浅谈工程竣工资料的管理

摘要：工程竣工资料作为工程归档文件的前身，主要真实记录了工程建设项目中各个环节的实施情况。因为工程的作业量较大，而且涉及因素较多，并且收集时间也相对较长，所以，工程竣工资料的管理在难度上具有复杂性。同时，工程竣工资料的整理和保管工作也需要得到各个施工单位的配合与支持。为此，本文针对工程竣工资料管理的重要意义，分析了当前工程竣工资料管理中存在的问题，并针对性地应对策略，以期促进我国工程管理水平的不断提高。

关键词：工程竣工资料；收集；整理；归档

中图分类号：E271 文献标识码： A

对于工程竣工资料来说，可以划分为施工材料质量保证资料、施工质量检测以及等级评定资料、施工技术资料、施工图纸、施工日志、账册、备忘录等内容。其中，在施工材料质量保证资料上，又可以分为施工材料与中间产品的合格证书、施工原材料质量检测资料等内容。在施工质量检测以及等级评价资料中，主要是对施工工序、施工单元以及整个工程有关的评价资料等。而在施工技术资料上，不仅包括施工工序的设计资料，还包括施工方案以及相应文件等。此外，在施工图纸中，主要是工程设计相关的修改通知等内容。有鉴于此，工程竣工资料设计内容众多，并且收集资料的时间跨度。但正因为如此，工程竣工资料往往可以真实反映的施工中的问题和不足，从而为工程质量的改进提供充分的依据。为此，笔者结合工程竣工资料的管理实践，针对工程竣工资料管理的重要意义，分析了当前工程竣工资料管理中存在的问题，并针对性地应对策略，以期提高工程竣工资料管理的价值和作用。

一、工程竣工资料管理中存在的主要问题

根据我国工程竣工资料的管理情况，并结合笔者的管理经验。认识到竣工资料管理水平往往体现出施工单位的整体管理水平，并且发现其管理存在以下主要问题：

（1）对于竣工综合管理资料的原件没有比较齐全的保管，并且在施工原始验收签字上也存在资料填写不规范的问题。在对过去工程竣工资料进行整理中，笔者发现不准确、不规范和不齐全是竣工原始资料管理中比较常见的问题，而且部分原始资料还因为管理不善而发生了丢失的问题。以上问题不仅增加了竣工资料管理的难度，也会降低工程竣工资料的质量。不少施工单位在使用复印件组委下发的施工资料文件，对于施工原件，往往因为频繁的人员变动而发生遗失。该情况不符合竣工资料禁止使用复印件的要求。此外，在施工过程中，虽然统一了记录版本，但是因为不同技术人员理解上的差异，在桩号、高程等项目记录往往不符合实际施工状况，尤其是出现了签字比较随意涂改的问题，给竣工资料的使用价值带来不利影响。

（2）没有健全的资料管理制度。建设方与施工方在合同签订中，对于工程验收资料的管理责任往往没有细化出明确可行的要求，从而在工程验收过程中导致竣工资料出现整编质量上的问题。同时，没有统一规定文件和技术通知等内容管理制度，造成文件资料的编号和规格发生了混乱，进而增加了整编工作的难度。此外，在竣工资料的整理上没有固定的制度，尤其是在资料查询上也没有健全规范的索引体系。

（3）对于工程竣工资料没有实行全员管理。因为工程竣工资料涉及面较广，几乎涵盖了所有施工部门。所以，各级部门和人员应当对其范围内在资料的质量负责。但是在实践中，部分人员不仅没有严格执行竣工资料管理标准，对竣工资料的归档要求没有严格执行，从而影响到工程竣工资料的整体质量。对此，相关部门和人员必须给予重视，树立工程竣工资料全员管理的理念。

（4）竣工组卷工作过于重视表面。对于工程竣工资料的归档，需要遵循完整和正确的要求，并且根据资料来源和特点进行系统化管理，对于案卷组织科学分类，然后排列和编目。但是在工程实践中，存在工程资料管理过于重视表面工作，虽然其外观上相对精美，不过其实质的内容资料却存在比较混乱的问题，并且夹杂了一定的程度无保存价值的资料。尤其是在文件资料的关系上，没有严格遵循文件资料性质以及形成特性来进行划分，导致各个文件资料关系上发生错位。

二、加强工程竣工资料管理的对策

1、完善工程竣工资料的专人化管理

在工程竣工资料整编中，施工单位发挥着重要作用。自从工程施工正式开始，就应当对施工过程资料的收集、整理、移交等工作实施专人化管理，确保相关文件资料不发生遗失。在对工程竣工资料进行专人化管理的过程中，应当根据国家主管部门对工程竣工资料做出的规定，并且结合工程的实际情况来设定针对性的管理制度。保证专人化管理不论是在文件资料的形成和日常管理上，还是在资料的整编和移交上都有规可守、有章可行。同时，根据施工中发生的新情况和新问题，对工程竣工资料的管理制度实施动态调整。

2、促进各个部门之间合作与制约，并构建监督约束机制

对于工程竣工资料管理，由于涉及到施工单位的各个部门，必须促进各个部门在技术上的相互配合，同时不断构建相应的监督约束机制，通过制度来保障各个部门和人员参与到工程竣工资料的全员管理中。具体而言，一旦施工部门完成了相应的施工项目，应当向质检部门及时报告，并进行验收。而质检部门在验收中发现问题的话，不仅需要提出整改意见，还要保存好工程验收等原始资料。在竣工文件管理中发挥经济责任制的考查作用，把工程竣工资料管理的效果与工程项目管理业绩相挂钩，并且据此来对工程技术部门的相关人员进行岗位考核。在工程竣工资料管理中实施激励竞争机制，对于工程竣工资料保存完好有效的部门人员，进行必要的奖励，反之则应当严厉处罚劣质资料的情况。对日常资料管理工作进行强化，促使工作人员认识到，日常中规范、完整的对基础资料进行保管，不仅减少了资料归档时的工作难度和工作量，也有助于最后工程竣工资料管理质量的保障。

3、工程竣工资料整编归入到工程进度计划中

在对工程进度计划进行制定时，应当在总体工程进度计划中纳入各个文件质量的检查工作，并且在工作实施中将文件资料检查视为重要的网络节点。对于整编竣工资料来说，经常会出现原始文件不齐全、不规范、不同一以及签名资料过于随意等问题。为此，应当从工程项目立项就开始做好工程项目竣工资料的管理工作，对竣工档案管理制度进行构建，尤其是重点工程的竣工档案建立。为了保证工程竣工档案的质量，必须加强工程合同的保管。总而言之，不仅要在工程进度计划中纳入工程竣工资料整编工作，还要重视档案管理的宣传工作，从而保证竣工档案资料的价值。

4、提升专职档案人员的业务素质

对于施工单位来说，工程竣工资料管理的水平有赖于专职档案人员的业务素质。因此，通过在相关人员的档案管理培训，不仅要促进专职档案人员业务素质的提升，还要推动全体人员都可以配合好工程竣工资料管理工作，从而有助于竣工资料利用效率的提升，并且为单位创造更大的效益。借助于工程竣工资料宣传教育，正确在施工单位为营造重视竣工资料管理的氛围，为该项工作的长期开展减小阻力，也有助于专职档案人员工作积极性的提升，为工程竣工资料管理水平的不断提升奠定基础。

结束语

综上所述，本文在对当前工程竣工资料管理中问题的分析，提出了针对性的应对策略。从中可以发现，工程竣工资料的管理在难度上具有复杂性。同时，工程竣工资料的整理和保管工作也需要得到各个施工单位的配合与支持。在此基础上，工程竣工资料管理工作才可以不断全面、规范的发展。