2023年基本商务信函写作格式 基本商务信函通用(十三篇)

每个人都曾试图在平淡的学习、工作和生活中写一篇文章。写作是培养人的观察、联想、想象、思维和记忆的重要手段。相信许多人会觉得范文很难写？以下是我为大家搜集的优质范文，仅供参考，一起来看看吧

基本商务信函写作格式 基本商务信函篇一

contract no. 17854

you will recall that you and i have discussed at least three times during the past six months the low quality of service provided by your hotel .after each conversation, service is improved for a short time , and then reverts .back to the old standard that brought abort my original complaints .

i will summarize in this letter my previous discussions about your performance .you may wish to refer to our contract as you read my comments.

1. windows :according to the contract ,all windows are to be cleaned once a month .this is not being done .often from six to eight weeks elapse between cleanings .even when the windows are cleaned ,the job is less than satisfactory .

: the carpets should be vacuumed after each workday .although your service people do show up each day , their efforts can only be described as careless .

: i could mention a dozen other cleaning responsibilities that are not being met satisfactorily--furnitures , lavatories and ash trays , for example .

i call your attention to paragraph 7c in the contract , mr .weidner , in which the provisions for revocation of the contract are described .i do not like to consider such a possibility , but i must have your written assurance that all provisions of the contract will be met .

i will be pleased to meet with you once more to discuss the situation. i assure you that this a matter of some urgency to me .

yours faithfully xxx,

基本商务信函写作格式 基本商务信函篇二

亲爱的dod用户：

感谢所有对品牌支持的忠实客户，dod one自20xx年6月上市以来得到热烈的反响，短短的时间内销量已突破万台。但根据我们一系列严苛的测试后，发现我们的创新新品one部分量产批次在长时间的日光高温暴晒后，从支架上取下机身时，可能会发生机身磁铁脱落的现象。

一旦出现磁铁脱落的情况，会极大的影响到您的使用及体验。本着dod 诚信正直的企业价值观，我们在进一步进行各项严苛测试及讨论改进方案后，向您告知这个隐患的存在。同时，我们向所有one的忠实用户在使用中可能会受到的困扰和产生的不便表示歉意！再一次诚挚地向您说声：对不起！

若您的one行车记录仪主机sn码段为88t5g00001a0—88t5g02960ao，（sn码在主机底部，产品保修卡以及包装盒上均有标示），但凡发现有磁铁脱落现象的，请与dod售后客服取得联系。为弥补我们所犯下的失误，我们将为您更换改进后的主机并支付因更换所产生的所有运输费用，并免费赠送一条dod原厂dp4低电压保护线。

作为行车记录仪行业的元老级成员，我们理应更为细致的考虑每一个细节。从产品包装的打开是否简易好用，到产品在使用过程中的便利性，我们都应该独具匠心，精益求精。

为了更好的提升用户体验，我们将会不定期的邀请广大用户对我们的产品进行上市前的严格评测，进一步优化dod产品的用户体验，力图将更好更便捷的产品送到我们亲爱的`用户手中。

未来我们会更认真、更努力、更细致的开发新产品，听取终端用户的中肯意见和批评，认真落实，加以改进。最后，我们对我们的失误深表歉意，希望未来能继续得到您的支持与厚爱。

写信人：

日期：

基本商务信函写作格式 基本商务信函篇三

尊敬的ttdz：

您好！

在收到您的反馈后，携程非常重视，首先请接受携程向您和您的日本朋友表示深深的歉意。您在携程预订1月7日从东京飞回北京的机票，由携程的供应商出票，由于供应商违规以积分兑换机票导致您无法登机，给您个人和您的日本朋友都造成了非常不好的影响；在收到您的反馈后，携程客服也第一时间沟通协调先解决您的出行问题。

我们非常理解您的心情，也非常理解您的坚持，对于这个事件给您造成的不好的服务感受和影响，携程向您表示深深的歉意。我们一直在努力协调各方资源，希望能够将您和您日本朋友的影响减少到最低：日航也应携程的要求主动和您电话解释，不会因此事件影响到您的信誉及相关记录；您因此事影响的航空公司里程，携程已协调为您补加；携程也会与您一同前往日本羽田机场日航负责人面前说明问题，消除相关负面记录。您的机票费用也已经按照承诺退一赔三补偿至您的携程钱包帐户中，您可以随时提现至银行卡。

我们也一直主动电话联系您，诚恳的向您致歉，提供我们的解决方案和建议。我们真心的希望，您能看见携程在这次事件中的努力、态度和决心：携程已推出服务承诺，对出行受影响的旅客，携程将首先解决客人行程，保证客人出行，后续将执行退一赔三的补偿标准保障客人权益。携程会大力杜绝违规票等情况的出现，并将对违规票台绝不姑息。携程会对供应商加强监管，在保证服务质量的同时，能够带给携程用户更多完善的资源、更加优惠的价格和更优质的服务；我们会为此不断努力，不断改进。同时，我们主动接受来自广大携程用户的监督以及来自社会各方监督，不断自勉和进步。

这一切，只为了携程的客人。给携程用户提供满意的服务，是我们的理想，更是我们的承诺，它已深深植根于携程的公司文化之中。这是携程人的使命，所有携程人都会为之努力以实现这一目标。我们会用实际的行动，来重拾您对携程的信任和支持。希望您能有时间和我们更多的电话沟通，我们会倾尽全力去协调减少此事对您个人和您日本朋友的影响；携程客服一直在这里，任何时候，任何问题，我们将全力为客人协调解决。

写信人：

日期：

基本商务信函写作格式 基本商务信函篇四

to inform one of; to say; to state; to communicate; to advise one of; to bring to ones notice (knowledge); to lay before one; to point out; to indicate; to mention; to apprise one of; to announce; to remark; to call ones attention to; to remind one of; etc.

1. we are pleased to inform you that

2. we have pleasure in informing you that

3. we have the pleasure to apprise you of

4. we have the honour to inform you that (of)

5. we take the liberty of announcing to you that

6. we have to inform you that (of)

7. we have to advise you of (that)

8. we wish to inform you that (of)

9. we think it advisable to inform you that (of)

10. we are pleased to have this opportunity of reminding you that (of)

11. we take the advantage of this opportunity to bring before your notice

12. please allow us to call your attention to

13. permit us to remind you that (of)

14. may we ask your attention to

15. we feel it our duty to inform you that (of)

1. the purpose of this letter is to inform you that (of)

2. the purport of this line is to advise you that (of)

3. the object of the present is to report you that

4. the object of this letter is to tell you that

5. by this letter we purpose to inform you that (of)

6. through the present we wish to intimate to you that

7. the present serves to acquaint you that

1. please inform me that (of)

2. kindly inform me that (of)

3. be good enough to inform me that (of)

4. be so good as to inform me that (of)

5. have the goodness to inform me that (of)

6. oblige me by informing that (of)

7. i should be obliged if you would inform me that (of)

8. i should be glad if you would inform me that (of)

9. i should esteem it a favour if you would inform me that (of)

10. i will thank you to inform me that (of)

11. you will greatly oblige me by informing that (of)

12. we shall be obliged if you will inform us that (of)

13. we shall be pleased to have your information regarding (on, as to; about)

14. we shall deem it a favour if you will advise us of

15. we shall esteem it a high favour if you will inform us that (of)

基本商务信函写作格式 基本商务信函篇五

亲爱的dod用户：

感谢所有对品牌支持的忠实客户，dod one自20xx年6月上市以来得到热烈的反响，短短的时间内销量已突破万台。但根据我们一系列严苛的测试后，发现我们的创新新品one部分量产批次在长时间的日光高温暴晒后，从支架上取下机身时，可能会发生机身磁铁脱落的现象。

一旦出现磁铁脱落的情况，会极大的影响到您的使用及体验。本着dod 诚信正直的企业价值观，我们在进一步进行各项严苛测试及讨论改进方案后，向您告知这个隐患的存在。同时，我们向所有one的忠实用户在使用中可能会受到的困扰和产生的不便表示歉意！再一次诚挚地向您说声：对不起！

若您的one行车记录仪主机sn码段为88t5g00001a0—88t5g02960ao，（sn码在主机底部，产品保修卡以及包装盒上均有标示），但凡发现有磁铁脱落现象的，请与dod售后客服取得联系。为弥补我们所犯下的失误，我们将为您更换改进后的主机并支付因更换所产生的所有运输费用，并免费赠送一条dod原厂dp4低电压保护线。

作为行车记录仪行业的元老级成员，我们理应更为细致的考虑每一个细节。从产品包装的打开是否简易好用，到产品在使用过程中的便利性，我们都应该独具匠心，精益求精。

为了更好的提升用户体验，我们将会不定期的邀请广大用户对我们的产品进行上市前的严格评测，进一步优化dod产品的用户体验，力图将更好更便捷的产品送到我们亲爱的用户手中。

未来我们会更认真、更努力、更细致的开发新产品，听取终端用户的中肯意见和批评，认真落实，加以改进。最后，我们对我们的失误深表歉意，希望未来能继续得到您的支持与厚爱。

写信人：

日期：

基本商务信函写作格式 基本商务信函篇六

亲爱的dod用户：

感谢所有对dod品牌支持的忠实客户,dod one自20xx年6月上市以来得到热烈的反响,短短的时间内销量已突破万台。但根据我们一系列严苛的测试后，发现我们的创新新品one部分量产批次在长时间的日光高温暴晒后，从支架上取下机身时，可能会发生机身磁铁脱落的现象。

一旦出现磁铁脱落的情况，会极大的影响到您的使用及体验。本着dod 诚信正直的企业价值观，我们在进一步进行各项严苛测试及讨论改进方案后，向您告知这个隐患的存在。同时，我们向所有one的忠实用户在使用中可能会受到的困扰和产生的不便表示歉意!再一次诚挚地向您说声：对不起!

若您的one行车记录仪主机sn码段为88t5g00001a0-88t5g02960ao，(sn码在主机底部，产品保修卡以及包装盒上均有标示)，但凡发现有磁铁脱落现象的，请与dod售后客服取得联系。为弥补我们所犯下的失误，我们将为您更换改进后的主机并支付因更换所产生的所有运输费用，并免费赠送一条dod原厂dp4低电压保护线。

作为行车记录仪行业的元老级成员，我们理应更为细致的考虑每一个细节。从产品包装的打开是否简易好用，到产品在使用过程中的便利性，我们都应该独具匠心，精益求精。

为了更好的提升用户体验，我们将会不定期的邀请广大用户对我们的产品进行上市前的严格评测，进一步优化dod产品的用户体验，力图将更好更便捷的产品送到我们亲爱的用户手中。

未来我们会更认真、更努力、更细致的开发新产品，听取终端用户的中肯意见和批评，认真落实，加以改进。最后，我们对我们的失误深表歉意，希望未来能继续得到您的支持与厚爱。

xx科技有限公司

二〇xx年x月一日

基本商务信函写作格式 基本商务信函篇七

商务感谢信格式

感谢信是一种礼仪文书，用于商务活动中的许多非协议的合同中，一方受惠于另一方，应及时地表达谢忱，使对方在付出劳动后得到心理上的收益，它是一种不可少的*手段。

感谢信的写作格式是书信体。写作时应篇幅短，中文200字左右即可;对收信人为自己做的好事了然于胸，不要忘了什么;把对方给你带来的好处都写清楚，不要含糊其词;表示感谢的话要合乎商家往来的习惯，语气不应过于卑屈。谢意之外，如果允许别人什么应切实可行，能说到做到。

商务感谢信范文

商务感谢信

xxxx电缆有限公司于xx年x月x口在南京举行隆重开业典礼，此间收到全国各地许多同行、用户以及外国公司的贺电、贺函和贺礼。上级机关及全国各地单位的领导，世界各地的贵宾，国内最著名的电缆线路专家等亲临参加庆典，寄予我公司极大的希望，谨此一并致谢，并愿一知既往与各方加强联系。进行更广泛、更友好的合作。

xxxx电缆有限公司

董事长:xxx

总经理:xxx

xx年x月x日

基本商务信函写作格式 基本商务信函篇八

dear mr. fang

thank you for your order for cotton twill fabrics.

the goods are now under production and will be delivered on time.

it is a pleasure to have the opportunity of supplying you and we hope you will be satisfied with the quality of our goods. on receiving your credit from the bank，we will make up your order.

we will have the pleasure of receiving further orders from you.

yours sincerely,

sales manager

接受订单信函英文范文【翻译】

方先生：

多谢贵公司订购全棉斜布(订货单5)。

现有关货品正在生产中，我方会按贵公司订单要求的日期交货。

我们为能有机会向贵方供应产品而深感幸甚，希望贵公司会对我方产品的 质量感到满意。一旦收到贵公司开立的信用证，我们会立即安排装货。

期望日后继续收到贵公司的订单。

您忠实的

营业部经理

接受订单信函英文范文的两个要点：

一、信函原则

礼貌原则(courtesy)

礼貌不仅仅是指有礼，也不是简单用一些礼貌用语，比如“your kind inquiry your esteemed order就可以，它是从您为重(you-attitude)的角度来考虑问题的。为了使商务英语文书更具礼节，撰写者还应避免过激、冒犯和轻视的用词。

2.体谅原则(consideration)

体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方 心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要将对方的要求、需要、渴望和感情记 在心中，寻找最好的方式将信息传递给对方。

二、语言点

in a position to 能够

not in a position/ in no position to do sth.不會泛做某事

in a good position to do sth.很有能力做某事，完全能做某事

in a difficult position to do sth.很难做某事

例如：we are in a good position to meet your requirements.

(我们完全可以满足你方的需求。)

上而这句话更好地体现了为他人考虑的态度。

基本商务信函写作格式 基本商务信函篇九

发送商务信函的目的在于建立商务往来关系，就某一细节进行商讨，努力达成共识，以便促进一项商务活动的开展。要达到这些目的，首先必须保证阅读者能够清楚了解写信人的意图，迂回或闪烁其辞的话语会让读信人产生不信任，甚至会怀疑对方的语言表达能力，对进一步开展商务活动很不利。模棱两可的话轻则阻碍读信人对信函意思的理解，重则会对发函方造成不必要的损失。例如: as to the steamers sailing from hong kong to san francisco，we have bimonthly direct services. 此处bimonthly 有歧义，可以是twice a month 或者once two month.故读信人就迷惑了，可以改写为we have two direct sailings every month from hong kong to san francisco.

翻译要保留原文的清晰度相当重要。由于在较为正式的场合中，为了将一概念定义完整和清楚，英文常常用关联词将几个短句并在一起形成一个长句，而中文无法照样只用一句话来翻译，即使这样译了也很难达到通顺和自然。这时，我们就采取将长句按特定的事情发展的顺序拆分成两个或两个以上的小句子的方式来翻译。必要时还要增加或省略一些词语，让整段文字结构更合理、内容更清楚。例如: the prices stated are based on current freight rates，any increase or decrease in freight rates at time of shipment is to be the benefit of the buyer，with the seller assuming the payment of all transportation charges to the point or place of delivery.例句中以一个介词with 来分界，译为“合同价格是以运费计算，装运时运费的增减均属买方。卖方则承担至交货地的全部运费”。在原文中with 分句是一个状语，翻译时采用中国人平铺直叙的思维方式，用分述的方式把这个句子拆成两句，清楚地表达了原文的语言信息。

是不是一封书信只要包含了全部关键信息就可以成为一封好的书信了呢? 拟信人还应注意语言组织的条理性，或按事情发展的先后顺序，或按各要素的重要性排序编写。东扯一句，西扯一句的写法必定会影响文章的清晰度。

简洁就是用最精炼的语言来表达意思，在商务信函中言简意赅就是为了方便高效率沟通与工作。能用一个字表达的不用一个词组，能一个词组讲清的事就不用讲成一句话。商务信函不用因顾及礼貌而开头就说“i hope you are well”( 近日可好?) ，天气也从不在此中提及。我们用“now”不用“at the same time”; 用“though”而不用“in spite of the fact that”……。形容词虽然可以表达友好、满意、歉意等感情，但只是在十分必要的情况下才出现。中国人在写英文信函时经常会出现一些不必要的重复，比如: “true facts”、“next time in the future”这样的词语读者能懂，但是会对这种不地道的说法嗤之以鼻。

中文就简洁这一点在很多情况下具有优势，商务信函中最能体现这一优势的是一些客套而必要的敬语，比如: “we are looking forward to your early reply”，翻译成中文就五个字: “盼早日回复”; “with all kind regards，i remain”，中文为“祝好”。像“regards”、“wishes”这一类词，都不用按照原意翻译，祝好的英文句子大多用中文的俗语代替。

基本商务信函写作格式 基本商务信函篇十

第一种、介绍信 letters of introduction

实例之一：

dear mr. / ms.,

this is to introduce mr. frank jones, our new marketing specialist who will be in london from april 5 to mid april on business.

we shall appreciate any help you can give mr. jones and will always be happy to reciprocate.

yours faithfully

尊敬的先生/小姐，

现向您推荐我们的市场专家弗兰克·琼斯先生。他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。

我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。 您诚挚的

实例之二：

dear mr. / ms,

we are pleased to introduce mr. wang you, our import manager of textiles department. mr. wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming season.

we shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need.

yours faithfully

尊敬的先生/小姐，

我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。王先生将在你市度过三周，他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。

如能介绍他给可靠的生产厂家，向他提供所需的任何帮助或建议，我们将不胜感谢。

您诚挚的

第二种、约定 appointments

实例之一：

dear mr./ms,

mr. john green, our general manager, will be in paris from june 2 to 7 and would like to come and see you, say, on june 3 at . about the opening of a sample room let us know if the time is convenient for you. if not, what time you would suggest.

yours faithfully,

尊敬的先生/小姐

我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于 六月3日下午2：00点拜访您。

请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。

您诚挚的

< 以下为回信范文 >

dear mr. / ms,

thank you for your letter informing us of mr. green’s visit during june 2-7. unfortunately, mr. edwards, our manager, is now in cairo and will not be back until the second half of june. he would, however, be pleased to see mr. green any time after his return.

we look forward to hearing from you.

yours faithfully,

尊敬的先生/小姐

谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生的来访。不巧，我们的总经理艾得华先生现正在巴黎，到六月中旬才能回来。但他回来后愿意在任何时间会见格林先生。 希望收到您的来信。

您诚挚的

实例之二：

dear mr/ms,

i represent the w/p electronics company in dallas, and will be in kunming from next monday to friday, (october 5-9). i should like to call on you

to discuss our new monitor. would 0930 hours on tuesday, october 6 be convenient?

i shall be in beijing, at the great wall hotel, from tuesday, september 29, until sunday, october 4, where a message will reach me. if the day is not convenient, will you please suggest another.

yours faithfully

尊敬的先生/小姐

我是达拉斯w/p电子公司的代表，将于下周一到周五（10月5-9日）住留昆明。我乐于请您商讨我们新的显示器。星期二即10月6日上午09：30是否方便？ 从周二，即9月29日，我将住在北京的长城宾馆，直到周六，即10月4日，在那会有通知给我。如商讨日期不方便，请另外建议。

< 以下为回信范文 >

dear mr/ms,

thank you for your letter of september shall be very pleased to see you and discuss your new monitor, but october 6 is not suitable. we will be happy to meet with you at 9:30 . on wednesday, october 7, if the time is convenient for you.

we look forward to meeting you.

yours faithfully

尊敬的先生/小姐

我们将很高兴与您会面并与您商谈新的显示器，但10月6日不太合适。如方便的话，我们愿在10月7日与您会面。

期待与您见面。

您诚挚的

实例之三：

dear mr. / ms,

i am at present in hamburg visiting the harbour with a view to making known our new type of container for use in europe.

i shall be in antwerp on wednesday, 4th june, and should like to call on you at . on that day.

if i do not hear from you to the contrary, i shall assume that it will be convenient for me to call at that time.

yours faithfully

尊敬的先生/小姐

我现正在汉堡参观港口，以让欧洲了解并使用我们的新型集装箱。

星期三即六月4日，我将到安特卫普，我会于当天下午2：00打电话给你。 对此约定如不来信，我将认为于这个时间打电话是方便的。

您诚挚的

实例之四:

dear mr. / ms,

mr. jack baron, our personnel director, has asked me to acknowledge your application for the post of accountant and to ask you to come to see him on friday afternoon, 5th july, at half past two.

i will appreciate your letting me know whether you will be able to come. yours faithfully

尊敬的先生/小姐

杰克巴伦先生，我们的人事主任，让我向你申请会计职位表示感谢，并请你于7月5日星期五的下午两点半来见他。

是否能来，请告知，多谢。

您诚挚的

< 以下为回信范文 >

dear mr./ ms,

thank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on friday afternoon, 5th july, at 2:30. i shall be happy to be there as requested and will bring my diploma and other papers with me.

yours faithfully

尊敬的先生/小姐

谢谢昨日来信通知我面试，我将于要求的7月5日，周五下午两点半到达，并带去我的证书及其它书面材料。

你诚挚的

第三种、通知与确认acknowledgments & confirmations

实例之一： 通知对方接到来信acknowledging receipt of letters

1. dear mr. / ms,

hank you for your letter no. a-3 of 6th may, offering us 6 ui-4 viewdatas. we have passed it on to our technical department for their consideration. we shall reply as soon as possible.

yours faithfully

尊敬的先生/小姐

谢谢您五月六日标号为a-3的来信，该信向我们提供6 ui-4 图像数据。我们已把该信转给了技术部，备他们考虑。

我们将尽快回信

你诚挚的

2. dear mr/ms,

we have today received with thanks information concerning transactions on the new york wheat exchange which will be made full use of by our research department.

we look forward to further cooperation with you.

yours faithfully

尊敬的先生/小姐

我们今天收到了有关纽约小麦交易所的业务信息，非常感谢，我们的研究部门将充分利用这些信息。

期待与你进一步合作。

基本商务信函写作格式 基本商务信函篇十一

(1)商务公函的概念

商务公函是用来商洽工作、联系业务、询问和答复有关具体实际问题的一种公文。

(2)商务公函的结构及写作方法

公函是平行文。在写作时，一般包括四大部分:标题、行文对象、正文、落款。

①标题一般采用公文规范标题法，即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成。也有的只有事由和文种。

②行文对象是指公函受文者，写在事由之下的第一行左边，顶格，后面加冒号。

③正文是公函的内容即事项，是发函者要告诉对方的具体事情，由三部分组成，即发函因由，发函事项以及结语等，事项部分基本上是叙述和说明的方法，如有要求部分则要根据行文内容来安排，不可过多。结语多使用特此复函。

④落款。包括发函单位的名称和主要负责人的签名以及日期。

范文

公司:

贵方有关保险事宜的6月25日来函知悉，特函告如下:

一、综合险。在没有得到我们顾客的明确指示的情况下，我们一般投保水渍险和战争险。如贵方愿投保综合险，我方可以稍高的保费代保此险。

二、破碎险。破碎险是一种特别保险，需收取额外保费。该险现行保险费率为2%，损失只赔超过5%的部分。

三、保险金额。我方注意到贵方欲为装运给贵方的货物按*金额另加10%投保，我方当照此办理。

我方希望上述答复将满足贵方的要求，并等候贵方的答复。

公司

年月日

相关知识

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部

基本商务信函写作格式 基本商务信函篇十二

概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。

常见的商务信函标题有以下两种形式：

1、由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。

2、先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由：机动车索赔”。

3、函号

函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。 函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式：一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“x函〔xxxx〕x号”或（xxxx) “函第x号”的形式；二是采用直接编号的形式，如“第x号”。

4、称谓

称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。

书写时有以下两种称谓：

(1)泛指尊称。“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、 “尊敬的销售部经理”等。

(2)具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。

5、收信人地址、单位 收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。

正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。

1、问候语

问候语也即应酬语或客气语。开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好”,“近来生意可好，效益颇高”等。如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢来函。

2、主体

主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。不同的商务信函的内容是不同的。一般包括以下两个内容：

（1）说明发函缘由。

直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容；复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。

（2）说明发函事项。

主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项，阐明自己的意见。要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分；询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分；答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分；商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。 如果正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。

3、结尾语

正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的日的。如请求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼”，希望回函的结尾语是“不吝赐函，静候佳音”等。结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。

信尾部分包括四部分内容。

1、祝颂语

所有的商务信函都要写明祝颂语。祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分：

(1)请候语，在正文结束后空两格书写。常用的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝” 等。

(2)安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。常用的`安好语有“商棋”、“金安”、“生意兴隆”等。

2、签署

签署即发信人的署名或签名、用印。商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。有的企业署名以单位名称加盖印章的方式；有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。个人签名一定要由发信人亲手所签。

3、日期

日期一般是发信具体时间。商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。

一般采用以下三种形式： (1)公文日期形式。即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如xxxx年八月十八日。

(2）阿拉伯数字形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如20xx 年8月18日。

(3)国际标准简写法形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加“0"，如20xx年08月18日。 无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。如20xx年08月08日，不能写成“xx年08月08日”。

4、附件 附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。如果需要标注附件的，在信函签署的下方可以标注附件。如果附件是两个以上的，要分别标注附件一、附件二等。

xx市兴达贸易有限公司：

贵公司20xx年x月x日函收悉。函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。

经有关邵门查实：我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。

对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。 希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。 候复

xx市光明家具有限公司

20xx年8月9日

基本商务信函写作格式 基本商务信函篇十三

[摘要]商务英语写作能力是对外贸易活动中一项非常重要的能力，走访企业和问卷调查表明用人单位对商务英语专业毕业生的写作能力满意度并不高。从校企合作模式角度来探讨如何更好地培养商务英语专业人才，以期为高校商务英语专业人才培养提供一定的借鉴意义。

[关键词]商务英语写作能力;人才培养模式;问卷调查及走访

随着中国与世界各国的经济贸易往来日趋频繁，企业需要大量既掌握国际贸易商务知识与技能，又具有扎实的语言基本功和跨文化交际与沟通能力的复合型英语人才。商务英语写作能力则成为国际贸易企业相互沟通、促进业务开展、顺利达成交易、建立友好合作关系等贸易活动的重要桥梁。作为国际电子商务有效沟通的重要途径之一，商务英语写作能力在国际贸易中起着非常重要作用。明确、清晰、积极、有人情味、有说服力电子商务邮件和沟通是有效的润滑剂，能够帮助克服文化障碍，是英语核心能力之一。因此，商务英语写作能力对外贸从业人员尤为重要。笔者以南京市100家中对外贸易企业作为研究对象，通过问卷调查和企业走访，发现目前的用人单位对新进人才的商务英语写作能力满意度并不高，本研究试图从校企合作视角探讨商务英语写作能力培养的有效模式。

一、现状及其问题

商务英语写作能力包括一般贸易信函、贸易流程信函、商务社交信函、公司内部信函、及求职任职信函。[1]89参考目前的本科及高职院校的商务英语专业人才培养方案以及一些学者的研究[2]34-41[3]30-34，问卷精选了与目前高校开设的商务英语课程内容相关度极高的8种商务写作知识与技能，下表是用人单位对这8种商务英语写作知识与技能满意度的评价。表1企业对毕业生“商务写作知识与技能”的满意度(单位%)表1表明用人单位对商务英语专业从业人员的商务英语写作知识与能力的总体满意度不高，除了收发英文电子邮件以外，其他7种技能满意率都较低。写商务英语报告满意率为19%，不满意率为16%，不满意率为6%;写英文会议纪要的不满意率为16%;写商务备忘录不满意率为11%，准备并参加英文展会的满意率为29%，不满意率为6%。商务英语专业的人才的实践能力较差，除了能完成简单的收发电子邮件，其它商务英语写作能力有待在实践中提高。商务英语写作能力的培养目标是培养具有真实商务语境下的写作能力的人才，研究表明目前现有的高校英语专业的商务英语写作教材普遍存在教材的材料和任务真实性不高[1]90[4]156-158，与实际工作需求脱节问题[5]24-28。任务的真实性创造的语境合乎二语习得者的情趣，是可能想象的，能鼓励二语习得者使用交际策略，激发自然交际的需要，有用英语进行思维的生活需要，使二语习得者意识有一定的困难，但是有意义、有能力完成的[4]158。让学生直接从事商务交际活动的实务训练，能够弥补课堂教学的不足，有效地调动学生利用各种资源收集与课堂教学相关信息和资料。学生收集资料的过程本身就是学习真实语料的过程，能帮助培养学生的能力。这种目标明确的活动更容易激发学生的积极性，增强学生真实语境下商务英语写作能力。因此，从企业角度探讨商务英语写作能力的培养有非常重要的现实意义。本研究从校企共建实习基地、校企共建专业课程、校企共建教师队伍等三个方面探讨商务英语写作人才培养模式。

二、基于外贸公司的培养模式途径

1.校企合作共建实习基地。目前大多数院校采取的“2+1+1”的教学模式，把基础语言知识、专业技能、综合素质的三种能力要求结合起来。2年校内基础课程，1年校内专业方向课程，1年企业实习实训，课程教学遵循语言习得和能力培养规律，开展校企合作。学校需要在1年的专业课程方面刻苦钻研，通过系统课程设计，有效实施以“商务模拟实训室”和“虚拟职场情境体验室”等虚拟情景模拟教学，给学生创设包括电子邮件往来，备忘录等公司内部信函，社交场合信函，商务报告写作，参展布展等外贸函电写作的真实语境。除了与外贸企业签定实习基地以外，学校还可以建立自己的外贸公司，学生在完成专业基础上及时到企业实习，直接参与外贸经营活动，把商务英语写作的理论学习和定岗实习实训很好地结合起来，在实践中模拟最适合市场需求的商务英语写作人才培养模式，把课堂教学和实践有机结合。这些校内外实训、实习的工学结合、工学交替的综合性实训基地，为教、学、做一体化教学模式的实施提供了平台，充分满足了学生专业实训和顶岗实习的需要。依靠校企合作，充分利用企业资源，学习者可以获得基本的实践技能，加深对商务活动体验和理解，增强商务英语写作能力需求的内涵建构。

2.校企合作共建专业课程。教材研究发现目前市场上商务英语写作教材研究严重滞后于国际贸易真实情景、教材内容重合率高、覆盖体裁内容较窄、任务缺乏真实性、立体化建设不足、练习设计总量不足、形式单一，商务英语写作教材编写者缺乏真实商务语境的实践工作经验等问题[1]87，因此建设符合真实商务语境的商务英语写作教材尤为重要。基于问卷调查和企业走访，在外贸实践中最常见贸易流程信函包括:询盘回盘、报盘还盘、下单及确认、合同及其条款细则、付款、包装及唛头、装运、申诉及理赔、催款、函货代、保险、各类单证等。最常见的公司内部信函信函涵盖了备忘录、招聘、便条、通告、通知、会议纪要、日程安排等;外贸公司常用的商务社交信函包含感谢信、邀请信、祝贺信、慰问信、道歉信等。通过校企合作，邀请行业精英参与商讨商务英语写作课程教学安排，按照工学结合校企合作要求对商务英语写作专业课程内容进行调整，以适应培养商务英语专业人才培养目标。另外，基于我校扎根于南京、服务南京的发展战略，编写符合市场需求的商务英语写作教材，通过企业调查收集各类真实商务语境下相关商务信函案例，把学生实践过程中的商务英语写作的案例直接带回编写入教材，在现有教材的基础上调整商务英语写作教材编写内容及其布局，编写适应外贸实践的商务英语写作教材;另一面可以根据企业实践需求开设会展英语写作，国际商务谈判，商务报告写作等课程，把校企合作模式应用到实处，培养适应国际贸易需求的商务英语写作人才。

3.校企合作共建教师队伍。调查表明我国商务英语专业教师普遍缺乏相关企业的实践工作经验[1]90，实践教学时环节显得有点力不从心。校企合作模式下，高等学校的商务英语专业需要从多种渠道来提升培养商务英语写作教师的专业技能，为学生提供最优质的商务英语写作能力提高的课程模式。通过市场调研了解外贸企业对商务英语写作人才需求，制定“双师”型商务英语写作教师培训规划，定期组织教师去实训基地接受专业技能培训，派遣商务英语写作教师和学生参加一年一度的广交会及各类型的外贸行业参会，从实践中掌握外贸函电写作专业技能，了解外贸岗位需求和商务英语专业发展的最新动态。可聘请外贸企业专家和成功公司经理等具有丰富的外贸知识和经验的专家定期到学校为商务英语写作专业教师进行实训知识培训，培养优秀的“双师”商务英语写作教师。此外，聘请外贸公司经理到高校里做兼职教师，讲授商务英语写作课程，或与校内教师共同教授商务英语写作课程的实践教学环节。校企同上一门课程，校内专任教师可以为企业老师准备相关教学常规资料，确实减轻企业兼职教师准备繁杂教学资料的压力，企业教师可以为专任教师提供企业一线经验，这样校企老师相互学习，从而提高教学效果。[6]95-97要大力引进会以英语授课、有多年商场经验的人士或者获得国外商科学位的教师。提倡教师的自我终身教育，这是切实提高我国商务英语师资整体素质、学科专业发展的必然要求。有目的、有组织、有计划地加强在职专业师资的培训和转型，改善教师的专业结构，适应专业教学需要。

三、结语

商务英语专业人才的培养必须紧密联系国际贸易市场需求，目前我国商务英语专业人才远不能适应经济社会发展的要求，商务英语教学不容乐观。究其根本原因是商务英语专业人才培养与市场需求脱节。因此，如何提高商务英语专业的教学，有效性地培养市场所需的语言基础扎实，知识面宽广、实践能力强的商务英语应用型人才是目前我国高校亟待解决的问题。商务英语写作能力是国际贸易从业人员的核心能力，校企合作模式依据所面向的企业能力要求对学生进行定向式的设计，使培养的人才达到企业需求。高校根据地方对外贸易企业的发展需求，结合学校自身办学条件和商务英语专业的具体实际，不断探索和创新合作教育的模式和方法，调整商务英语写作教学模式，在实践中最大限度的提高商务英语写作教学效果，探索适应地方外贸企业和市场需求的商务英语专业人才培养模式。

【参考文献】

[1]章凤花.20xx-2013国内商务英语写作教材建设及研究现状思考[j].云南农业大学学报(社会科学)，20xx(1).

[2]王艳艳，王光林，郑丽娜.商务英语专业人才需求和培养模式调查与启示[j].外语界，20xx(2).

[3]严明.基于题材的商务英语话语能力构建研究———黑龙江大学商务英语专业人才培养模式探索[j].当代外语研究，20xx(4).

[4]n二语习得理论框架下的商务英语写作教材现状[j].河北联合大学学报(社会科学版)，20xx(3).

[5]王兴孙.对国际商务英语学科发展的探讨[j].国际商务研究，1997(1).

[6]卢艳华.师范院校商务英语专业师资建设的策略研究[j].黑龙江高教研究，20xx(5).