出版企业的数据挖掘与印数管理
摘要：随着图书品种的增长和图书市场不确定性的增加，图书印数的确定成为出版企业的一个管理难题。本文基于出版企业的信息管理系统进行数据挖掘，提出了图书印数科学管理的思路与措施。
关键词：出版；数据挖掘.印数管理
对于出版企业而言，图书印数与库存管理问题一直与出版企业的日常生产经营活动密不可分。从某种意义上来说，一个出版企业的图书印数与库存管理水平在很大程度上体现了这个出版企业的选题质量与管理水平，是出版企业经营管理水平的一个重要评价指标。
一、图书印数科学管理的必要性与可行性
随着出版企业转企改制的不断深入，图书市场的竞争日趋激烈。在图书市场整体品种规模不断扩大的同时，单品种图书的印数与销售数量却在不断下降，图书市场已经由卖方市场高速过渡到买方市场，对图书市场需求量的预测变得更加不确定。通常，征订数从原先的书店征订的经验数据（一般情况下，这个数据是虚大的，有人称为“牛鞭效应”）变得更加无法确定。
目前，出版企业虽然都制订了选题论证的相关管理规定，但是对于图书印数的管理一直缺乏行之有效的、科学及时的市场调研机制。当然，图书市场的调研工作开展起来存在着诸多困难与问题，比如编辑缺乏应有的市场调研培训与数据分析基础、从读者那里调查得到的数据的可信度与调查问卷设计的系统偏性、单个选题进行市场调研的可行性与调研成本等也需要考虑。通常，出版企业的编辑在选题论证阶段给出的印数是一个经验数据。这个经验数据是编辑根据同品种图书的市场发行情况和自己长期从事编辑出版工作的经验，以及所在出版企业的发行渠道的实际情况而得到的一个预估数。对于大部分编辑来说，这个数据通常是偏大的。在实际工作中，这样的印数造成了编辑部门（人员）与营销部门（人员）之间很多说不清、道不明的矛盾，这就是所谓出版行话“编发矛盾”。
随着信息化建设的普及与完善，出版企业有了自己完备的编印发出版管理系统，自己所经营的图书的相关数据信息都是相对齐备的，这样，信息资源的开发与利用就成为可能。目前在大数据背景下，大部分出版企业对内部出版管理系统的信息资源还没有进行有效的整合与挖掘，更没有意识到信息资源的整合与挖掘是一种有效的管理手段，对信息资源的整合与挖掘水平在很大程度上体现了出版企业管理水平的高低。同时，数字印刷技术的进步也为出版企业图书印数的科学管理提供了可能性与可行性。
二、图书印数科学管理的思考与措施
在出版实践中，无论是企业的管理者还是一线策划编辑，要真正地从心里接受这个出版现状与事实，并且落实到出版工作中，这需要一个很长的过程，并且需要与之相配套的管理措施。
1.转变出版理念，变为“我要做”
在出版管理实践中，一项政策的出台很容易，但是要真正的落地就需要一些策略与行之有效的办法。要解决一线策划编辑和中层管理者的出版理念问题，只有从理念上认同了图书印数的科学管理，才能在实践中落实相关政策，才能做到变“要我做”为“我要做”。科学管理图书印数实际上是以读者为导向、以市场为导向、以服务为导向的真正体现，也能有效地节约出版资源与财务资源，也是环保理念在出版环节中的落实。策划编辑要树立资源占用是要纳入成本核算的意识，必须学会在选题策划阶段就要精打细算，真正将出版资源的效益最大化。
目前，策划编辑的市场调研缺乏必备的条件与工具，那么图书印数，特别是新书首印数的估计，应当如何确定呢？这是一个现实问题，同时也是一个科学问题。一般情况下，解决这个问题的途径不外乎三点，一是根据以往同类书的实际销售情况，二是根据市场上同类书的实际销售情况，三是自己的主观经验。在这些解决途径中，一般情况下，策划编辑的主观经验占据了很大的比重，前两种途径没有一个科学办法进行收集与印证。
那作为管理者，如何控制这种经营风险呢？
2.挖掘数据资源，用数据说话
用数据说话，这句话说起来简单，但是在实际工作中面临的困境是，究竟使用哪些数据、数据如何获取、从哪些维度来展现这些数据等。数据的特征是滞后的，也就是说，我们通常所使用的数据都是现实已经发生的。关键问题是，我们如何利用好已经发生的数据资源，如何从这些数据资源中挖掘可利用的价值，为我们决策服务。
对图书印数的合理性的评价应当主要研究图书印数与一定时间段内的销售数据和库存数据的关系，同时还要研究库存图书的资金占用量以及资金使用效率等要素。
在出版实践中，图书的动销率是反映图书销售的重要指标，使用以下计算公式：
图书动销率=图书的累计销售数量÷图书入库数量。
也可以使用另外一个评价指标，就是图书销售与库存比，使用以下计算公式：
图书销售与库存比=图书的累计销售数量÷图书库存数量。
根据不同图书的销售特点，确定一个评价周期。一般情况下，中小学助学读物类以一年作为一个评价周期较为合理，最多不要超过两年，因为两年以上的助学读物能够销售的可能性较小；大众读物可以两年作为一个评价周期，当然最好为一年；大中专教材以三年作为一个评价周期较为合理；学术著作可以三年作为一个评价周期，最长不要超过五年。不同类图书的评价周期要根据出版企业的不同发展阶段和编辑的实际情况来确定。
我们可以将图书在评价周期内的动销率分为ABC三个档次，一是90%以上的（A档，合理），二是90%以下75%以上的（B档，基本合理），三是75%以下的（C档，不合理）。根据数据，我们可以将一个出版企业所有图书的动销率进行排序，然后在此基础上进行数据处理与分析。数据来源中要包括（但不限于）图书名、策划编辑、策划编辑建议印数、实际印数、版次、印次、入库时间、入库数、销售数等。
单一的图书动销率指标只能反映该图书的销售情况，不能客观、全面地反映策划编辑的策划水平与图书印数的合理性。管理者要着重关注整体趋势，也就是说，图书印数的合理性判断要从整体上加以评价。根据各个出版企业的实际情况，合理确定图书动销率在合理和基本合理的占比。比如，有的出版企业确定A档和B档图书占总体图书品种的60%及以上就认为是良性的，有些要求高的出版企业则确定这个比例必须达到80%及以上。 对于大部分出版企业来说，图书印数的控制是由策划编辑提出，营销部门核定，相关领导核定，最后由分管领导确定的。由于营销部门只能根据订单情况加以核定，绝大部分情况下低于策划编辑提出的印数，并且一般情况下策划编辑会事先征求营销部门人员的意见；对于首版次的新书来说，在大部分情况下，营销部门是没有相关订单数据的。这样，策划编辑提出的数据是主要依据和基础，在选题策划阶段，出版企业都要求策划编辑进行市场调研，从而对图书印数合理性评价的主要对象就是策划编辑，反映了策划编辑对图书选题内容和市场的判断能力。
从对评价策划编辑的市场判断能力和印数控制能力来看，我们可以对策划编辑的建议印数、实际印数以及动销率等相关数据进行系统分析。对一个策划编辑的评价，也是要评估这个策划编辑在一定评价周期内策划的所有图书的总体印数控制情况。
在出版实践中，我们可将策划编辑分为三类，分别为印数保守型、印数合理型、印数大胆型。其中，印数保守型就是指在一定评价周期内策划编辑所策划的大部分图书的建议预印数大大低于实际销售数，也就是库存量很小；印数大胆型就是指在一定评价周期内策划编辑所策划的大部分图书的建议预印数远远高于实际销售数，也就是说造成了大量的图书库存积压。具体的指标可以根据出版企业的实际情况来确定。
出版企业可以根据数据分析的结果对图书印数进行有针对性的控制。比如，对于印数保守型的策划编辑的建议预印数，在实际印刷时可以适当加大印数，具体可以根据保守程度来确定；对于印数大胆型策划编辑的建议预印数在实际印刷时要严格控制，适当降低预印数。
对于一个评价周期内出现了多次重印的情况也要关注，这也是评价策划编辑印数控制能力的一个重要维度，这种情况同样也会造成一定程度上的资源浪费。对于畅销类图书另当别论。
出版企业可以对不同类型的图书印数情况进行汇总分析，根据分析结果，确定不同类型图书的合理印数以及控制方法。比如说，某类学术著作在一个评价周期内图书的平均印刷数是3000册左右，而动销率大部分都是在60%以下，那么对这类图书的合理印数就可以确定为2000册左右。
3.做好信息管理系统的研发和相关政策的制定
信息管理系统是所有数据的重要来源渠道，因此，要做到科学控制图书印数，必须要做好配套的信息管理系统的研发工作。信息管理系统要做到图书的数据信息全面、规范、准确、及时，各个管理系统之间要做到无缝衔接。同时，有能力的出版企业可以在现有编印发管理系统的基础上研发一些数据分析系统，让每位策划编辑和管理者都能及时、随时地查看相关数据信息以及分析结果，只有这样才能做到心中有数。
对于管理来说，只有数据分析是不够的，要做到数据分析与管理政策相结合，要做到政策引导与考核评价相结合。数据分析的结果除了主动查询以外，还应当做到定期以工作报告的形式推送到每位策划编辑和相关管理者。比如，策划编辑的印数控制情况可以纳入年度考核或职称评定指标，库存成本纳入到对策划编辑的绩效考核中。
比如，我们要引导策划编辑在没有销售订单或订单量很少的情况下倡导预印推广用书，预印图书采用数字印刷的方式。推广用书投放市场以后，市场营销人员和策划编辑要密切关注市场销售情况与反馈情况，根据实际情况及时确定印刷时间、印刷方式、印刷数量等。目前，数字印刷技术在不断改进，印刷成本也在不断下降。这种政策的引导实际上会在现有的状况下推广一种最有效的市场调研手段――试销，同时也将会有效地控制图书的印数和成本，真正做到有的放矢。关于倡导性政策，为了使政策更具有效性，可以不将预印数字印刷费用纳入成本核算，而作为图书宣传推广费用，这样实际上是拓展了图书宣传推广的渠道与方式。