人事档案实行集中统一管理势在必行

【摘 要】本文就企业人事档案管理的状况，人事管理状况的反映、就区直机关人事档案管理现状，对一些比较集中的问题做出分析，并提出了科学规范地管理人事档案的措施。

【关键词】人事档案；管理；状况；规范

（1）年龄不准确。不准确的年龄不仅是公历与农历之间的误差尔，而是一些人需要入伍当兵了、需要参加工作了，年龄较实际的大；但工作一段时间后，年龄随之往小了填写。有的年龄同事及年龄不一致。按参加工作时间推算，有的15岁就参加了工作，那么一个15岁的怎么能走进了事业单位呢？年龄问题在人事档案管理上比较突出问题。有些人的年龄显然已经不是人或动物生命意义上的岁数，而是成了攫取不正当利益的数字游戏。

（2）参加工作时间不准确。有以上山下乡知识青年、录用农村牧区民办教师、在城镇大集体等身份参加工作的。但在其本人档案里没有这些相关档案材料。因此无法证明其上山下乡、担任民办教师、在大集体工作时间。有的人先工作，后又去脱产上学，可档案中没有参加工作日期及工作的认定。更严重是有的人没有符合国家规定的参加工作的相关手续。

（3）学历材料不齐。有的学历档案缺乏。比如；有的在履历表中表明毕业于党校，可人事档案不见相关材料，而只有一张复印毕业证，学历表。没有参加统一考试，而是在某院校进修，也填写毕业于该院校；更有甚者，某院校学制4年、该人只参加其中两年的进修，也填写毕业于这所院校。总之，极不严肃、极不规范的种种怪现象不胜枚举。

（4）入党材料不齐全。有的材料中没有入党政审材料；没有入党申请书，更没有转正申请书。

（5）工资审批表不齐全（此项弥补的办法是到该立档单位的会计档案中查找）。

那么，究竟应该如何科学规范地管理人事档案呢？笔者有如下几点思考：

一是应当将人事档案集中统一管理。人事档案由用人单位管理办法，是计划经济体制的产物。计划经济时代，人员相对比较稳定，用这种管理办法管理人事档案是可行的。但随着社会主义市场经济体制的逐步建设和各单位用人制度的改革，社会流动人口增大，人员调动频繁，再由用人单位管理人事档案的弊病，已逐渐显现出来。为了实行人事档案的集中统一管理，要改革现行的人事档案管理体制。笔者认为，应按照《中华人民共和国档案法》制定的档案工作“统一领导、分级管理”的原则，在各地成立“人事档案管理中心”或“人事档案”。该“人事档案管理中心”或“馆”应由组织和人事部门负责管理。将由单位保管的人事档案统一交由“中心”或“馆”集中管理。当然这样档案管理有弊病的。有利的方面是能够最大限度地保证人事档案的真实性，是篡改、涂改人事档案的可能性降低到最抵成度。但人事档案具有动态性。人事档案是反应一个整体面貌的文件材料。人的社会活动不断进行、人事档案必然会不断得到充实和丰富，若在单位里保管，及维持现有的模式，便于不断将“年度考核材料”、“工资变动材料”等充实到档案中，也便于但不断将“年度考核材料”、“工资变动材料”等充实到档案中，也便于单位对人事档案的利用。可这些有利的方面与人事档案的真实性相比，显然真实性更为重要。所以，建立“人事档案管理中心”或“馆”更具有积极作用。

二是适当全面修订和整合有管人事档案的规范和标准。我国有关人事档案已发布的行政规章有《干部档案工作条例》、《关于干部人事档案材料收集归档规定》、《流动人员人事档案管理站红规定》等。这些规章制度在档案的收集、整理及利用等人事档案管理的各个环节上，都不同程度地存在着一些与现实社会需要有差距的地方。比如在人事档案的收集上，现在的人事档案不能反映一个人的学识水平，也不能反映一个人的信用状况。尤其是在档案整理上，现行制度填写仍是档案上人事档案“卷内文件目录”上留下许多空白处，以便增加《年度考核材料》《工资变动材料》之用，更不便是档案装订管理，有增的内容，还要拆卷，重新装订。仅此一项，给管理人员增加了许多工作量。也给档案保护带来不利的影响。在人事档案的利用上，虽然人员所在单位不同，职位亦有区别，但利用上的规定是一样的，明显不利于人事档案作用的发挥。

三是应当加快信息化建设的步伐，使人事档案的数据资源共建共享。云南省档案局信息技术处在近两年着力推进民政婚姻档案登记系统的数据对接。婚姻档案作为人事档案的一部分，这项共享工作的推进，可以说是人事档案工作改革的有益尝试。另如，全国“金盾工程”，公安部门建立了覆盖全国的人口电子档案管理系统，其中的一部分数据也是人事档案的内容。为有效解决建立“人事档案管理中心”或、“馆”之后人事档案的收集，利用不便的问题，将人事档案数字化即是有效的解决办法之一。此数字化也解决了人事档案“副本”的问题，甚至为异地异质备份创造了条件。档案信息化是新时期档案部门跟上时代发展步伐举措。新时期是网络时代、大数据时代、依法管理时代，如何有效地保护“个人隐私”、“名誉权”，同时又适应政务公开的要求；如何切实解决一些别有用心的人把好端端的一个人往坏里“写”，而弄虚作假的人却可以肆无忌惮地无中生出“好事”，进而如何让人事档案的公正性得到维护，有效性得到保证，真实性不受质疑，这无疑是人事档案管理工作亟待解决的严肃问题。

【参考文献】

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