关于高职院校公文处理平台研究与实现

摘要：对于高职院校而言，公文处理工作非常重要，随着校园网络技术的发展，越来越多的高职院校都开发专门公文处理平台，关于平台的研究与实现提出了新的需求。高职院校每天要处理很多的公文文件，传统的公文流转方式己不再满足业务工作的实际需求，还停留在纸质的处理模式，导致效率低下、成本高现象。

关键词：高职院校；公文处理系统；B/S

1 研究意义

本平台以高职院校（和田师范专科学校）为研究背景，该学校以前的处理状态是比较传统的纸笔记录，所以需要开发网上公文处理平台，以此来提高工作效率，减少公文处理成本，随着学校扩招，公文处理变得越来越庞大，公文数量越来越多，因此，建立一个科学和合理的公文处理系统是非常有必要的。

在校师生面对面的频繁交流，为了沟通、处理和审批等事项需要不断地奔波，公文处理周期长，而公文处理过程中容易出错，公文管理也繁琐复杂，而且出现公文处理成本高，工作效率十分低的现象。

校园网公文处理平台是为了适应校园网环境下公文发布、回收、处理而研究与实现的平台，它推进校园信息化、现代化的建设，进一步实现高职院校无纸化办公，提高工作效率和管理水平的步伐。

根据实际情况，平台管理员，院系和部门负责人以及普通员工的权限要分开，依次降低权限。

2 需求分析

基于以上的系统目标分析、业务流程分析以及通过与公司的行政部门人员和具体的公文管理人员的沟通和交流，获得了行政公文管理系统的总体需求资料。

2.1用户角色

1）超级管理员：对整个公文管理系统进行管理。

2）院校领导：收发公文，并作出工作上的进一步指示。

3）各院系领导：收发公文，阅读审批汇总，上报上级。

4）普通职工：院校非领导职员，其余所有角色均具有此角色的平台使用权限。

2.2接收公文

1）新公文：通过公文创建模块，可以创建要流转的文件。

2）己签收公文：用户可以查看己经收到的公文。

3）己办理公文：用户通过对己签收的公文进行办理，并输入相关批语。系统可以自动识别办理人员身份信息并自动录入。

4）己归档公文：可以查看并归档公文。

5）公文浏览：查看公文。

6）公文检索：在公文浏览中进行相关公文查询。

2.3发送公文

1）发文：用户可以发送公文。

2）我的发文：用户可以查看自己所发公文。

2.4安全性需求

1）高职院校公文处理平台可以防止非法访问该平台，必须是合法的用户才能登陆使用并具有权限限制，防止病毒入侵和防止数据丢失。

2.5性能需求

1）该公文处理平台主要应用于校园网环境下的高职院校。因此，该平台响应速度快、时间很短、数据吞吐量满足用户需求。

3平台设计

设计阶段的目标就是确定应该怎样具体地实现所需的平台，也就是说，经过这个阶段的工作，应该得出对平台的精确描述，从而在编程阶段可以把这个描述直接翻译成ASP.NET和VB.NET语言书写的程序。

本平台是在.NET架构下采用了ASP.NET和VB.NET开发技术，后台采用了先进和安全的Microsoft Sql Server 2005 数据库，并在Internet环境中实现基于B/S（即浏览器/服务器模式）的高职院校校园公文处理事务。

本平台的设计有功能模块设计和数据库设计组成。

3.1功能模块设计

公文处理平台由公文收发处理模块、校内请示报告模块、督办催办处理模块、操作日志模块、信息简报处理模块和用户管理模块六个部分组成。

1）公文收发处理模块，在公文处理平台的核心模块，也是使用最频繁的，最重要的，安全要求最高的模块，负责公文的添加、查看、删除和修改以及附件的上传等功能。

2）校内请示报告模块负责请示报告的添加、查看、删除和修改等功能。

3）督办催办处理模块负责公文督办管理功能模块的主要作用是对公文督办信息进行管理，主要有公文督办信息添加、公文督办信息查询和公文督办信息删除。

4）信息简报处理模块负责校园内信息简报的发布等功能。

5）用户管理模块负责用户信息和权限的添加、修改、删除和查询操作，普通用户只能进行查询等功能。

6）操作日志模块负责记录整个操作过程的日志，包括发文时间、哪些部门领导查阅了、哪些部门领导没查阅、回收公文时间和操作员的记录等功能。

3.2数据库设计

数据库设计，用户信息表，公文信息表，信息简报表，操作日志表分别如下图表所示。

4 系统实现

公文管理平台是一个开放的多用户平台，对平台实现时应该考虑如下几个方面的问题：

1）用户不论使用联网的任何电脑，都能方便的访问本平台。

2）各部门和各用户只能查询和操作自己权限范围内的数据，不能操作各自权限以外的数据。

3）要保证公文信息及公文管理系统附件资料的安全性，不能丢失或泄密；

高职院校公文处理平台由前台模块和后台模块两个部分组成。

4.1公文处理平台前台模块

前台具有按权限浏览公文、发布公文、发布请示报告、请示报告处理、催办发布和处理、信息简报发布等功能。

4.1.1浏览公文模块

浏览公文模块中可以浏览和查找公文信息。

4.1.3发布信息简报模块

通过该模块来发布信息、通知、公告、简报等信息以及附件。

4.2公文处理平台前台模块

后台的功能包括用户和权限管理，数据维护等功能。

5 结束语

该平台使用Microsoft Visual Studio 2005开发的，采用B/S 模式，以Internet为网络运行环境，立足于Microsoft Windows Server 2003操作系统与IIS 6.0（及以上版本）Web服务器。本公文处理平台具有”所见即所得”等功能，并且在校园局域网上测试成功，具有操作简单、稳定性好、速度快、容易维护的特点。

参考文献：

[2] 吴乃鑫，李萍.SQL SERVER 2005安全控制技术探讨[J]. 电脑知识与技术， 2012（15）.

[3] 高雅侠，邹海荣. 基于ASP的简易论坛网站的开发与设计[J]. 电脑开发与应用， 2012（9）.