2023年档案管理制度(5篇)

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档案管理制度篇一

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，是各项工作开展情况的直接反映。为加强山西省食品安全风险监测资料管理工作，确保档案的规范性、完整性、准确性和系统性，便于信息查询和开展督导工作，特制订本制度。

一、适用范围

本制度适用于山西省食品安全风险监测工作涉及的省、市、县级卫生行政部门、疾控机构、医疗机构的有关科室及参与监测工作的其它部门与机构。

二、管理原则

1.科学建档：各机构应按照本制度推荐的资料分类方法建立档案。

2.规范整理：各机构应按照目录、资料、借阅登记表的格式整理档案。资料部分的整理应参照本制度第三部分要求完成。

3.及时归档：各机构应该各项工作完成后一个月内完成归档。

4.集中管理：各机构食品安全风险监测工作档案应实行专柜、专档保存。

5.专人负责：各机构具体承办科室应指定专人负责档案管理。有关工作承担人员应根据所承担的工作，及时收集、整理有关资料，并交由专人集中管理。

三、资料分类方法

归档资料指所有与食品安全风险监测工作有关的具有保存价值的资料，包括文件、文字资料、照片、图片、电子资料等。一般可分为管理资料和业务资料等。

（一）管理资料：主要是指开展食品安全风险监测有关管理工作中，所产生的资料。包括管理体系和制度建设、监测队伍建设、收发文件、监测方案及实施方案、工作计划、工作总结、督导报告、数据分析报告、简报等。可参照如下内容分类归档。

1.体系建设：包括管理体系、组织机构图、管理制度、体系内各机构和人员职责分工、运转流程等。

2.来文：本机构收到的来自其他单位或部门的文件或公函（包括重要的电子邮件函）。可以按照发文部门分为上级来文、下级来文及其它单位来文，每类按时间排序。

3.发文：指本机构发出的各类文件和公函（包括重要的电子邮件函）等。可

1以按发文时间排序。

4.监测方案和实施方案：可以按照时间分类。

5.工作总结和数据分析报告：包括季度和工作总结、数据分析报告，可以按照时间分类。

6.监测队伍建设：包括人员外出和内部接受培训情况、培训班资料等。可以按照时间分类。

7督导资料：包括督导方案、现场记录表及督导报告等资料，按时间排序。督导资料整理时，应包括通知、日程、督导方案（背景、目的、组织与实施、督导内容、考核标准、人员分工）、现场工作记录、督导报告、影像资料及其他相关资料。

8.工作动态/简报/通讯：包括本级及上、下级单位编印的简报。可以按照编写单位分类，每类按时间排序。

（二）业务资料

1.活动资料：主要反映监测工作开展情况。包括会议、培训及其它工作，每项活动所有相关资料应集中保存。可按照活动类型分类，每类按时间排序。

每项活动档案资料中应包括：通知、日程、签到册、讲义、讲话稿、小结（时间、地点、参会人员、主要目的、内容、相关评价）、影像资料及其他相关资料。

2.技术资料：主要是与监测工作有关的业务资料。包括技术指导手册等技术性文件，食源性疾病（包括食物中毒）事件、疑似食源性异常病例/异常健康事件的处置资料及其他业务资料。

四、资料保存形式

可分为纸质档案、电子文件档案、声像资料档案和资料汇编等。各类形式档案资料应分别保存，每类形式资料应参照上述方法分类保存，且分类方法要保持一致。

1.纸质档案：以档案盒的形式保存。

2.电子文件档案：包括所有电子版的文档和声像资料，可以保存在硬盘或光盘内。

3.声像资料档案：指与监测工作有关的声音、图像和影像资料，各类资料可以根据不同的载体形式分别保存。

4.资料汇编：一个自然结束后，可对全年资料进行统一装订，形成资料汇编。

纸质档案、资料汇编和声像资料档案应在资料档案盒内注明本盒资料类别和资料信息（见附件1），电子文档可以文件夹和文件名称表示资料类别和时间、内容等基本信息，上述信息应与纸质资料档案信息一览表内容保持一致，以便于资料查阅。

每个档案盒/袋内应有借阅情况表（见附件2），包括所借阅资料名称，借阅日期，借阅人签字、归还日期以及保管人签字等。

五、本制度自2012年3月1日起执行。

附件：1.卷内目录2.借阅情况表

卷内目录

借阅情况表

档案管理制度篇二

档案管理制度

档案工作是公司各项基础管理工作中的组成部分，是记录公司历史和各项工作状况的一项重要工作，同时也是公司领导层、管理层、技术人员以及广大员工在各项活动中形成的劳动结晶，故为维护档案的完整与安全，更好的为公司各类经营活动提供参考利用，各系统档案室负责集中统一管理各部门在各项活动中形成的全部档案。

档案人员应根据自己的岗位职责，行使职权，承担责任，各部门要积极配合档案人员将形成的各种文件材料、图表、声像历史真迹等材料进行收集、整理、归档、保管，并按照要求进行规范化整理并定期向档案室移交。确保文件材料的齐全完整，质量符合归档要求。切实做到档案管理工作的严、细、实、快。

各系统要形成各自的档案管理网络，认真执行公司档案管理的各项方针、政策，学习档案专业知识，不断提高专业技术水平，且应保持工作的相对稳定，避免轻易调动。

一、档案的管理

公司各类档案由行政部负责管理，各部门持有档案的应及时交予行政部进行保管。其他部门需要使用档案时应填写《档案借阅簿》，从行政部借取。

二、分类方法

公司档案分设五个一级类目，即行政管理类（包括行政事务和人事管理）、经营管理类（包括公司资质和各类合同等）、基本建设类（包括工程资料、图纸等）、财务档案类（包括凭证、账簿、财务报告等）及特殊载体类（包括声像、影像资料等）。公司运转过程中较特殊的单位，有些档案难以归入上述类别时，可根据实际情况增设一级类目。

三、归档的要求

不同载体的归档材料必须齐全完整，能准确地反映公司及各单位的生产经营中的各项活动的真实内容和历史过程。

归档的文件材料必须是办理完毕且具有保存价值的，在保持文件的有机联系原则上，层次分明，符合形成规律，科学地分类。

归档的文件材料除电脑打印外，一律不准用非耐久性材料（铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红色笔）书写或签发，可用黑色中性笔或蓝黑、黑墨水笔书写。

各系统、中心、室每季度末将各类档案归档文件目录（或查阅目录）报公司档案室进行备案。

四、归档形式及份数 永久和长期保存的文件，必须打印纸版归档。归档的各类文件材料，一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料可适当增加归档份数。

五、整理

档案的整理工作就是把尚处于相对零散状态和需要进一步条理化的档案进行分类、排列、组合和编目，使之保持有机联系、系统化、条理化，便于保管和利用。

六、档案的存放管理

为了做好档案资料管理工作，最大限度地延长档案的寿命，确保档案的安全，特做如下具体要求：

（1)根据档案的制成材料的成分和状况对档案进行分类存放，采取不同的防护措施；（2）要加强档案室的管理，严格执行档案管理的“十防”制度，要定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其他技术处理；

（3）档案室要保持清洁卫生，用具排放整齐、有序，不得存放与档案管理工作无关的物品；

（4）档案室内严禁吸烟、点火，不准存放易燃易爆及有毒物品，定期检查电器线路、消除隐患，防止意外事故发生。要使用正确的档案装具；

（5）要注意档案利用过程中的安全防护；

七、档案的安全保密

为确保公司机密档案的安全，不发生泄露、遗失等现象，各级人员要严格执行档案安全保密制度。

公司重要工作会议记录，因工作需要查阅时需经档案主管部门审批，任何人不得泄漏全文记录内容。如未经审批泄漏会议内容，根据情节的严重给予责任人经济处罚，主管领导连带。

任何人不得擅自将档案带出办公室或与阅读范围以外的人共看，如被发现给予责任人经济处罚。

任何人不得随意涂改档案，非经批准销毁的档案，不得私自销毁，如未经批准销毁而擅自销毁档案根据销毁档案的重要程度对责任人给予经济处罚，主管领导连带。

使用的各种检索工具、统计表不得随意抛弃，须经主管领导同意登记统一处理。取送档案文件时须用文件夹或提包，绝不允许随身携带。

档案员要严肃工作态度，确保档案机密，不得随意失密、泄密或丢失、损毁档案。凡因工作疏忽，泄露机密或遗失机密材料者，视情节轻重，给予经济处罚。销毁涉密文件时，必须登记造册，严格审批，派专人（两人以上）监销。

八、档案的利用

利用范围：各单位档案室保存的各类档案。

凡利用档案者，需严格按照规定办理利用手续并认真填写《档案借阅登记表》，密级或者是重要档案须经有关领导批准后方可查阅。公司以外的人员利用档案，还需持所在单位正式介绍信，经有关部门领导批准后方可查阅。

利用有密级和重要的档案时，按《档案保密制度》履行批准手续。

利用者查阅档案时，要在档案管理人员指定的范围之内进行，不得将档案携带出外或随意污损、涂改、勾划任何文件材料，以确保档案的完整无损和如数、按期归还。

利用者要自觉遵守保密制度，不得擅自转借、转让、抽取、复制、抄录或拍照档案。如需复制，须经档案管理人员同意，有关领导批准。

根据利用者的申请，档案室可为其出据书面证明材料。开证明时，档案管理人员要以引述档案原文为主，证明某种事实在档案中的记载情况，不得擅自对材料进行解释或做出结论。

利用工作结束后，利用者需按照档案管理人员的要求认真填写档案借（查）阅登记表。借阅者要做到爱护案卷，用完后及时归还案卷，如借阅时间超过两周者，需到档案室办理续借手续。

档案管理人员应积极主动地做好档案利用工作。要以良好的工作态度熟悉所藏档案的情况，以良好的服务态度，及时、准确地为利用者提供档案；对借阅和归还的档案要认真清点、核对并办理相关手续；要及时收集记录利用效果，听取利用者的意见，主动了解各项工作对档案利用的需要，积极做好提供利用工作。

以上借阅制度，必须严格执行，如发现有损坏、丢失、泄密者，根据情节严重给予100－5000元的处罚。

九、档案的复制

为了保证档案室集中管理档案的安全性，同时保证不受损坏，特对档案的复制做如下要求：

复制者进行档案的复制必须认真登记（档案查（借）阅登记表）填写复制的要求、目的，事后反馈利用效果。

密级及重要档案的复制，必须经过分管领导批准，否则不予复制。复制时对原件不得涂改、圈划、折叠及损坏，以保证档案的原貌。

公司以外的人员要复制档案室保管的档案，需持所在单位介绍信并经分管领导批准后方可复制。

公司重要会议记录及本公司经济效益的档案原则上不得复制，特殊情况报领导审批。

档案管理制度篇三

高安街道文明办档案管理制度

为加强精神文明建设规范化、经常化、制度化、标准化管理，不断提升精神文明建设的质量和水平，根据上级有关精神文明建设的规定，特制订精神文明建设档案管理规定。

一、立卷归档内容：

(一)总结归划类(文明建设班子重视程度)

1.班子研究精神文明建设(两次以上)工作会议记录；

2.精神文明建设组织机构设置情况；

3.各项工作计划、意见等；

4.各项工作半年、年终总结；

5.精神文明建设信息简报；

(二)创建活动类

6.思想道德教育计划、教材、考核记录；

7.科普、计划生育、卫生健康、法制教育等资料；

8.知识竞赛、演讲比赛等活动资料；

9.文明家庭、文明楼院评选资料；

10.开展文艺活动资料；

11.开展体育活动资料；

12.开展扶贫、帮困、送温暖、献爱心等社会实践活动资料；

13.支持社会公益事业、积极参加文明城市建设的资料；

14.树立先进典型资料；

(三)管理类(规章制度)

15.制订的各项制度、规范等；

16.落实各项制度、规范资料；

(四)荣誉类

17.取得各项荣誉的有关资料(文件、证书)；

二、立卷归档要求

按照“谁承办谁负责”的原则，收集精神文明建设档案资料，街道各部门（单位）于每月的月底前将收集到的资料经验收合格后交文明办；资料收集要及时、全面、完整、有序。文明办对收集到的精神文明建设资料，按有关要求进行分类整理，于下月月底前完成上月的精神文明档案立卷归档工作；对精神文明建设档案要妥善保管，确保档案的安全、完整、实用。

档案管理制度篇四

泰州市歌德电商职业培训学校

档案资料管理制度

一、各培训机构都必须建立健全各类培训档案，如：培训教师档案、教学档案、培训学员考勤、成绩、培训合格证、操作证等档案，并指定专人负责档案管理工作。

二、培训教师档案应包括以下内容：目录、培训教师聘用“协议书”、基本情况登记表（个人简历）、学历证书（复印件）培训教师资格证（复印件）、个人教研成果资料及论文、教学工作鉴定等，并按规定装订成册，每人一档一袋，妥善保管。

三、各培训中心按照《泰州市民办教育管理暂行办法》建立教学档案，并以班（期）次为单位进行立卷。

（一）教学档案的内容材料：

1、卷宗目录

2、教学工作总结

3、开办培训班的有关文件（计划、报告、批文等）

4、教学大纲

5、教学计划表

6、教学计划执行表

7、学员登记表

8、学员考勤

9、监考表

10、考试成绩登记表

11、考试试卷

12、学员学籍登记表

13、证书发放审核备案表

14、参加培训学员相应的学历证明、身份证明材料。

（二）所有立卷材料应该按照《泰州市民办教育管理暂行办法》附件提供的样表及填写说明规范填写。表内所列内容、责任人签名、单位印章等不得随意漏填和缺项，没有内容的在卷宗目录栏内予以注明。

四、职工技能培训档案，按班（期）次参照上款内容和要求立卷，分工种（岗位）按汇总，妥善保管。

五、各培训中心安全培训档案、资料必须专人专柜管理，按规定需移交单位档案室保管的应及时移交。

六、技工学校联办的大专、本科函授学历教育的学员档案，学员毕业后交职工培训部登记后转学员所在单位。

七、档案记录填写要字迹工整，严禁涂改、剪裁，档案附件资料必须齐全。各类档案只可查阅，不得外借。八、二级单位的培训机构都必须建立企业领导人员和后备人才培训档案，内容包括：个人基本情况、参加培训时间、地点、内容、考试考核结果、个人论文、后续学历证书（复印件）等。