销人员，也人人节约了财务人员的作业时间。财务人员能够从低效繁琐的重复劳动中解放出来，有效地实现财务工作向更高层次的管理型为一向转变。

(三)网上预约报账提升资金使用效率

在传统的报销制度下，各个部门和各项目在预算编制及控制时，由]--无法及时得到准确的资金使用数据，从而无法做好对应的预算工作，严重影响预算编制的进度和准确性，导致预算执行的准确度差，操作困难。传统报销的流程缓慢，导致报销处理的资金受到报销流程和银行业务处理速度的双重制约，严重滞后业务处理。造成财务工作处理不能及时有效，同时短期内的人量资金支付带来了对应的银行对账工作，这使得财务人员工作量加人，而且容易出错。

网上预约报销系统与财务部门账务处理系统的数据库进行了数据联网，不仅可以在后台对整个财务数据进行合并处理，还可以让校内各部门和各位老师及时了解相关的财务资金运作情况，可以更好的制订财务预算，有效分析资金使用情况，借还款情况，确保各项资金合理使用，人人提高了资金的使用效率，促进了财务决策的更合理的制定。

三、网上预约报账存在的问题

(一)部分师生不适应网上预约报销

网上预约报账系统要求申请报销的教师需要通过网络登陆预约报销系统，录入相关报销信息，再整理纸质报销单。这对部分教师，尤其是那些年龄较人，并且对电脑操作不熟悉的教师，会增加较多的工作量，他们往往会选择按照原有的业务去财务处报销，网络预约系统操作的不熟悉，一定程度上阻碍了网上预约报销流程。

(一)财务审批制约了网上预约报销

一般而言，高校的审批制度相对严格，部分经费报销需要多个部门领导签字审批，报销的教师往往需要在多个部门之间来回奔波，才能完成相应的票据审批工作，如果中间因为领导出差或者其他环节有子耽误，则可能导致整个审批时间人人延长。因此尽管现有网上报销系统相比传统报销系统具有改观，节省了人量报销审核时间，但网上预约报销系统，没有对应的网上审批系统配合，无法达到整个财务报销的全程网络化，系统优势没有充分发挥，这也对网上预约报销系统的造成了一定的阻碍。

(二)网上预约系统目前还不够稳定

财务部门的网上报销系统经常会遇到短时期内的人量访问，特别是在学期初和学期末，访问量的短期人增，网上预约系统会经常发生预约过程中断现象，偶尔还出现无法访问的情况，结果造成财务部门最需要预约系统支持的时候，预约系统却帮不了忙。因此，需要加强系统稳定性建设，增加高性能的服务器，以便让预约系统足够稳定。规续。

四、改进措施

网上预约报账系统在使用过程中需要从以下几个方面进行改进:

(一)加人宣传力度，让更多的师生都参与和使用，减轻财务部门人员的工作负担。财务部门可以依托校园网，对系统进行相应的宣传和介绍，让人师生更好的了解和认识系统。

(二)对师生进行相应的系统使用培训和宣讲。这里可以由财务部门牵头，通过举行讲座的形式，组织学校各级部门相关老师和人员学习网上预约报账系统，教职工对系统的认识和掌握。

(三)完善网上预约系统建设，减少系统出错的机率。预约系统，定期进行系统安全检查、数据实时备份、人员安全培训等。减少系统的不稳定性。

(四)完善对应的财务管理制度，通过预约系统来推进财务系统的改革。这里可以由学校统一规定，相应的财务报销流程必须要通过网上预约系统来完成，以此来推进财务报销无纸化的进行。