化工设计院对电子图档管理系统的合理应用

【摘 要】科学技术的进步，使得化工设计院的档案信息量大大的增加，给档案管理工作带来了一定的挑战。怎样有效的进行档案的管理是一个值得探讨的问题。本文主要就目前档案管理方面需要解决的问题以及CAD电子图档管理的应用功能做了简单的介绍。

【关键词】化工设计院；电子图档；管理

【Abstract】the progress of science and technology， the quantity of archival information chemical industry design institute greatly increased， which brings great challenges to the archives management work. How to effectively carry out the management of archives is a problem worthy of discussion. This paper mainly needs to solve the current archives management problems and applications of CAD electronic document management has made the simple introduction.

【Key words】Design Institute of chemical industry；Electronic documents；Management

随着科学技术的进步，化工设计院作为企业产品设计与研发的重要平台，设计院每天都会生成许多的档案信息以及设计文本，面对每天庞大的档案信息，化工设计院传统的档案管理已经不能满足档案管理的需要。 CAD电子图档管理系统能够对自动的对每天的文件进行搜集并管理，实现电子图档的信息化管理。

1.档案管理面临的问题

随着科学技术的进步，档案管理工作已经不能仅仅满足于安全方面的保护工作，档案需要能够被有效地利用。化工设计院每年都会产生大量的档案文件，这些文件会因为各种因素受到不同程度的损坏。档案管理工作需要解决的问题主要有以下几个方面：

首先，传统的电子图档管理系统在文件查找方面比较困难。化工设计院所设计的新产品是需要在老产品的基础上进行设计的，所以经常要查阅以前的档案[1]，当时由于传统电子图档管理系统的一些缺陷，使得文件查找方面非常的困难；其次，在产品进行设计的时候经常需要对文件进行修改，但是文档版本的管理不善会给所修改内容与原来的内容不一致，所以档案版本的一直也是一个重要的问题；第三，产品设计的数据放在计算机中这些数据的安全得不到保证，这些数据很容易被复制或者更改，安全问题是档案管理的重要问题。档案的安全管理上需要根据人员不同的职位给予不同的权力。第四，现在的数据几乎所有的交流过程全部都在网络上，信息的共享非常的重要，传统的档案管理制度已经不能适应现代社会的要求，在信息共享上面不能满足人们的要求。第五，电子图档设计好之后，往往还需要打印出底图，晒蓝图，所以保证电子图档、底图、蓝图的一致性非常的的关键。

2.CAD电子图档管理系统的功能实现

2.1图档建库

电子图档系统管理员可以根据化工设计院的具体情况来对库进行设置。图档管理员可以在基本字段的基础上对图库进行排序，设置图库的访问权限，根据化工设计人员的职位级别来设置他所能够访问的范围。对于设计院具体的人员访问权限可以进行如下设置：可访问图库、不可访问图库、可直接下载文档、需审批下载文档。

2.2文件管理

设计人员在设计新图的时候，只需要根据管理员已经设计好的模板来选择自己所需要的就可以了，系统可以自动进行图标文字的排版，非常的方便。另外，在设计人员出图时，系统可以自动收集DWG和它引用的文件，这种方法有效的保证了文件的完整性，而且系统可以将DWG文件转化成其他各种格式的文件，使用很方便。在出图的过程中[2]，系统可以将包含图形较多的文档拆成多个文档，使每一个仅仅包含一幅图，同时也可以将引用文件拆分出来，方便文件的归档管理。

2.3文件的查询

由于传统的档案管理系统非常不方便工作人员进行资料的查询，所以新的CAD电子图档管理系统在资料的查询方面做了一些改进，非常方便设计人员DWG文件的搜索。设计人员可以根据所搜查内容的图号、名称、设计人员等一些信息进行文件的查询，快速的帮助设计人员找到自己所需要的目标。

2.4日志生成

电子图档管理系统能够自动跟踪计算机的运行状态，详细的记录设计人员的操作情况，包括：人员名称、时间、事件、结果等一些非常关键的信息。方便了系统的维护，能够很好的保障系统的安全，确保系统的正常使用功能。

2.5版本控制

考虑到设计人员会需要不定时的对文档设计图进行修改、变更等一些情况，电子图档管理系统在每次设计人员对设计图进行修改之后[3]，都会重新生成一个新的版本，并且快速的清理旧的版本，非常好的解决了版本控制的问题。 电子图档的功能图如下所示：

3.应用效果

新的电子图档管理系统的合理应用，成功地解决了设计过程中遇到的一些问题。系统保证了文件的搜集归档工作的有序进行，有效地解决了资源流失的状况；设计人员也可以在网上很方便的查询所需要的文件，提高了文件共享率；系统在出土的过程中，系统可以自动的生成清单，不需要设计人员再手工进行填写，非常的方便。而且，电子图档管理系统还有非常开放的报表系统，可以自动进行各类项的总和计算，按照设计人员的意愿进行分类排序，快速将报表输出。总之，电子图档的合理应用，大大提高了设计人员的工作效率。

4.总结

CAD电子图档管理系统的合理应用，大大减轻了化工设计院的档案管理工作，满足了设计人员的需求。电子图档管理系统的应用，是化工设计院信息化建设过程中非常重要的一步。 [科]

【参考文献】

[3]宋昱.电子图档管理系统在化工设计院的初步应用[J].科技情报开发与经济，2007，（09）：233-235.